Como seu cérebro convence você a não dedicar tempo ao que realmente importa
Sempre teremos mais tarefas para realizar do que tempo para concluí-las. Como decidimos o que priorizar? Aparentemente, isso não se dá de forma muito racional.
O “efeito da mera urgência” descreve nossa tendência a dar prioridade a tarefas que percebemos como urgentes e a adiar tarefas não urgentes, mesmo se as recompensas das tarefas não urgentes são claramente maiores. Em outras palavras, a urgência sempre supera a importância.
Essa propensão cognitiva explica por que, apesar do nosso esforço, somos consumidos por e-mails e grupos de WhatsApp e deixamos de lado, por exemplo, um trabalho relevante. Responder às mensagens parece invariavelmente urgente – há sempre alguém esperando por uma resposta. Por outro lado, nossos objetivos maiores costumam estar muito distantes, então deixá-los para o dia seguinte não trará consequências imediatas.
Por incrível que pareça, a pesquisa mostra que pessoas que se percebem frequentemente ocupadas têm grandes chances de serem vítimas desse efeito da mera urgência. Isso significa que aqueles que acham que dispõem de menos tempo são os que têm uma probabilidade menor de usá-lo da melhor forma.
O QUE FAZER
1.Use a Matriz de Eisenhower para organizar suas tarefas por ordem de importância
A Matriz de Eisenhower é uma estrutura que serve para classificar tarefas como urgentes/não urgentes e importantes/não importantes. A Matriz ajuda você a decidir o que fazer com uma tarefa, dependendo do quadrante em que ela se encontra.
A Matriz de Eisenhower pode ajudar a neutralizar o mero efeito da urgência, levando a classificação consciente das tarefas como urgentes e/ou importantes
URGENTE | IMPORTANTE | RESOLVA
Tarefas com prazo bem definido e consequências caso você não comece a agir imediatamente.
Exemplos:
- Terminar o projeto de um cliente
- Submeter o resumo de um artigo
- Responder a determinados e-mails
- Pegar seu filho doente na escola
URGENTE | POUCO IMPORTANTE | DELEGUE
Tarefas que precisam ser realizadas, mas que não demandam suas habilidades específicas. É o que nos ocupa sem necessidade.
Exemplos:
- Subir conteúdos em um blog ou site
- Marcar encontros ou fazer reservas
- Responder a alguns e-mails
- Preparar suas refeições
POUCO URGENTE | IMPORTANTE | AGENDE
Tarefas sem um prazo definido, mas que ajudam a alcançar seus grandes objetivos. São as que mais procrastinamos.
Exemplos:
- Fazer um planejamento estratégico
- Investir em aperfeiçoamento profissional
- Cultivar seu networking
- Praticar exercícios físico
POUCO URGENTE | POUCO IMPORTANTE| ESQUEÇA
Distrações e prazeres que nos deixam culpado no fim das contas. São aceitáveis apenas com moderação.
Exemplos:
- Redes sociais
- Televisão
- Videogame
- Fast food
2.Reserve de 2 a 4 horas do período mais produtivo do seu dia para o trabalho mais importante
Dedique seu horário mais produtivo às tarefas mais importantes. Disponibilize esse tempo na agenda para que você possa se concentrar, sem interrupções.
3.Só acesse seus aplicativos de comunicação em determinados momentos do dia
Em vez de responder a e-mails e mensagens assim que eles chegam, adote a comunicação assíncrona. Reserve intervalos específicos para responder a e-mails e mensagens. Por exemplo, entre 12h e 12h30 e entre 16h e 17h. Não deixe o e-mail e as mensagens de grupo ocuparem outros horários.
Se ainda assim você acabar abrindo seus aplicativos de comunicação fora desses intervalos, use algum bloqueador, como o Freedom para impedir seu acesso em certos momentos do dia. Outra opção é usar uma ferramenta de gerenciamento de caixa de entrada como o Mailman, que agrupa as mensagens recebidas e as entrega em intervalos de uma hora ou mais, em determinado número de vezes ao dia, ou em horários ajustados previamente.
4.Estabeleça prazos para suas tarefas importantes
É quase impossível se convencer de verdade a cumprir um prazo arbitrário que você definiu para si mesmo. Então, encontre uma maneira de se comprometer com um prazo externo, mesmo que seja simplesmente mencionando-o a um amigo.
