Quer reuniões mais produtivas? Encontre as respostas a estas 4 perguntas
Sim, é possível evitar que elas sejam um desperdício de tempo
Se alguém perguntar a vários funcionários qual é o maior obstáculo que eles enfrentam para melhorar sua produtividade, provavelmente muitos – se não a maioria – vão responder que são as reuniões. Hoje em dia, as agendas de trabalho mais parecem um jogo de Tetris, com reuniões que se sobrepõem umas às outras, sem nenhum espaço em aberto.
Em nome da “colaboração”, as reuniões têm se multiplicado. Mas, de alguma forma, quanto mais reuniões temos, mais difícil parece ser realizar o trabalho propriamente dito. Isso se deve ao fato de que a maioria das pessoas sequer sabe qual é o objetivo de tantos encontros.
“John”, um ex-cliente meu, era vice-presidente de uma companhia biofarmacêutica global. Como líder sênior de sua área, ele não só tinha reuniões internas, como também era convidado com frequência para representar seu departamento em reuniões com outras partes da empresa.
Além dessa sobrecarga, havia o fato de a organização ser global. Não era raro que o dia dele começasse às 6h ou 7h e terminasse às 20h ou 21h, sendo grande parte dessa rotina preenchida com reuniões uma atrás da outra.
De acordo com um relatório de tendências do Microsoft Workplace Trend de 2023, dois dos cinco principais obstáculos à produtividade são o excesso de reuniões e as reuniões ineficientes.
Um artigo de 2022 da Research sugere que o estresse e a fadiga da preparação, da participação e da execução dos resultados de uma reunião se estendem muito além da duração efetiva do encontro. Agora, imagine isso sendo agravado por reuniões consecutivas, sem tempo para se recuperar. É claro que haverá impactos na produtividade e no engajamento.
Como meu ex-cliente descrevia, é como se, no final do dia (ou da semana), você não tivesse realizado nada de significativo. Só que, em vez de se sentir assim de vez em quando, você se sente assim todos os dias.
Como fazer, então, para que isso não se torne a sua realidade diária? Para John, o ponto de virada foi fazer a si mesmo as quatro perguntas a seguir antes de planejar uma reunião – ou, então, fazê-las para quem está te convidando para uma reunião.
Esse exercício permitiu que ele tivesse mais clareza sobre onde investir seu tempo e energia. Dessa forma, as reuniões dele se tornaram mais produtivas.
1. Qual é o objetivo da reunião?
Você, ou a pessoa que está conduzindo a reunião consegue expressar claramente o motivo do encontro? Qual é o propósito da reunião? Se for apenas para tocar informações, provavelmente não deveria ser uma reunião. Uma reunião deve ser um diálogo que tenha como foco a realização do objetivo estabelecido. A resposta a essa pergunta nos leva à próxima pergunta.
2. Quem precisa estar presente e por quê?
Considerando o objetivo que você definiu, quem precisa estar presente? Para cada pessoa incluída na lista, você precisa ser capaz de explicar por que é necessário ela estar presente e qual é a função dela na reunião.
Se a função for aprovar ou apoiar a ideia, elas não precisam estar presentes. Só convide as pessoas cuja contribuição, opinião e orientação sejam realmente necessárias.
3. Existem limitações que podem impedir a reunião de atingir seu objetivo?
Identifique os obstáculos que poderiam impedi-lo de atingir o objetivo da reunião. Isso pode incluir coisas como a ausência de pessoas importantes ou tempo de preparação inadequado para você ou para os demais participantes. Depois de elaborar listar as limitações, busque soluções para atenuar esses obstáculos.
dois dos cinco principais obstáculos à produtividade são o excesso de reuniões e as reuniões ineficientes.
Vamos pegar os dois exemplos acima. Se a limitação for o fato de seus principais colaboradores não poderem comparecer, você pode pedir a eles que escolham alguém para representá-los ou dividir a discussão em reuniões mais curtas, que permitam a participação deles.
Se a limitação for o fato de não haver tempo suficiente para se preparar, você pode cogitar adiar a reunião ou desmembrá-la em uma sequência de reuniões voltadas para cada assunto específico.
4. Como medir o sucesso de uma reunião?
O que vai fazer com que essa reunião seja um investimento de tempo e energia que valha a pena para todos os envolvidos? Basta conseguir completar a frase: “ao final desta reunião, vamos ter ...”
Ter um objetivo claro e saber como cada um dos participantes vai sair da reunião satisfeito faz bem a todos. Primeiro, isso funcionam como um critério de avaliação – a reunião tem os participantes certos? Ela foi organizada de modo a alcançar esse resultado?
Com isso, será mais fácil gerenciar a reunião em si. Seguindo esses dois critérios, você facilita a tarefa de manter os participantes concentrados na pauta. Isso também prepara o terreno para encerrar o encontro tendo as próximas etapas claras, as responsabilidades atribuídas e os prazos definidos.
Quando você se comprometer a fazer essas quatro perguntas, vai agilizar as reuniões. Assim, vai perceber uma melhora no ânimo das pessoas, nos fluxos de trabalho e no crescimento dos negócios. Você e os colegas de reunião vão se sentir menos exaustos, menos aprisionados e menos frustrados.
