20 recursos do Google Docs que até usuários antigos desconhecem
Digitação por voz, histórico de versões, tradução e ferramentas de IA estão entre os recursos que podem transformar sua experiência no Google Docs
O Google Docs completou 20 anos este ano, então estou compartilhando 20 dos meus recursos favoritos do GDocs que podem ser úteis para você.
1. DIGITE COM A MINHA VOZ
Ferramentas > Digitação por voz
Quando estou cansado de digitar, dito o texto. Gosto de usar a digitação por voz do Google Docs para acrescentar frases a uma página em branco enquanto penso em voz alta. A transcrição não é perfeita, mas é gratuita.
2. REPRODUZA A FORMATAÇÃO DE UM DOCUMENTO ANTERIOR
Arquivo > Novo > Ajude-me a criar > Reproduzir formato do documento
Posso usar o design de um documento anterior como base para qualquer novo arquivo. Isso me dá uma maneira rápida de criar novos rascunhos já formatados. É necessário ter o Gemini ativado.
3. ADICIONE EXTENSÕES
Extensões > Complementos
Adicione aplicativos ao GDocs. Gosto do Beep para anexar notas de voz aos documentos. O Word Cloud Generator também é interessante. O Docs to Slides, de Alice Keeler, é útil para converter um documento em uma apresentação. A extensão Free icons, do Icons8, facilita a inclusão de pequenos elementos visuais em um documento.
4. ADICIONE RAPIDAMENTE UM LINK A QUALQUER TEXTO
Digite Command+K com qualquer palavra ou frase selecionada
O Google Docs é a ferramenta mais eficiente para adicionar links a textos. Selecione uma palavra e pressione Command+K para escolher entre vários links relevantes sem sair do documento. Isso ajuda a evitar abrir uma aba separada para procurar links. Aqui está um GIF mostrando como funciona.
5. CRIE RAPIDAMENTE UM NOVO DOCUMENTO
Digite doc.new em qualquer navegador para criar rapidamente um documento
Esse atalho permite abrir um novo documento a partir de qualquer janela do navegador. Ele também funciona com outros serviços do Google: slide.new, sheet.new, form.new, site.new, cal.new, meet.new e keep.new. Também funciona com notion.new, canva.new, substack.new e playlist.new (Spotify). Mais exemplos.
6. DIVIDA UM DOCUMENTO EM SEÇÕES
Inserir > Guia
Em vez de criar 20 arquivos para um projeto, transforme um único documento em sua central de trabalho. Cada tema pode ter sua própria guia. Ou cada equipe pode ter uma. Compartilhe tudo com um único link, em vez de administrar uma dúzia de documentos separados. Veja minhas dicas sobre guias (em inglês).
7. ADICIONE UM ÍNDICE
Inserir > Índice
Para documentos longos, crie um índice para que as pessoas encontrem rapidamente o que precisam. Escolha a opção de texto preto para obter uma aparência mais limpa, caso vá imprimir. Adicione títulos dentro do documento (Formatar > Estilos de parágrafo) para garantir que eles apareçam no índice.
8. ACOMPANHE AS ALTERAÇÕES
Arquivo > Histórico de versões
O histórico de versões facilita ver o que você alterou e quando, ou conferir o que os colaboradores editaram. Veja o que mudou, quem fez a alteração e quando.
9. FAÇA UMA CÓPIA DE UM DOCUMENTO
Arquivo > Fazer uma cópia
Duplique algo para criar uma versão diferente. Simples, fácil e rápido. Às vezes, uso esse recurso para controle de versões em vez do histórico de versões integrado.
10. BAIXE UM PDF (OU OUTROS FORMATOS)
Arquivo > Fazer download > Documento PDF
Às vezes preciso compartilhar um PDF para que qualquer pessoa possa ler facilmente meu documento. Não há nada de sofisticado, mas já foi útil centenas de vezes.
11. CRIE ATALHOS DE DIGITAÇÃO
Ferramentas > Preferências e selecione Substituições no canto superior direito
Use abreviações no GDocs para palavras ou frases que você digita com frequência. Liste-as em suas preferências. Para cada uma, escolha uma combinação simples de letras.
