4 receitas indolores para aumentar a produtividade no trabalho
Você já reparou o quanto valorizamos estar ocupados? Muitas empresas e setores reconhecem e recompensam a agilidade com que realizamos tarefas ou nos adaptamos a novos desafios. Mas, na verdade, acabam por fazer com que os trabalhadores se forcem para além de seus limites. Como resultado, cria-se um ambiente de estresse e esgotamento.
Em uma cultura que valoriza o trabalho árduo e a produtividade, encontramos “sucesso” quando estamos nos esforçando mais e mais. Estar ocupados nos faz sentir e ser vistos como mais importantes o que pode ser uma coisa viciante. Sentimos culpa ou constrangimento quando não estamos produzindo ou fazendo “mil coisas”, seja no trabalho ou nos fins de semana.
Artigos, livros e podcasts mostram que pessoas bem-sucedidas são aquelas que estão dispostas a dar um passo além. Elas acordam às 4h ou 5h para se manterem à frente – quando, na verdade, pesquisas mostram que quanto mais dormimos, mais felizes somos.
Dar duro e estar sempre pensando em trabalho pode ser muito prejudicial tanto para sua saúde quanto para seus objetivos. Dor, estresse e fadiga produzem neurotransmissores que atrapalham a produtividade (e até o raciocínio).
O cérebro funciona melhor quando reservamos tempo para não fazer nada. Precisamos estar felizes e relaxados para ter um desempenho melhor em nossas funções. Abaixo, apresento algumas das minhas técnicas favoritas para ajudá-lo a fazer exatamente isso.
GUARDE 15% DA ENERGIA PARA SI MESMO
A capacidade instalada (utilizada sobretudo na indústria) mede a relação entre a produção e a capacidade de produção. É bastante improvável que uma empresa consiga operar com 100% da capacidade, então 85% é considerado um ótimo desempenho.
O mesmo pode ser dito sobre você e seu cérebro. Você precisa se dedicar 85%, não 100%, para otimizar seus recursos e sistemas mentais.
Basta olhar para o atleta olímpico Carl Lewis, nove vezes medalhista de ouro. Em uma corrida de 100 metros, ele costumava ser o último na marca de 40, mas ultrapassava outros competidores antes da linha de chegada. Enquanto os outros atletas claramente precisavam se esforçar mais no final – cerrando os punhos e franzindo o rosto – Lewis parecia estar com tanta energia quanto na largada. Ele dava 85% de si do início ao fim, não 100%.
Você precisa se dedicar 85%, não 100%, para otimizar seus recursos e sistemas mentais.
DICA: Reduza o ritmo para 85%. Corte 75 minutos de um dia de oito horas, o que corresponde a um dia na semana. Você pode começar fechando sua agenda com antecedência durante feriados (especialmente se trabalha por conta própria). Reserve esse tempo para si, lendo, relaxando ou descansando. Pode parecer contraproducente, mas isso ajudará, no longo prazo.
FIQUE ATENTO AO SEU RELÓGIO BIOLÓGICO
Você já notou que, conforme o dia vai passando, começa a perder a paciência e prestar menos atenção nas reuniões ou conversas? Coisas pequenas passam a incomodá-lo porque está esgotado e sua energia mental está baixa. Logo, este não é o melhor momento para tomar decisões importantes ou tentar ter conversas produtivas.
Estudos de ondas cerebrais mostram que inovação, inspiração e intuição ocorrem apenas quando estamos em certos estados de consciência. Ou seja, quanto mais relaxados estamos, melhor.
Estudos de ondas cerebrais mostram que inovação, inspiração e intuição ocorrem apenas quando estamos em certos estados de consciência.
A maioria se sente mais produtiva logo de manhã. Portanto, grandes decisões e tarefas que exigem atenção e foco (o que chamamos de “trabalho real”) são melhor realizadas pela manhã, e tarefas repetitivas (como enviar e-mails), à tarde, quando estamos com uma carga cognitiva mais baixa.
DICA: Maximize as manhãs planejando seu dia na noite anterior. Antes de encerrar o dia, pense em duas ou três tarefas que deseja fazer primeiro na manhã seguinte e evite entrar em seu e-mail até que sejam concluídas. Aproveite o seu tempo mais valioso.
RESTRINJA REUNIÕES A 25 MINUTOS
Não há como fugir das reuniões. Precisamos delas no trabalho porque, quando metas e ações claras são definidas, é mais fácil trilhar um caminho de sucesso para um projeto ou empresa.
O problema é que costumamos pensar em reuniões como algo que deve durar exatamente uma hora. No entanto, passamos pelo menos 35 minutos desse tempo esperando por colegas que se atrasaram, corrigindo problemas técnicos e nos perguntando sobre prazos (ou sobre a falta deles).
Agendar reuniões de apenas 25 minutos cria um senso de clareza sobre o que é mais importante. Se tivermos esse tempo restrito para definir tudo em reuniões, nos concentraremos melhor no que precisamos fazer. Isso automaticamente nos força a pensar nos dois ou três principais assuntos a serem discutidos e resolvidos.
O tempo restrito nos força a pensar nos dois ou três principais assuntos a serem discutidos e resolvidos.
DICA: Altere seu aplicativo de calendário padrão para 25 minutos, em vez de 60. Sempre deixe claro a todos o objetivo da reunião. Quando aceitar participar de uma, diga aos outros que tem apenas 25 minutos e pergunte com o que sua presença poderá contribuir. Se não houver motivo ou você não tiver certeza do objetivo, economize seu tempo e recuse educadamente.
SIMPLIFIQUE SEUS SISTEMAS
Quando nos deparamos com um problema ou desafio, nosso instinto é “acrescentar coisas” (complicar) em vez de “removê-las” (descomplicar).
Marcamos reuniões extras, por exemplo. Mas, ao fazê-lo, estamos apenas adicionando mais burocracia ou mais tarefas. Quando nossos dias ou semanas estão cheios, costumamos acordar mais cedo ou ficar acordados até mais tarde para concluir os afazeres. E se simplesmente reduzíssemos o número de coisas que nos comprometemos a fazer?
Considere os limites que você pode estabelecer para criar uma “lista de coisas para não fazer”. Ela pode incluir itens como parar de entrar nas redes sociais durante o horário de trabalho, verificar o tempo todo o e-mail, marcar reuniões antes das 10h e depois das 15h ou ficar acordado até tarde.
E se simplesmente reduzíssemos o número de coisas que nos comprometemos a fazer?
DICA: Crie uma lista de tarefas e remova aquelas que são de baixo valor, que consomem energia ou que são uma distração de seus verdadeiros objetivos ou KPIs (indicadores-chave de desempenho, na sigla em inglês). Tudo isso ajudará a se concentrar no que é mais importante e você ficará surpreso com o tempo que essas tarefas consumiam.
Portanto, se você quer ser um profissional “ágil”, “bem-sucedido” ou “que se adapta facilmente”, pare de se esforçar ao máximo e reserve um tempo para si mesmo.
