Os benefícios de reuniões sem telas
Com celulares vistos como ferramenta e distração, líderes buscam novas regras para manter a atenção das equipes
Há cerca de 10 anos, funcionários da financiadora imobiliária United Wholesale Mortgage (UWM), de Michigan, nos EUA, começaram a notar um aumento gigantesco no uso de dispositivos conectados no trabalho. “Dos celulares, de repente você tem iPads, depois smartwatches”, diz Laura Lawson, a diretora de recursos humanos. “Isso pode sair do controle.”
Ao mesmo tempo, a companhia começou a “questionar os e-mails”. Longas trocas de mensagens pareciam improdutivas, então tornou-se urgente descobrir formas de tornar as reuniões mais eficientes.
Foi quando o CEO da empresa, Mat Ishbia, tomou uma decisão importante: proibiu celulares em reuniões corporativas. A UWM mantém essa política até hoje.
“Tomamos notas, mantemos contato visual”, afirma Lawson. “Estamos totalmente engajados… Por causa disso, temos reuniões mais eficientes, mais aprendizados. Isso cria uma responsabilidade de estar plenamente presente.”
Depois de notícias recentes sobre CEOs do JP Morgan e do Airbnb demonstrando frustração com o uso de celulares em reuniões, a Fast Company investigou como diferentes organizações lidam com políticas relacionadas aos smartphones, tanto em escritórios quanto em ambientes remotos.
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O resultado: poucas empresas têm regras formais como a UWM. A maioria depende de normas informais e enfrenta dificuldades para lidar com o papel multifacetado que o celular assumiu hoje.
Ao mesmo tempo distração e ferramenta útil (muitas vezes necessária ou até obrigatória), o celular se tornou excepcionalmente difícil de controlar em reuniões e no ambiente de trabalho como um todo. Líderes precisam caminhar em uma corda bamba: manter funcionários focados sem limitar seus recursos.
EXPECTATIVAS DIFERENTES, POLÍTICAS DIVERSAS
A proibição de celulares da UWM vai além das reuniões. A empresa criou espaços específicos onde funcionários podem usar o celular para fazer ligações pessoais ou checar o Instagram.
A ideia é que as pessoas estejam totalmente concentradas enquanto trabalham, para maximizar a eficiência do dia e conseguir voltar para casa em horário razoável. “Quando você elimina a distração, faz seu trabalho”, diz Lawson.
A cultura anti-celular ficou tão enraizada na UWM que, mesmo caminhando pelo campus de mais de 185 mil metros quadrados da empresa, funcionários “não deveriam estar andando olhando para o celular”, acrescenta.
A UWM é exceção. Mesmo no Airbnb, onde o CEO Brian Chesky já manifestou irritação com o uso de celulares em reuniões, a empresa adotou um modelo baseado em liderança pelo exemplo, e não em proibição formal, segundo um porta-voz.
Antes de abrir o próprio negócio, Ceci Hajredinaj, CEO e estrategista de crescimento da consultoria Thryve x Design, trabalhou em empresas como Morgan Stanley, PwC e Citigroup.“Nenhuma dessas organizações tinha uma política formal sobre celulares”, afirma. “O que havia era uma mistura de normas implícitas, comportamento baseado no dos gestores e conversas entre equipes.”
Michelle Sanguinetti, vice-presidente de recursos humanos e cultura da organização sem fins lucrativos Instituto para Comunidades Sustentáveis, trabalha remotamente.
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A organização adicionou “alguma estrutura em torno das normas de reunião” ao manual interno dos funcionários para “estabelecer expectativas compartilhadas sobre etiqueta em reuniões”, explica – algo difícil de manter quando todos podem estar usando pijama da cintura para baixo.
Essa estrutura inclui proibição do uso de celulares “para minimizar distrações”, além da expectativa de que todos estejam “focados e prontos para aparecer com a câmera aberta”.
ESTAR PRESENTE É A REGRA
Regras rígidas demais, porém, podem levar ao chamado “teatro da conformidade”, alerta Hajredinaj – quando pessoas apenas mudam de comportamento superficialmente, como responder mensagens discretamente pelo smartwatch em vez do celular.
Segundo ela, as abordagens mais eficazes para lidar com celulares em reuniões envolvem “líderes que dão o exemplo e criam reuniões que valem a pena”.
A ideia é que as pessoas estejam totalmente concentradas enquanto trabalham.
Sanguinetti concorda.“Seja no escritório ou remotamente, as abordagens mais eficazes tendem a depender menos de regras rígidas e mais de expectativas claras, liderança moldando o comportamento e uma cultura em que estar presente seja a norma”, diz.
Lawson insiste que isso acontece na UWM, onde afirma nunca ver o CEO descumprindo a política da empresa. “Precisamos liderar pelo exemplo”, afirma.
Quando novos funcionários chegam, pode demorar um pouco até se adaptarem à cultura da empresa em relação aos celulares. Lawson diz que ajuda nesse processo. “Se estou em uma reunião e alguém ao meu lado está no celular, dou uma cutucada.”
CELULARES VIRARAM UM "TERCEIRO BRAÇO"
As reações dos funcionários a proibições de celulares em reuniões variam. Enquanto alguns reclamam dos toques e notificações constantes, outros consideram regras rígidas uma atitude condescendente. Essas pessoas acreditam que conseguem decidir sozinhas quando é apropriado pegar o celular, sem que os chefes precisem ditar isso.
Independentemente da opinião dos funcionários é incontestável que as pessoas estão cada vez mais ligadas aos celulares e outros dispositivos inteligentes, usando-os para buscar informações, fazer anotações ou pensar em soluções. “A realidade é que, para muita gente, o celular virou um terceiro braço. Ele vai para todo lugar”, aponta Hajredinaj.
Essa lógica do “terceiro braço” é ainda mais verdadeira para os mais jovens. “Se você está no celular desde bebê, usá-lo não é sinal de desrespeito, é apenas um hábito de vida”, afirma Theresa Fesinstine, consultora de RH, palestrante e professora adjunta da Universidade da Cidade de Nova York.
Pensando em seus alunos da geração Alpha, ela especula que a capacidade ampliada de multitarefa causada pelo uso constante do celular pode até trazer vantagens. “Talvez seja um sinal positivo de que agora somos capazes de ser um pouco mais multifacetados e multitarefa.”
Ainda assim, Lawson defende os efeitos positivos da política da UWM sobre a participação nas reuniões. Ela já se acostumou tanto a ambientes sem celulares que chega a sentir choque cultural quando participa de encontros com outras empresas.
“Vejo pessoas com celulares na mão e isso me deixa desconfortável”, diz. “Às vezes penso: ‘você está numa chamada no Zoom e ainda está mexendo no celular?’ São muitas camadas de tecnologia. É muito difícil focar.”
