Folha de pagamento: as vantagens quando as PMEs terceirizam a gestão
Tempo para fazer a gestão do negócio e garantia de cuidado profissional são alguns dos ganhos de quem terceiriza a folha
Gerir a folha de pagamento é um grande desafio para pequenas e médias empresas (PMEs). Além de lidar com salários, benefícios e encargos trabalhistas, os empreendedores precisam garantir que prazos sejam cumpridos e que a legislação seja rigorosamente seguida, sob risco de multas e ações trabalhistas. Esse peso administrativo tem levado muitas empresas a adotar soluções oferecidas por empresas especializadas e instituições financeiras para assumir parte desse processo.
MAIS TEMPO PARA O NEGÓCIO
Daniel Santos, gerente de outsourcing trabalhista da Confirp, explica que transferir a gestão da folha para uma empresa especializada garante profissionais atualizados na legislação e na rotina do departamento pessoal, reduzindo riscos e custos que a empresa teria ao manter o processo internamente.
“Custa muito mais caro para uma empresa manter esse processo internamente, sem contar os riscos de ter profissionais que não acompanham a rotina”, comenta.
Luiz Marcatti, sócio e presidente da Mesa, consultoria de gestão de empresas e governança corporativa, reforça. Para ele, “terceirizando serviços acessórios, como folha de pagamento e contabilidade, a empresa consegue concentrar toda a sua atenção naquilo que de verdade gera resultado, buscando um crescimento sustentável”.
O presidente da Mesa lembra que, além da atenção, há necessidade de investimentos em capital e atualização constante de normas e regras, o que pode dispersar energia se feito internamente.
INSTITUIÇÕES FINANCEIRAS FAZEM A GESTÃO
A gestão da folha de pagamento por instituições financeiras ganhou destaque por volta de 2023. Para Thiago Muniz, CEO da Receita Previsível, quando uma PME transfere a gestão da folha para o banco, ela não “está apenas ganhando eficiência administrativa, está liberando energia estratégica para acelerar vendas, melhorar a experiência do cliente e pensar em escala”. O tempo que antes era gasto em tarefas burocráticas passa a ser investido em decisões que aumentam a competitividade da empresa.
Segundo Santos, a principal vantagem desse tipo de gestão é a “agilidade no pagamento, seja para um ou mais empregados, eliminando qualquer risco de erros de lançamentos”.
Juliana Ribas, consultora especialista em assuntos regulatórios da Contabilizei, pondera que, nesse modelo, o banco foca sua gestão nos pagamentos dos salários e demais verbas, além de relatórios relacionados.
“Se a empresa quiser transferir a gestão de pagamentos para uma instituição financeira, ela ainda precisará ter toda a estrutura interna de cálculo da folha, ou seja, sistema, empregados de RH, controle de documentos, entre outros”, explica.
REDUÇÃO DE RISCOS LEGAIS E BUROCRÁTICOS
Outro ponto relevante é a diminuição de falhas no cumprimento de obrigações legais. Santos destaca: “É muito difícil qualquer empresa no Brasil se aventurar a fazer uma folha de pagamento sozinha. Há muitas variáveis e processos eletrônicos junto aos órgãos federais que requerem conhecimento técnico, para evitar passivos trabalhistas ou multas administrativas”.
Juliana complementa: “O erro mais comum é realizar o cálculo incorreto da remuneração dos empregados, incluindo horas extras, benefícios e rescisões, além do cálculo errado de impostos. Uma gestão desorganizada quebra a confiança dos empregados e pode gerar problemas legais graves”.
Segundo Santos, a atuação das instituições financeiras reduz riscos burocráticos e legais ao agilizar pagamentos, eliminar erros de lançamentos e assegurar a confidencialidade dos valores pagos.
EFICIÊNCIA NOS PAGAMENTOS
O pagamento pontual de salários e benefícios fortalece a confiança dos funcionários e contribui para a motivação e retenção de talentos.
“Quando a empresa demonstra organização desde o recrutamento até o pagamento correto de salários e benefícios, gera segurança e retém funcionários”
Daniel Santos, da Confirp
“Quando a empresa demonstra organização desde o recrutamento até o pagamento correto de salários e benefícios, gera segurança e retém funcionários”, afirma Santos.
Juliana acrescenta que uma gestão eficiente permite que os empregados planejem férias sem alterações inesperadas e consultem os benefícios nos sistemas da Previdência Social, reforçando a confiança no empregador.
O OLHAR CRÍTICO
Especialistas alertam, no entanto, que terceirizar a folha não significa abrir mão do controle. “É fundamental que o empreendedor acompanhe os indicadores e escolha bem o parceiro, já que a responsabilidade final continua sendo da empresa”, lembra Marcatti.
Ele enfatiza que pontos críticos, como a qualidade do prestador e a formalização de níveis de serviço (SLA), são essenciais para garantir tranquilidade e resultados consistentes.
Para PMEs com estruturas enxutas, contar com uma instituição financeira pode representar ganhos de eficiência, segurança e tempo. Santos destaca: “O pequeno empresário precisa focar no seu core business e deixar tarefas burocráticas e demoradas para especialistas, otimizando tempo e evitando transtornos com pagamentos incorretos ou atrasados”.
OS ERROS MAIS COMUNS
Juliana alerta que o erro mais frequente na gestão de folha é o cálculo incorreto da remuneração dos empregados, especialmente horas extras, benefícios com desconto parcial e rescisões.
“O cálculo errado da remuneração pode levar também ao cálculo incorreto dos impostos, tanto os descontados dos empregados quanto os devidos pela própria empresa.”
Há ainda erros relacionados à interpretação incorreta da legislação trabalhista, não aplicação das regras das convenções coletivas atualizadas anualmente, entrega incorreta de informações à Previdência Social e atrasos na concessão de férias. Tudo isso pode prejudicar direitos previdenciários e gerar processos na Justiça do Trabalho.
