Como e por que banir as reuniões na sua empresa
Chegamos àquela época em que os enfeites de Natal são tirados das caixas. Você e seus colegas de trabalho mal podem esperar pelo recesso de fim de ano, mas ainda há muito trabalho a ser feito. Em organizações globais com equipes espalhadas, geralmente a agenda de cada um é diferente, principalmente nesse período em que muitas pessoas estão tirando férias. Alguns membros da equipe gostam de aproveitar o fim de ano para se desconectar de verdade, enquanto outros tiram muitos dias de férias no início do ano e ficam apenas com um ou dois dias restantes em novembro e dezembro. Mas isso não significa que tudo na empresa tenha que parar. Na verdade, os feriados irregulares são uma oportunidade para as empresas experimentarem algo que poderia aumentar a sua a eficiência a longo prazo: parar de fazer reuniões.
Primeiro, vamos examinar por que essa pode ser uma boa ideia. Se você fizer uma pesquisa informal com seus colegas e amigos, certamente ela revelará que a maioria deles reclama de perder tempo em reuniões. As estatísticas não mentem: os executivos gastam em média 23 horas por semana em reuniões agendadas e 71% dos gerentes acham que as reuniões são ineficientes.
Se você pensar sobre esse assunto de maneira prática, quanto mais pessoas estiverem presentes em uma reunião, menos eficiente ela realmente será. Primeiro, porque é evidente que um horário de reunião que é conveniente para uma pessoa será inconveniente para outra. Mas, além disso, é importante questionar: será que uma reunião é realmente a melhor maneira de transmitir informações e tomar decisões? A resposta é simples: não. Durante uma reunião, os participantes podem estar com o pensamento em outro lugar ou podem estar escutando as coisas só por alto, esperando pelas informações que consideram relevantes para eles. E se você falta à reunião? Quem vai te informar de todos os detalhes importantes no meio das próprias férias? E, mesmo se alguém estiver disponível para te atualizar, isso não acaba levando tanto tempo quanto a reunião em si?
NOVAS FORMAS DE COMUNICAR
Se você consegue perceber as ineficiências do método antiquado de marcar reuniões para tudo, pode estar se perguntando: como, então, transmitir informações importantes de forma eficaz sem fazer reuniões? Essa é a pergunta perfeita, mas respondê-la não é tão simples quanto apertar um botão, porque isso envolveria ajustar os seus processos e se acostumar a novos padrões e ferramentas.
Algumas empresas que adotaram a política de banir as reuniões apostam quase exclusivamente na comunicação assíncrona, o que significa que todas as comunicações da empresa ficam registradas por escrito, de uma forma ou de outra. Este sistema permite que os funcionários façam solicitações aos colegas sem ter que entrar em uma sala do Zoom onde todos precisam estar “presentes” ao mesmo tempo. Além disso, se o esboço e o prazo de um projeto forem claramente articulados, eles podem ser facilmente compartilhados entre colaboradores adicionais e para toda a empresa. A transparência é fundamental para uma política de banimento de reuniões, pois toda a equipe precisa ser capaz de acessar as informações relevantes em sua própria agenda.
FERRAMENTAS NECESSÁRIAS PARA O SUCESSO
Com as férias se aproximando, agendar reuniões com todos os atores pertinentes torna-se ainda mais desafiador do que o normal. Essa é uma ótima desculpa para começar a testar um software de gerenciamento de projeto que pode ajudá-lo a mudar para a comunicação assíncrona. Quando os colegas de equipe voltam de uma folga, eles podem se atualizar revisando os detalhes do projeto e da tarefa. Essa ferramenta vital, além de um aplicativo de mensagens e um aplicativo de colaboração, traz tudo o que é realmente necessário para se comunicar de forma assíncrona de forma eficaz.
MELHORES PRÁTICAS DE IMPLEMENTAÇÃO
A implementação de uma política de banimento de reuniões não deve ser repentina. Considere recompensar as equipes que conseguirem reduzir o número de reuniões nos primeiros dois meses após o anúncio da meta. Em seguida, analise o feedback e, a menos que tenham ocorrido alguns problemas sérios, prossiga com a implementação obrigatória após o período de ajuste. Isso dará aos gerentes e a suas equipes tempo para adaptar o fluxo de trabalho e para aumentar a eficiência em toda a empresa.
NEUTRALIZE O EFEITO FOMO
Em uma empresa típica, os funcionários perdem de cinco a sete reuniões durante cada semana que tiram de férias. Para muitos membros da minha equipe, era sempre assim: quanto mais reuniões a empresa realizava, mais eles se preocupavam com o que estavam perdendo. Mesmo quando os colegas são diligentes em compartilhar anotações detalhadas, é complicado recuperar realmente o conteúdo a partir das lembranças de outra pessoa.
Procurar na pilha de memorandos de reuniões não vai melhorar a situação. É muito mais fácil acompanhar o processo após as férias usando um sistema de gerenciamento de projetos, porque todas as atualizações são claras e concisas. Isso significa que eles podem ser facilmente entendidos quando você retomar sua rotina de trabalho. Isso não afeta apenas a produtividade da equipe que está voltando das férias, mas também a de seus colegas que não precisam se envolver em um processo demorado. Sem reuniões, não há razão para FOMO.
Por sermos um estúdio digital global, o que funciona para a The Soul Publishing pode não se aplicar perfeitamente a todos os negócios. No entanto, as empresas que são majoritariamente remotas (e nós somos 80% remotos desde 2016) provavelmente verão benefícios imediatos na implementação dessa política. Aqui, assistimos ao aumento significativo na eficiência e na produtividade geral. Também crescemos substancialmente durante esse tempo, e esse crescimento tem sido contínuo, como resultado direto de não precisarmos de reuniões para tomar grandes decisões. E, embora os novos contratados geralmente fiquem um pouco confusos com essa política assim que chegam, logo percebem os benefícios de ter mais controle sobre seu próprio tempo. Quase todo mundo aprecia essa política, uma vez que eles se ajustam.
Os gerentes de todos os setores estão bem cientes do tempo perdido em reuniões todos os dias. Com o recesso de fim de ano se aproximando, a adoção de uma política de banimento de reuniões seria não apenas um presente para seus funcionários, mas também para o futuro de sua empresa.
