5 tipos de e-mail que um chefe nunca deve mandar para os funcionários
É fundamental que os líderes sejam mais cuidadosos antes de apertar o botão “enviar”
A lista de possíveis usos do e-mail é infinita, mas o fato é que ele nem sempre é a melhor ferramenta de comunicação. Às vezes, um simples e-mail pode causar mais mal do que bem.
Quase todo mundo já recebeu algum e-mail passivo-agressivo do chefe e começou a duvidar da própria competência e do próprio trabalho. Ou algum que tenha dado vontade de desistir de tudo.
É fundamental que os chefes, especialmente no cenário atual em constante evolução, sejam mais cuidadosos antes de apertar o botão “enviar”. A seguir, uma lista dos cinco tipos de e-mail que os gerentes nunca deveriam enviar à sua equipe.
1. E-mails informando sobre a demissão
Não importa a justificativa, nunca é uma boa ideia demitir alguém por e-mail.
Por que isso é um problema? Não só porque causa danos emocionais, mas também porque prejudica a reputação da empresa e sua capacidade de atrair talentos. Além disso, o conteúdo de um e-mail pode ser copiado, colado e compartilhado em qualquer lugar, incluindo mídias sociais e agências de notícias. Não há nenhuma boa razão para demitir um funcionário dessa maneira.
2. Pressão antes do prazo
Às vezes, você se preocupa se a equipe vai conseguir ou não concluir uma tarefa no tempo combinado. Seu instinto é enviar um e-mail só para dar uma “conferida”, mesmo que o prazo ainda não tenha passado e que não haja motivo para duvidar de que o trabalho está sendo feito. Resista à tentação.
Quase todo mundo já recebeu algum e-mail passivo-agressivo do chefe e começou a duvidar da própria competência.
Por que isso é um problema? Para o destinatário, fazer esse tipo de pressão antes do prazo representa uma quebra de confiança. Não importa como você aborde o assunto, esses e-mails são considerados desrespeitosos e pouco profissionais. A menos que o prazo mude ou o próprio projeto tenha novas informações que precisem ser comunicadas, confie que a equipe dará conta das próprias responsabilidades.
3. E-mails urgentes, só que não
Todos os e-mails contêm algum nível de urgência. Mas é especialmente importante não enviar uma mensagem com um título alarmante ou contendo as palavras “urgente”, “importante” ou “responder rápido”, a menos que o assunto seja realmente da mais alta prioridade.
Por que é isso é um problema? É como naquela famosa fábula do pastor mentiroso e do lobo. Quem mente com frequência, perde a credibilidade. Nem todas as questões podem ser resolvidas na hora – nem deveriam ser.
As equipes podem ficar exaustas por causa de colegas que não são realistas sobre a conclusão das tarefas. É muito fácil clicar em “enviar” e não pensar em como a mensagem vai ser lida. Garanto que a reação não vai ser positiva.
4. Mensagem em tom agressivo
Todo mundo já se sentiu tentado a escrever um e-mail raivoso, cheio de alfinetadas. E todos sabemos que provavelmente não deveríamos enviar esse tipo de mensagem. Precisamos estar cientes de como nossos e-mails soam e de como eles podem ser interpretados – e é aí que entra o tom.
Todos já estivemos em uma reunião que poderia ter sido um e-mail. Mas e quando um e-mail deveria ser uma reunião?
Talvez a mensagem em si não seja maldosa, mas é importante refletir: será que ela poderia ser lida por quem a recebe como passivo-agressiva? O e-mail é uma comunicação limitada, porque carece de qualquer linguagem corporal que possa ser anexada. Por isso, é preciso ter certeza de estar fazendo o possível para chegar ao tom certo.
Por que isso é um problema? As palavras escritas às vezes podem soar mal, especialmente quando se trata de compartilhar sentimentos complicados ou raiva. Se estiver chateado, reserve um tempo para se acalmar e pense em como seu e-mail pode ser recebido.
Se você está sem paciência e o e-mail ficou parecendo “curto e grosso” demais, talvez seja melhor voltar a ele mais tarde, quando tiver mais tempo. Confie em mim, a equipe vai gostar.
5. E-mails anunciando grandes mudanças
Todos já estivemos em uma reunião que poderia ter sido um e-mail. Mas e quando um e-mail deveria ser uma reunião? Se for uma notificação sobre uma grande mudança na empresa ou sobre qualquer coisa que afete diretamente a equipe, considere marcar uma reunião em vez de escrever um e-mail. Em alguns casos, o e-mail pode ser uma prévia, para que todos estejam na mesma página antes da reunião para discutir a mudança.
Por que isso é um problema? A equipe pode não se sentir tão à vontade para ser sincera por e-mail e vai se sentir mais inclinada a compartilhar seu feedback aberto e honesto em uma reunião. Além disso, as pessoas podem trocar ideias umas com as outras se estiverem reunidas. Portanto, se houver um problema grande que está tentando resolver, ao vivo você tende a receber ideias ainda melhores do que receberia por e-mail.
Num local de trabalho onde as pessoas trabalham remotamente, virtualmente e de forma híbrida, existe uma pressão ainda maior sobre as comunicações eletrônicas. Portanto, se você é chefe ou futuro chefe, pense duas vezes (ou até três) antes de clicar no botão “enviar”.
