Guia prático ensina você a criar uma planilha de gastos eficiente
Um dos primeiros passos para assumir o controle da sua vida financeira vem da organização do orçamento; é possível avançar na tomada de decisão com dicas de quem entende de planejamento
Criar uma planilha de gastos é um dos primeiros passos para assumir o controle da sua vida financeira. Mais do que simplesmente registrar despesas, ela deve funcionar como uma ferramenta estratégica de tomada de decisão, ajudando a visualizar padrões de consumo, prever meses críticos e, principalmente, garantir que o dinheiro trabalhe a seu favor. Mas como montar uma planilha eficiente? O que incluir? Com que frequência atualizar? E como torná-la útil de verdade?
A Fast Company Brasil conversou com a planejadora financeira, Rejane Tamoto, e com a educadora financeira, Teresa Tayra, e preparou um conteúdo com dicas valiosas para transformar a planilha em uma verdadeira aliada do seu planejamento financeiro. Confira!
O QUE NÃO PODE FALTAR EM UMA PLANILHA DE GASTOS?
Uma boa planilha deve conter entradas e saídas de dinheiro, organizadas por mês, segundo Rejane. Também é fundamental que ela permita comparar o valor estimado (o que você planejava gastar) com o realizado (o que realmente gastou). "Isso mostra se suas metas são realistas e ajuda a ajustar o orçamento", explica.
Os principais elementos são:
- Entradas: salário, bônus, participação nos lucros e outras rendas;
- Saídas: divididas em categorias como moradia, alimentação, transporte, saúde, lazer e presentes;
- Parcelamentos e financiamentos: para visualizar compromissos futuros;
- Capacidade de poupança: quanto você pode economizar no mês;
- Saldo final: a diferença entre o total de receitas e o total de despesas.
COMO ORGANIZAR OS GASTOS NA PLANILHA?
A recomendação é categorizar os gastos em fixos e variáveis, além de agrupá-los por áreas, como alimentação, transporte e lazer, segundo Rejane. Isso facilita a identificação de excessos e a tomada de decisões para ajustar o orçamento sem comprometer a qualidade de vida.
Gastos fixos: previsíveis e recorrentes, como aluguel, condomínio e plano de saúde;
Gastos variáveis: oscilam mês a mês, como compras no mercado, lazer ou restaurantes.
Teresa Tayra reforça que categorizar corretamente é essencial: cartão de crédito não é uma categoria. O ideal é discriminar os gastos realizados com essa modalidade de pagamento, por exemplo, detalhando o que é despesa com roupas, delivery e transporte, por exemplo.
COMO NOMEAR OS GASTOS?
Evite termos genéricos como “outros”. Rejane sugere ser o mais específico possível: “Supermercado”, “Transporte por app”, “Academia”, para que a análise seja útil e não gere confusão.
Para quem tem renda variável - caso dos profissionais liberais, freelancers ou aqueless que oferecem seus serviços por meio de plataformas, como as de transporte -, Rejane recomenda inserir uma coluna com a média mensal dos ganhos, além de manter uma reserva financeira para meses mais fracos. “Antes de fazer um gasto não planejado, simule esse valor na planilha e veja se a renda prevista comporta”, diz.
E OS GASTOS SAZONAIS?
Tanto Rejane quanto Teresa recomendam considerar uma visão anual. Assim, é possível incluir despesas pontuais como IPVA (Imposto sobre a Propriedade de Veículos Automotores), IPTU (Imposto sobre a Propriedade Predial e Territorial Urbana), matrícula escolar ou seguro do carro.
“Isso evita que esses custos virem surpresas desagradáveis”, explica Teresa.
PRECISO REGISTRAR TUDO MESMO?
Sim, é preciso registrar todas as despesas, mas com propósito, diz Teresa que alerta que não basta anotar por anotar. “Você vira só a secretária do seu dinheiro. O ideal é estimar seus gastos antes do mês começar e comparar depois com o que realmente gastou. Assim você avalia seus hábitos e toma decisões baseadas em dados.”
Rejane complementa: "Muita gente ignora pequenos gastos e depois se surpreende com o rombo no fim do mês. Eles precisam entrar na planilha."
COM QUE FREQUÊNCIA ATUALIZAR?
A atualização da planilha vai depender do seu perfil:
- Semanalmente: ideal para quem está ajustando hábitos ou tem renda variável. “É o melhor jeito de mudar o rumo da história financeira ainda em andamento”, afirma Rejane.
- Mensalmente: funciona bem para revisões mais estratégicas e ajustes de orçamento.
Teresa lembra: “A vida muda. Seu salário pode aumentar, novas despesas aparecem. Por isso, revise sua planilha com frequência para que ela continue refletindo sua realidade.”
PLANILHA E A CONSTRUÇÃO DE OBJETIVOS
Além de controlar os gastos, a planilha deve ser um apoio importante para pensar no futuro.
Teresa sugere criar uma categoria de investimento em você mesmo, como se fosse um boleto a ser pago todo mês. “Inclua valores para reserva de emergência ou metas pessoais. Assim, você prioriza seus objetivos de vida.”
ERROS COMUNS AO MONTAR UMA PLANILHA
Apesar do passo a passo para organizar a planilha ser simples, Rejane cita, pela experiência, alguns erros mais frequentes. Conheça quais são:
- Não categorizar corretamente os gastos;
- Deixar de registrar pequenas despesas;
- Esquecer de incluir datas comemorativas e presentes;
- Não atualizar regularmente;
- Preencher a planilha, mas não mudar hábitos com base nela.
FERRAMENTAS: EXCEL, GOOGLE SHEETS OU APPS?
Não existe uma ferramenta única. “Se não gosta de planilha, use caderno ou aplicativos. O importante é registrar e analisar”, afirma Teresa.
Rejane destaca que planilhas oferecem mais flexibilidade e personalização, enquanto apps trazem praticidade e integração com bancos via open finance. “Hoje, o tempo é um bem valioso. Se um app te ajuda a ganhar tempo, use-o.”
FÓRMULAS DESCOMPLICADAS PARA EXCEL OU GOOGLE SHEETS
A recomendação, segundo Rejane, é começar com funções simpl, taises como:
- Soma de receitas ou despesas: =SOM(A2:A30)
- Média dos valores: =MÉDIA(A2:A30)
- Saldo final: = Total de receitas - Total de despesas
- Capacidade de poupança: = (Total que sobrou / Total da receita)
DISCIPLINA E ANÁLISE: O SEGREDO DO SUCESSO
Para manter o hábito, Rejane recomenda criar rotinas semanais com alarmes. E mais do que registrar, é preciso analisar os dados. “A planilha mostra padrões de consumo e permite decisões conscientes. É como um quebra-cabeça: você move uma peça aqui para conseguir encaixar outra ali. No fim, tudo tem que fechar.”
E se você está gastando mais do que ganha, acumulando dívidas ou sem reserva financeira, talvez seja hora de reorganizar tudo. “A planilha ajuda a enxergar que a renda não está cobrindo o estilo de vida e mostra onde ajustar”, conclui Rejane.
