Um roteiro prático para você nunca mais ficar atolado em e-mails
O e-mail sempre fará parte da sua vida. Por que não torná-lo mais funcional e prático?
Acabei de fazer uma limpa na minha caixa de entrada. Não tenho mais nenhuma mensagem não lida. Arquivei e deletei tudo o que não importava. E ela está bem diferente agora.
Para mim, existem dois tipos de pessoas: aquelas que têm mais de mil e-mails não lidos e aquelas que conseguem manter tudo em ordem.
Todos nós temos e-mail. E a forma como o usamos diz muito sobre a gente.
Lidamos com ele de maneiras diferentes. Para alguns, é parte fundamental do trabalho. Para outros, a comunicação migrou para os aplicativos de bate-papo.
No entanto, o e-mail tem algo a mais. Não é apenas um aplicativo para comunicação. É oficial e permanente. E, a não ser que você abandone de vez a internet, ele fará parte da sua vida. Então, por que não torná-lo mais funcional e prático?
O primeiro passo é limpar a caixa de entrada. Abaixo, apresento algumas dicas de como fazer isso.
TRAPACEIE E MARQUE TUDO COMO LIDO
É possível que você não saiba, mas há como “marcar todos os e-mails como lidos" no Gmail.
Basta clicar no botão “selecionar tudo” no canto superior esquerdo e marcar todos os e-mails na página inicial. Em seguida, na barra superior, aparecerá a opção “Selecionar todas as X conversas em Principal”. Clique nela e selecione “marcar como lida”, “arquivar” ou "excluir''.
Todos nós temos e-mail. A forma como o usamos diz muito sobre a gente.
Uma coisa que me fazia sentir receio, e até um pouco de aversão, era ver o inbox lotado de e-mails não lidos. Aquilo, para mim, era como se fosse uma lista enorme de pendências. Estavam lá porque eram, de alguma forma, importantes.
De fato, existem formas perfeitamente razoáveis e saudáveis de usar sua caixa de entrada como uma lista de tarefas. Mas, quando atingem uma quantidade excessiva, é hora de olhar para as mensagens como nada além de uma pilha de desordem.
Não se preocupe: a ideia não é deletá-las, mas, sim, clicar em “arquivar”. Tudo ainda continua lá, você só precisa usar a barra de busca. É uma sensação maravilhosa deixar tudo organizado apenas colocando o excesso em outro lugar.
SE FIZER QUESTÃO, CONFIRA UM POR UM
Se quiser levar a sério a organização do seu e-mail, precisa olhar um por um. Dependendo da quantidade, isso pode exigir um planejamento criativo.
Você pode dividi-los em lotes. Faça um teste e veja quantos e-mails consegue analisar de uma vez. Subtraia de três a cinco do número total e essa será sua meta. Agora, você pode analisar essa quantidade uma ou duas vezes por dia.
Fazendo isso, terá uma visão mais clara das mensagens que recebe e saberá quantas são realmente importantes. Talvez você consiga identificar certos padrões ou remetentes facilmente descartáveis, o que o ajudará a se organizar melhor no futuro.
GARANTA QUE ISSO NÃO ACONTEÇA NOVAMENTE
Agora, sua caixa de entrada está limpa. Parabéns. Mas é hora de mudar seu comportamento e garantir que este cenário não se repita.
Se quiser levar a sério a organização do seu e-mail, precisa olhar um por um.
Meu ponto fraco são as newsletters. Sobretudo, aquelas cheias de informações interessantes e bem escritas. Meu instinto sempre foi deixá-las lá para ler depois. Mas sabemos que “depois” raramente chega.
Tive que ser completamente honesto comigo mesmo sobre quantas eu realmente lia. No final dessa reflexão dolorosa, reduzi de nove para duas ou três newsletters. E foi ótimo.
Mas e quanto a todo o resto? Você deve lidar com recibos, projetos antigos, mensagens e, claro, spams, sem sentimentalismo e de forma imediata. Lembre-se, não estamos excluindo nada. Você poderá acessar tudo através da barra de busca.
Se não é importante no momento, não precisa ficar na caixa de entrada. Só devem estar lá as coisas nas quais você está trabalhando ou que são importantes para algo que fará em breve.
MUDE SUA RELAÇÃO COM O E-MAIL
Sua missão é fazer com que o e-mail seja um recurso que você acessa pela manhã e verifica periodicamente, mas não de forma obsessiva.
Agora que estamos começando do zero, você pode se permitir ficar viciado em ter uma caixa de entrada sempre limpa e vazia.
Se quiser, pode criar pastas ou usar outras formas de categorizar e arquivar seus e-mails. Mas, lembre-se, descarte o que não é importante e você irá longe.
Boa sorte. E um brinde às nossas caixas de entrada zeradas.
