Antes de deixar a IA anotar sua reunião, saiba para onde vão seus dados
Especialistas alertam para riscos envolvendo privacidade, treinamento de modelos de IA e vazamento de informações estratégicas
Acionar uma ferramenta de inteligência artificial para registrar e resumir os principais pontos de uma reunião virtual pode parecer irresistível.
Poucos segundos depois de acompanhar uma videoconferência, ela entrega um resumo dos temas discutidos e uma lista de tarefas para todos os participantes. Mas a forma como esses assistentes de IA realizam esse trabalho tem levado muita gente a evitá-los.
A tecnologia transforma tudo o que é dito durante a reunião em dados. Informações confidenciais sobre funcionários, estratégias corporativas, segredos comerciais e até comentários que, no futuro, possam ser usados como prova em processos judiciais podem acabar em mãos erradas.
"Os riscos dessas ferramentas, para as empresas, são enormes. Não acho que elas deveriam usá-los de forma alguma", afirma Amy Dufrane, CEO da HRCI, organização de treinamento e certificação para profissionais de recursos humanos.
Um assistente de reuniões com IA é um aplicativo ou dispositivo que utiliza inteligência artificial, reconhecimento de fala e grandes modelos de linguagem para gravar, transcrever e resumir conversas. O objetivo é economizar tempo e tornar as reuniões mais produtivas. Mas especialistas de diversas áreas alertam que a tecnologia exige cautela.
A principal preocupação é a falta de transparência sobre onde os dados coletados são armazenados e por quanto tempo ficam guardados. Defensores da privacidade também alertam que algumas empresas podem estar criando impressões vocais (voiceprints) dos participantes sem consentimento.
Essas impressões vocais são perfis biométricos semelhantes às impressões digitais, mas baseados nas características únicas da voz de cada pessoa. Elas podem ser utilizadas para acessar informações restritas, incluindo contas bancárias que utilizam autenticação por voz.
Algumas empresas de tecnologia também revendem dados coletados por suas ferramentas de anotação ou utilizam transcrições e gravações confidenciais para treinar seus modelos de IA.
Leia mais: 10 formas de utilizar IA como assistente pessoal de maneira inteligente
Há ainda riscos jurídicos. Em fevereiro, um juiz federal de Nova York determinou que um réu em um processo criminal entregasse aos promotores documentos preparados para seus advogados, porque eles já haviam sido compartilhados com um terceiro: o assistente de IA Claude, da Anthropic.
Veja algumas recomendações para lidar com esses assistentes, entender seus riscos e proteger suas informações.
1. AO ENTRAR EM UMA REUNIÃO, PROCURE POR BOTS
Ao ingressar em uma reunião virtual, vale a pena verificar se há um assistente de IA presente.
Ele pode aparecer como mais um participante da chamada, identificado como um bot ou por meio de um aviso informando que a reunião está sendo gravada. Esse alerta pode indicar que um assistente de reuniões com IA está em funcionamento.
Plataformas como Zoom e Google Meet avisam quando uma gravação está sendo gravada, mas nem todos os softwares deixam claro quando um assistente de IA está presente.
Além disso, alguns participantes podem usar dispositivos próprios para registrar notas, independentes da plataforma da reunião. Nesses casos, os demais presentes podem nem saber que a conversa está sendo gravada e transcrita.
Se houver dúvida, pergunte diretamente se alguém ativou um assistente de reuniões com IA. Também é possível estabelecer, logo no início, que a reunião não pode ser gravada.
Uma forma educada de fazer isso é dizer "a política da nossa empresa determina que esta reunião não pode ser gravada". Essa abordagem evita constrangimentos para participantes – como vendedores que desejam causar uma boa impressão, mas poderiam se sentir pressionados a utilizar essas ferramentas.
Outra alternativa é permitir o uso do assistente apenas durante parte da reunião e desligá-lo quando forem discutidos temas mais sensíveis.
2. PROTEJA SEU REGISTRO DE VOZ
Muitos assistente de reuniões com IA criam uma assinatura acústica única – a chamada impressão de voz – para identificar quem está falando. É graças a esse recurso que conseguem diferenciar os participantes e identificá-los como "Participante 1", "Participante 2" e assim por diante.
Esse mesmo tipo de tecnologia é usado por bancos para autenticar clientes por telefone. Caso criminosos obtenham essa assinatura vocal, ela poderá ser usada em tentativas de fraude, invasão de contas ou acesso indevido a sistemas.
Se um assistente aparecer inesperadamente na reunião, uma resposta possível é "prefiro que esta reunião aconteça sem ferramentas de gravação ou transcrição por IA. Posso fazer minhas próprias anotações e compartilhar um resumo depois, se isso ajudar".
3. SAIBA PARA ONDE VÃO OS SEUS DADOS
Antes de utilizar assistente de reuniões com IA, descubra se a empresa responsável mantém gravações, transcrições ou metadados por tempo indeterminado e se utiliza esse conteúdo para treinar seus modelos.
Mesmo quando as gravações são apagadas, os metadados da reunião podem continuar armazenados pelo fornecedor. Isso significa que informações sensíveis sobre o funcionamento de uma empresa podem influenciar o comportamento do modelo e, em alguns casos, até ser memorizadas ou reproduzidas.
Outro motivo de preocupação é que os assistente de reuniões com IA transformam conversas em texto. Segundo a organização Electronic Frontier Foundation, textos são muito mais fáceis de pesquisar e analisar por terceiros do que arquivos de áudio ou vídeo.
