5 dicas básicas para acabar com o hábito de deixar as coisas para depois
A produtividade por si só não é o que mais importa. Ela é o meio para ter uma vida plena
Pode chamar do que quiser – produtividade sustentável, vida consciente, produtividade saudável: todos nós desejamos ser produtivos sem nos esgotar. No início deste ano, porém, me senti presa em um movimento pendular que oscilava entre a cultura da aceleração e o descaso com a produtividade.
Logo percebi que tinha que haver um ponto ideal – um meio-termo onde eu pudesse desfrutar do trabalho que fazia e encontrar tempo para mim mesma fora do escritório, de forma consistente. Era a única saída.
Estabeleci cinco princípios para alcançar esse estilo de vida e vou compartilhá-los aqui. Mas, antes de prosseguir com a leitura, saiba que sou uma redatora freelancer. Isso significa que tenho mais controle sobre meus dias e meu trabalho do que um funcionário contratado tradicional.
No entanto, você pode aplicar esses princípios a ambos os tipos de trabalho, desde que trabalhe em um espaço saudável, com autonomia e independência suficientes.
1. Pare de demonizar a procrastinação
Durante anos, eu sabia que era uma grande procrastinadora e odiava isso em mim. Mais do que um problema de trabalho, a mania de ficar "enrolando" era um problema emocional. Sempre que eu usava meu tempo para ler em vez de responder a e-mails, minha autocrítica ficava me cutucando.
Mas – surpresa! – acontece que o objetivo da minha vida não é apenas fazer as coisas. Alguns dos meus momentos mais bonitos aconteceram quando eu estava fazendo outras coisas em vez do que deveria estar fazendo. Gosto de me sentar no parapeito da janela, ler, ouvir música e conversar com meus amigos.
Em vez de me culpar pelo tempo desperdiçado, comecei a pensar nos pontos de atrito entre mim e a tarefa que eu queria fazer. Por que não estou disposta a fazer esse trabalho? Mudar o foco da culpa para começar a perguntar a mim mesma por que eu estava adiando algo foi uma mudança de paradigma imediata.
2. Divida suas tarefas em duas categorias: "alto nível" ou "bom o suficiente"
Todo mundo tem uma mistura de tarefas essenciais, mas cansativas e trabalhosas na lista de afazeres. Para mim, escrever era a tarefa mais importante. É aqui que eu busco sempre a excelência. Não há como se acomodar. Cada projeto de redação terá 100% da minha energia, motivação e foco.
Se você não sabe como determinar a quantidade de trabalho que pode fazer de forma realista, comece com um aplicativo de controle de tempo.
Mas responder a e-mails e manter uma presença em redes sociais eram tarefas essenciais e entediantes. Nesses casos, decidi que tudo bem ser apenas "boa o suficiente" nessas coisas. Em vez de responder aos e-mails de imediato, decidi verificar minha caixa de entrada uma vez por dia. Passei a aparecer nas mídias sociais só quando tinha vontade.
Talvez, no seu cargo, não seja possível responder e-mails com calma. Ainda assim, aposto que há algumas tarefas que você poderia fazer com menos perfeição e que não prejudicariam o seu trabalho. Analise sua lista de tarefas e veja quais itens se enquadram na categoria "eleve o nível" e quais trabalhos vão ficar satisfatórios com "bom o suficiente".
3. Preencha seu tempo de lazer com uma combinação de descanso ativo e passivo
Depois de terminar meu trabalho do dia, eu geralmente fazia algumas tarefas e assistia a alguma coisa na Netflix. Era relaxante, mas me sentia carente de energia criativa depois das horas de trabalho.
O problema é que todo o descanso que eu praticava era passivo. No subconsciente, ainda estava pensando no trabalho enquanto lavava roupa, fazia o jantar e assistia a "Modern Family".
Os seres humanos não funcionam com a mesma capacidade todos os dias. Se você acha que pode assumir nove projetos, assuma apenas oito.
Precisava de uma forma de descanso que me tirasse da minha própria cabeça (e do Google Doc na minha cabeça). Experimentei colocar mais atividades depois do trabalho – um treino, uma sessão de escape room com amigos, um livro envolvente ou um podcast interessante.
Eu sabia que estava fazendo pausas melhores porque me sentia mais revigorada e recarregada com essas atividades do que quando ficava só rolando a tela do celular.