A partir daí, sempre que digitar essas letras, elas serão expandidas para a frase desejada. É útil para seu e-mail ou endereço postal, ou para uma palavra que você costuma escrever errado.
12. EXPERIMENTE NOVOS MODELOS
Arquivo > Novo > A partir de um modelo
Comece por um design em vez de uma página em branco. O Google agora oferece mais de 100 modelos, incluindo 60 na galeria de modelos e 40 quando você escolhe a opção “a partir de um modelo” para iniciar um novo documento.
Os modelos de roteiro de projeto e integração são bem elaborados. Os modelos de currículo, carta e proposta também ajudam a valorizar visualmente seu texto. Alguns dos outros modelos são um pouco sem graça.
13. CRIE DOCUMENTOS PARA A WEB
Formatar > Alternar para Sem Páginas
Muitos dos documentos que criamos nunca precisam ser impressos. Por isso, o GDocs agora oferece um formato sem páginas para documentos que serão usados na tela. Ele permite incluir imagens mais largas e elimina quebras de página artificiais. Veja um GIF da visualização Sem Páginas.
14. OUÇA SUAS PALAVRAS
Inserir > Botões de áudio
Quando ouço meu texto sendo lido em voz alta, as partes truncadas ficam evidentes. Isso ajuda na edição. Quando uma voz de IA lê o texto, posso desviar o olhar e dedicar toda a minha atenção à audição.
Esse recurso permite escolher entre sete vozes sintéticas. Elas não soam como robôs. Esse recurso exige uma assinatura de IA ou um plano qualificado do Google Workspace.
15. OBTENHA AJUDA PARA REVISAR O TEXTO
Ferramentas > Revisar
Verifique erros de ortografia ou gramática. Receba sugestões sobre onde dividir frases longas demais ou evitar verbos na voz passiva. Você aceita ou rejeita as alterações uma a uma. É como uma verificação ortográfica ampliada que exige que as configurações de IA estejam ativadas.
16. TRADUZA SEU DOCUMENTO INSTANTANEAMENTE
Ferramentas > Traduzir documento
Compartilhe seu documento em outro idioma. O GDocs mantém o original e cria uma cópia traduzida. A qualidade não é equivalente à de uma tradução humana, mas é suficiente para entender o sentido geral.
17. USE MARKDOWN PARA FORMATAR
Ative em Ferramentas > Preferências
Adicione facilmente títulos, marcadores e outras formatações pelo teclado usando símbolos simples. Use ital para itálico ou negrito para deixar algo em negrito. Você também pode colar textos em Markdown de outros aplicativos usando Editar > Colar a partir do Markdown.
18. VEJA QUEM ESTÁ VISUALIZANDO SEU DOCUMENTO
Ferramentas > Painel de atividades
Um painel que talvez você não tenha percebido mostra quem mais na sua organização visualizou um documento e quando. Você também verá um gráfico mostrando quando comentários foram adicionados.
É preciso ter o Google Workspace e o recurso não está disponível para contas gratuitas individuais. Ajuste as configurações de privacidade para manter sua atividade em segredo.
19. INSIRA ELEMENTOS INTERATIVOS
Inserir > Blocos de criação
Inclua um resumo de IA do seu documento, um registro de decisões, um diretório da equipe, um rastreador de conteúdo ou outros blocos de texto editáveis e baseados em modelos. Ou insira um documento vinculado que seja atualizado automaticamente quando você atualizar o arquivo original.
20. VINCULE PESSOAS, EVENTOS E DOCUMENTOS COM CHIPS INTELIGENTES
Inserir > Chips inteligentes
Os chips inteligentes permitem inserir nos documentos um link dinâmico com prévia. Digite @ e o nome de uma pessoa, lugar ou evento do calendário para inserir uma prévia que aparece quando alguém passa o cursor sobre o item. Veja a explicação do Google sobre o recurso.
DICA BÔNUS: ADICIONE MAIS FONTES
Fontes > Mais fontes
Georgia, Raleway, Proxima Nova e Oswald são boas opções. E são fáceis de ler. Mas experimente outras fontes novas. Use o WhatTheFont para identificar outras fontes que você encontrar e gostar na internet.
Este artigo foi publicado na newsletter Wonder Tools e reproduzido com permissão.
