Como expressar seu ponto de vista em reuniões
Os líderes geralmente se encaixam em uma dessas duas categorias em relação ao modo como se comunicam em reuniões: há aqueles metódicos, que formulam mentalmente suas ideias e elaboram minuciosamente as respostas antes de falar, e há aqueles que adotam uma abordagem menos estruturada, compartilhando em voz alta os seus pensamentos e estimulando discussões para, assim, caminhar rumo a alguma decisão.
Embora nenhum desses dois estilos de comunicação esteja errado a princípio, é essencial saber, em cada situação, qual é melhor forma de se expressar para dar o máximo impacto às suas ideias. Dependendo da cultura da empresa onde você trabalha, por exemplo, se você se encaixar na segunda categoria de comunicador, pode ser equivocadamente tido como alguém desorganizado ou prolixo.
Outro detalhe importante é: debater ideias virtualmente tende a ser mais complicado, pois as videochamadas trazem alguns obstáculos técnicos adicionais, que podem dificultar a interação entre você e seus funcionários. Para compensar, você talvez precise ser um pouco mais criativo no uso da tecnologia e de suas ferramentas. Então, da próxima vez que estiver em alguma reunião que exija a troca de ideias com a equipe, experimente as seguintes táticas para ajudá-lo a transmitir seu ponto de vista:
COMPARTILHE SEU RACIOCÍNIO EM VOZ ALTA
Ao ser sincero com o público sobre como você organiza o seu pensamento, você oferece de antemão algum um contexto sobre aquilo que você dirá. Na prática, é como se você fosse avisar ao seu gerente e/ou às suas equipes o que está fazendo: “Vou começar com fazendo um brainstorming em voz alta, para pensarmos juntos sobre como chegar a uma solução”. Ou então: “Estou esboçando aqui algumas sugestões e gostaria de contar com a contribuição de vocês”. Ser aberto sobre o fato de que você está elaborando o seu raciocínio em voz alta sinalizará para os outros que está tudo bem se eles fizerem o mesmo.
Trabalhei com uma cliente que se queixava por ter sua capacidade profissional frequentemente questionada pelo seu CEO. Ele lhe direcionava perguntas difíceis em reuniões de liderança sênior, e mesmo que ela se preparasse com antecedência, esse CEO lançaria obstáculos que a deixariam desestabilizada. Na hora de receber seu feedback, ela foi informada de que passava a impressão de ser desorganizada ao responder às perguntas dele. Para ajudá-la a superar essa dificuldade, nós combinamos que adotaríamos duas posturas. Primeiro, quando as perguntas não exigissem nenhuma resposta imediata, ela passaria a declarar que iria acompanhar a questão e enviar, posteriormente, uma resposta mais consistente por e-mail. No entanto, se fosse o caso de a pergunta exigir resposta instantânea, ela deixaria claro que iria fazer um brainstorming em voz alta, para assim chegar a uma solução. Explorando essas duas opções de comportamento, desenvolvendo um plano de ação e sendo mais aberta sobre como estava se comunicando, ela conseguiu recuperar, quando realmente importava, seu poder e sua credibilidade.
COMUNIQUE-SE “EM TWEETS”
Embora no início possa parecer um pouco estranho, limitar intencionalmente a sua quantidade de palavras também pode ajudar durante reuniões, porque isso permite que as outras pessoas vejam apenas um resumo abreviado do seu processo de pensamento. Você pode praticar essa habilidade antes das reuniões, para ver onde ainda pode aprimorar seu poder de síntese.
Outra forma de praticar essa comunicação em frases curtas é escrever uma frase que você imaginou dizer na apresentação e perceber quais palavras você pode cortar sem que o significado se perca. Treine a leitura em voz alta. Depois, pegue outra frase e faça a mesma coisa. Você pode até praticar a leitura de suas frases reduzidas na frente de um espelho, para perceber o impacto de um pequeno corte estratégico.
FORMULE ESBOÇOS
Adicionar o conceito de “esboçar” ao modo como você compartilha ideias pode ajudá-lo a transmitir ao público o fluxo do seu pensamento. Considere formular apenas um esboço (por exemplo, o ponto principal e dois a três subpontos) para enfatizar suas ideias e dar-lhes alguma estrutura. Se for possível transmitir visualmente essa estrutura mínima, tente mapear o contorno das suas ideias desenhando itens em um quadro branco, para que as outras pessoas acompanhem.
Criar um esboço visual e praticar sua fala a partir dele é uma prática recomendada antes de apresentações. Você também pode usar essa mesma abordagem para falar de improviso. Primeiro, vá devagar — dê às suas palavras a chance de acompanharem as suas ideias. Então, trabalhe na ideia principal presente no seu esboço; comunique primeiro isso. Finalmente, passe para seus dois a três pontos de apoio. Ao se limitar a compartilhar apenas os pontos mais importantes, em ordem de relevância, você evita sobrecarregar seus colegas com muitas informações.
DEFINA UM LIMITE DE TEMPO PARA SUAS FALAS
Em vez de sobrecarregar seu pensamento criativo, essa tática pode ajudá-lo a agir rapidamente e evitar o excesso de ideias e a análise exaustiva, que paralisa (aquilo que os gamers chamam de analysis paralysis). Lembre-se: se for necessário, você sempre compartilhar mais ideias depois; ou então continuar desenvolvendo aquelas que você já apresentou em outra reunião, ou em um e-mail.
Se você não programar um cronômetro de verdade, pode ficar de olho em seu público para ter certeza de que não deixou de capturar a atenção (ou pedir a um associado de confiança para fazer isso). Você pode fazer pausas periodicamente e pedir um retorno sobre o que você já compartilhou, para evitar divagações — em suas notas, você pode anotar onde vai pausar, se tiver medo de esquecer. Certifique-se de que você está realmente tendo uma conversa, e não fazendo um monólogo.
PRIVILEGIE SEUS PONTOS FORTES
Finalmente, se você é excelente em expressar ideias de forma improvisada, considere agendar mais reuniões de brainstorming do que apresentações formais. Abrace as oportunidades de organizar seu departamento de modo a tirar o máximo de seus pontos fortes.
Você pode, por exemplo, agendar uma reunião informal por mês, para estimular a participação de seus colegas. Sinta-se à vontade, inclusive, para explorar recursos táteis; você pode usar post-its para anotar suas ideias à medida que elas surgem, e encorajar seus colegas participantes da reunião a fazerem o mesmo. Esse gesto de colocar os pensamentos em ebulição no papel ajuda muito os participantes que às vezes não gostam tanto de falar em público.