Isso não é um conselho para jogar a televisão e as formas passivas de entretenimento no lixo. Elas têm seu valor. É só uma sugestão para incluir outras formas de diversão ativa em seu tempo livre, para que você se beneficie das vantagens de ambas.
4. Pegue menos trabalhos do que você acha que consegue fazer
Este ano, comprei uma agenda online de projetos para me ajudar a determinar minha capacidade para o mês. Eu queria saber quanto dinheiro estava ganhando e quantos projetos tinha assumido.
Depois de alguns meses de tentativa e erro, encontrei meus números ideais. Não assumi mais do que nove projetos de redação por mês durante o resto do ano, e minha vida profissional é a mais tranquila que já tive.
Se você ainda não sabe como determinar a quantidade de trabalho que pode fazer de forma realista, comece com um aplicativo de controle de tempo. Monitore o tempo que cada tarefa leva ao longo de alguns meses. Isso também vai ajudar a manter um registro da semana, anotando quando você se sentiu sobrecarregado e quando sentiu que as tarefas eram ótimas para sua capacidade.
Ao longo de algumas semanas, você vai começar a ter uma noção do tempo que cada tarefa leva para ser concluída e, no futuro, vai conseguir fazer um orçamento adequado para ela. Ainda assim, eu aconselharia usar a média desses dados e dar a si mesmo alguma margem de manobra.
Os seres humanos não funcionam com a mesma capacidade todos os dias. Você pode ter tido uma boa noite de sono, tomado um bom café da manhã e estar de bom humor no dia em que monitorou uma tarefa. Provavelmente levará mais tempo em um dia ruim. Se você acha que pode assumir nove projetos, assuma apenas oito.
Manter uma carga de trabalho realista também é, muitas vezes, uma questão de comunicação com sua equipe. Por exemplo, se você estiver se sentindo sobrecarregado com a quantidade de trabalho que tem para fazer, talvez precise conversar com o chefe, recusar novos projetos ou pedir ajuda aos colegas.
Os dados de controle de tempo o ajudarão a comunicar sua disponibilidade com mais clareza e a priorizar os projetos de maior relevância.
5. Tenha uma agenda flexível
Tenho certeza de que há mais gente que, assim como eu, não consegue funcionar bem em um cronograma rígido. Gosto que meus dias sejam sempre diferentes uns dos outros.
Isso significa antecipar minhas semanas (ou seja, fazer a maior parte do meu trabalho às segundas e terças-feiras), exercitar-me em horários diferentes e começar a trabalhar um pouco mais tarde em dias aconchegantes. Em vez de me forçar a me alinhar com o cronograma "produtivo" ideal, decidi abraçar minhas tendências e trabalhar com elas.
Assim, em alguns dias, aproveito a descontração e trabalho até tarde da noite. Em outros, me enrolo em um cobertor e leio. Eu mesma crio as regras e, portanto, posso adaptá-las aos meus caprichos.
Sei que isso não é possível em todos os ambientes de trabalho. Mas muitas empresas que incentivam o trabalho remoto e independente também oferecem essa flexibilidade. No mínimo, você pode se dar ao luxo de entrar um pouco mais tarde em alguns dias ou fechar o laptop mais tarde do que o normal em outros.
Ainda me esforço para ter horários de trabalho mais rígidos, mas também fiz as pazes com o fato de que não há como se livrar das restrições do ser humano.
Pode ser que eu tenha um dia perfeito na segunda-feira e me sinta preguiçosa no dia seguinte. Uma obra na casa pode fazer com que seja preciso trabalhar à noite por alguns dias. Essas coisas não são fracassos pessoais, são apenas a realidade de ser humano.
PRODUTIVIDADE SUSTENTÁVEL, UMA JORNADA PESSOAL
A produtividade tem tudo a ver com personalização. O que funciona para mim pode não funcionar para você. O que funciona para você agora pode não funcionar para você mais tarde. É fundamental descobrir seu estilo de trabalho e combiná-lo com um sistema de produtividade que funcione melhor para você.
Adote os princípios que se adaptam à sua vida e dê a si mesmo tempo para se ajustar. E não se esqueça de automatizar todas as tarefas que puder para conseguir atingir a meta de produtividade sustentável.
Este artigo foi publicado originalmente no blog do Zapier e reproduzido com permissão.
