Essa simples estratégia pode dispensar a maioria das reuniões (ou todas)
Estamos atravessando tempos estranhos e incertos, em que os desafios no ambiente de trabalho se multiplicam. Todos fomos impactados pessoalmente pelos eventos dos últimos dois anos e a mudança nas normas coletivas pode tornar desafiador construir e promover um senso de coletividade. Mas, tanto entre quem já voltou ao presencial quanto entre os que ainda estão em home office, há um consenso: todo mundo cansou de reuniões desnecessárias.
As pessoas estão trabalhando em horários variados, então fica mais difícil planejar as reuniões. Pode levar tempo até para garantir que haja uma agenda e metas claras Assim, acabam marcando reuniões para planejar outras reuniões. Ou reuniões para sintetizar as anteriores. Mesmo quem tem a sorte de trabalhar em empresas onde a política é haver um dia da semana “livre de reuniões” já foi surpreendido com uma convocação de última hora, justamente porque… esse é o único dia em que todo mundo está livre de outras reuniões!
Mas existe uma maneira eficaz de os líderes influenciarem e juntarem as pessoas em torno de uma ideia, ou de incentivarem a colaboração entre funções e departamentos, de obterem consenso e adesão. Tudo isso sem a necessidade de outra reunião.
A saída está nos vídeos curtos.
Antes de mais nada, é preciso colocar todas as ideias no papel – todos os pensamentos que você gostaria de compartilhar com as pessoas. Em seguida, parta dessas anotações para fazer uma pequena apresentação em vídeo. Depois, distribua o vídeo por e-mail ou por qualquer canal usado por seus colaboradores. E voilà! Você transmitiu sua ideia de forma rápida e clara, e o pessoal terá tempo para digerir a mensagem.
Existem dois tipos principais de vídeos curtos:
1 . Informativo rápido
Se quiser conhecer um mestre da narrativa curta, basta passar alguns minutos assistindo ao presidente de parques da Disney, Josh D’Amaro, fazendo uma caminhada enquanto conversa com a câmera. São breves atualizações para os funcionários da Disney e para convidados sobre o que está acontecendo nos parques. Conversas que deixarão a impressão de que tanto o líder quanto a empresa se preocupam realmente com os funcionários e que há coisas divertidas e inovadoras acontecendo nos parques. Parece fácil, não é? E é. Só precisa de algumas notas/tópicos de conversa e de alguém para segurar o telefone para você.
2. Puxa conversa
Um vídeo curto pode convocar a equipe a trazer novas ideias e ajudar a coletar o feedback que você poderá levar como informação para a próxima grande reunião, que de fato reunirá as pessoas. Nesse caso, pode pegar seu bloco de apresentação e transformá-lo em um vídeo curto. Minha equipe na Light CoCreative fez um vídeo de dois minutos a partir de um bloco de quatro páginas, como forma de avaliar o interesse e coletar ideias e inspirações sobre os temas alimentos e finanças.
Existem outros tipos de vídeos, incluindo os de demonstração de produto, experiência do consumidor ou de mensagem inspiradora. Mas, independentemente da natureza do vídeo que vai substituir uma reunião, há alguns pontos importantes a considerar:
- SEJA BREVE
Não use mais que cinco minutos. Além disso, certifique-se de determinar o prazo no qual precisa do feedback ou da resposta solicitada. Você está respeitando o calendário de todos ao não convocar uma reunião e, em troca, deve esperar que eles respondam dentro de um tempo razoável.
- VÁ DIRETO AO(S) PONTO(S)
Seja claro e direto sobre o que o vídeo pretende comunicar. Ajude seu público a saber por que ele é importante, listando as questões-chave no primeiro slide ou mencionando-as logo no início. Como em qualquer narrativa, construa um arco que envolva os colegas e não gaste muito (ou nenhum) tempo repetindo coisas que a equipe já conhece.
- ILUSTRE SEU RACIOCÍNIO
Nem sempre um vídeo precisa ter apenas seu rosto na tela. Dá para alternar entre falar e mostrar o conteúdo. Sobreponha palavras-chave, pensamentos e frases à voz em off. Algumas transições sutis podem ajudar a manter os espectadores envolvidos. Só não sobrecarregue visualmente a tela. Algumas palavras e pontos de apoio são mais do que suficiente. E, aconteça o que acontecer, não faça um slide se for para apenas ler o que está escrito. Isso é monótono em qualquer apresentação.
- NÃO TRAGA TODAS AS RESPOSTAS. FAÇA PERGUNTAS
Assim como em qualquer comunicação eficaz, é preciso engajar o público. Se estiver buscando feedback ou consenso, seja claro sobre a pergunta. Se for a apresentação de uma ideia em estágio inicial ou de um conceito que levará à discussão, não exponha um monte de soluções. Enquadre o problema e sugira algumas opções. Acima de tudo, envolva os espectadores e crie espaço para que sintam que eles mesmos e suas próprias ideias/soluções estão conectados ao que você diz. Termine com um convite para os espectadores comentarem.
HÁ UM CONSENSO TANTO ENTRE QUEM VOLTOU AO PRESENCIAL QUANTO ENTRE OS QUE ESTÃO EM HOME OFFICE : TODO MUNDO CANSOU DE REUNIÕES DESNECESSÁRIAS.
Seja específico sobre a que maneira que deseja receber comentários e feedback. Em um e-mail enviada diretamente a você? Ou com todo mundo copiado? Existe um link com um formulário? Um número para ligar?
Se a intenção é ter uma discussão de feedback aberta, pode publicar o vídeo e a solicitação de retorno em um canal do Slack ou outra ferramenta de bate-papo. Se quer opiniões das pessoas de uma forma que permita sintetizá-las antes de se manifestar, peça que respondam diretamente por e-mail. Outra opção seria criar um formulário (Google Forms ou Typeform são duas boas opções).
Por fim, seja claro sobre a quem este vídeo se destina. Assim como a maioria das reuniões é privada e as notas desses encontros não são distribuídas indiscriminadamente, seu vídeo curto também pode ser inadequado para distribuição ampla. Se for esse o caso, indique claramente na entrega. Marque o vídeo como “não listado”, visível apenas para usuários que você especificar e/ou protegido por senha, se possível.
Ao dar à equipe a capacidade de revisar e responder no tempo de cada um, você será visto como um líder que está atento à carga de trabalho, é respeitoso com suas ideias e opiniões, inclusivo e aberto à colaboração assíncrona.
