5 passos para resolver o problema de um colega cheio de desculpas
Se os líderes não tomarem uma atitude, as pessoas não se sentem seguras
Lidar com um funcionário ou colega que apresenta desempenho abaixo do esperado constantemente e sempre dá desculpas pode ser extremamente frustrante.
Quando alguém tem um desempenho ruim, isso não só atrasa o progresso da equipe e diminui a qualidade do trabalho, como também força os outros a assumirem tarefas extras.
Isso aumenta a carga de trabalho para o restante da equipe, o que geralmente significa mais estresse e possível esgotamento para aqueles que ficam sobrecarregados.
Isso também pode gerar um sentimento de injustiça e levar a conflitos entre os membros da equipe devido à distribuição desigual de esforços e responsabilidades. Para os gestores, lidar com o baixo desempenho também representa trabalho extra, consumindo tempo e energia valiosos que poderiam ser dedicados a outras tarefas importantes.
Se o problema não for resolvido, pode corroer a confiança entre os membros da equipe. Quando os líderes não agem, as pessoas podem considerar a situação injusta e acreditar que há pouca responsabilização pelo comportamento.
Isso não afeta apenas o trabalho em equipe no curto prazo; com o tempo, pode diminuir o moral da equipe e atrasar o progresso em direção às metas. Se os líderes não tomarem uma atitude, as pessoas não se sentem seguras. Quando alguém continua dando desculpas, é importante abordar a situação de forma construtiva.
Aqui estão algumas medidas que você pode tomar como colega, membro de equipe ou líder.
TENHA CLAREZA SOBRE SEUS OBJETIVOS
Independentemente do estilo da sua empresa, uma coisa é fundamental: certifique-se de que os objetivos em que vocês estão trabalhando sejam cristalinos e estejam alinhados ao propósito geral da equipe.
Se você for um líder, pode agendar uma reunião de equipe ou, se necessário, uma reunião individual com antecedência para discutir o papel e as responsabilidades de cada membro dentro da equipe.
Se você notar comportamentos repletos de desculpas e falta de foco nos objetivos: defina claramente o que são resultados bons, ruins e totalmente inaceitáveis. Comunique com clareza o que você espera de seus colegas ou da equipe, incluindo prazos, resultados esperados e padrões de qualidade.
Uma vez que todas as expectativas estejam em consenso, você poderá responsabilizá-los e fornecer feedback específico caso o trabalho não esteja atendendo às expectativas.
Certifique-se de que todos compreendam a importância de suas responsabilidades. Em seguida, alinhe-se quanto ao processo. Juntos, detalhem as etapas necessárias para que cada um execute bem o seu trabalho, talvez até mesmo demonstrando o processo passo a passo ou perguntando o que eles precisam. E responda a quaisquer dúvidas que surjam logo no início para evitar desculpas futuras sobre não saber o que fazer.
DESCUBRA PORQUÊ
É importante aprofundar a investigação fazendo perguntas abertas para descobrir a causa raiz se alguém não estiver trabalhando como esperado ou necessário. “Por que você não está atingindo suas metas?” pode ser uma pergunta simples, mas útil.
Comece ouvindo as explicações sem tirar conclusões precipitadas ou fazer julgamentos imediatos. Às vezes, o que inicialmente parece uma desculpa pode, na verdade, vir de preocupações ou obstáculos válidos que você não havia percebido antes. Pode haver problemas subjacentes que as pessoas hesitam em lhe contar diretamente.
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Se soubermos os motivos por trás das desculpas, talvez possamos ajudá-los. A tarefa é muito difícil para eles? Eles têm dificuldade em gerenciar o tempo? Precisam de treinamento ou outros recursos? Pergunte a eles de que tipo de apoio precisam para superar os desafios e veja se você pode e está disposto a oferecê-lo.
EXPLIQUE O IMPACTO
Devemos comunicar às pessoas o impacto que seu comportamento tem no trabalho, nelas mesmas e nos outros. Dessa forma, elas entenderão como suas ações prejudicam a todos e por que é importante melhorar. Se não souberem disso, não poderão mudar seu comportamento. Forneça feedback específico, objetivo e focado no comportamento e nos resultados, não na personalidade.
"Notei que você já perdeu o prazo três vezes. Geralmente você tem uma explicação, o que eu entendo, imprevistos acontecem. Mas quando isso ocorre mais de uma vez, dá a impressão de que você está se esquivando da responsabilidade e isso afeta o ritmo da equipe. Cumprir prazos é uma expectativa básica, então preciso que você assuma total responsabilidade e me avise com antecedência, por favor, caso algo possa dar errado."
Explique claramente o que acontece se eles não melhorarem e o que ganham se melhorarem.
AJUSTE O TRABALHO
Se as coisas não estiverem funcionando, como líder, você pode decidir que é hora de repensar as tarefas de um funcionário. Em vez de deixar que as desculpas se tornem um padrão, incentive uma mudança em direção à busca de soluções. Se necessário, considere reatribuir algumas de suas tarefas (temporariamente) para melhor alinhá-las às suas capacidades.
O feedback pode não se concentrar apenas no conteúdo ou nos objetivos, mas também na abordagem geral da pessoa em relação à vida. É importante abordar como as ações dela afetam tanto os outros quanto o próprio desenvolvimento profissional. Incentive-a a refletir sobre os motivos pelos quais costuma recorrer a desculpas.
ESTABELEÇA LIMITES
Às vezes, chega um ponto em que é preciso dizer basta. É preciso deixar claro para as pessoas, com antecedência, o que está em jogo. Explique como o bom desempenho no trabalho pode gerar oportunidades e fortalecer a reputação delas. Por outro lado, não cumprir as tarefas terá consequências.
Se, mesmo após apoio e oportunidades de melhoria, o comportamento não mudar, pode ser necessário tomar medidas mais formais, dependendo do contexto. Nesse ponto, talvez seja preciso ter aquela conversa difícil e seguir caminhos separados. Às vezes, chegar a um ponto de ruptura é inevitável.
Com essas ações, você pode ajudar seus colegas ou funcionários a se destacarem e criar um ambiente de trabalho mais produtivo. Lembre-se, o objetivo é criar uma cultura segura de responsabilidade e crescimento que beneficie a todos os envolvidos. Continue motivando e apoiando sua equipe rumo à excelência, mas não hesite em estabelecer limites ao longo do caminho.
Você sempre pode se lembrar da frase: Primeiro ajudamos, mas nos mantemos firmes.
