5 dicas para tornar as reuniões mais produtivas e seguras para os funcionários
Quando os funcionários se sentem seguros para compartilhar suas ideias e opiniões, eles se tornam mais engajados e produtivos
Nada mais humano do que a necessidade de se sentir seguro e valorizado. A sensação de segurança melhora o desempenho, os relacionamentos e o bem-estar geral. O trabalho ocupa uma parcela significativa da vida e, por isso, é fundamental que as pessoas se sintam psicologicamente seguras em seus empregos.
Um funcionário médio passa mais de um terço de suas horas de trabalho em reuniões, mas os chefes estão perdendo boas oportunidades de criar espaços seguros nessas ocasiões. Como líder de RH, participei de centenas, talvez milhares, de reuniões. Já presenciei reuniões boas, ruins e deprimentes.
Com base na minha experiência, fiz uma lista de etapas que você pode seguir para promover a sensação de segurança e aumentar a produtividade durante suas reuniões.
1. Crie regras de participação
A construção de espaços seguros começa antes de qualquer pessoa entrar na sala. Comece criando regras compartilhadas de engajamento. Não precisa ser nada complexo. Foque em alguns princípios básicos, como o protocolo para o uso de câmeras nas reuniões virtuais, quais os requisitos pré-reunião e como fazer para para pedir a palavra.
No mundo ideal, essas normas deveriam priorizar o bem-estar das pessoas, mais do que o rigor no local de trabalho. As regras servem para promover a comunicação aberta e incentivar a segurança emocional.
Quando regras gerais de engajamento estão bem estabelecidas, todos sabem exatamente o que esperar das reuniões.
Seguir práticas universais ajuda as pessoas a saber o que esperar de cada reunião. Se três gerentes tiverem três estilos muito diferentes, os funcionários vão se sentir inseguros sobre como agir. Isso gera nervosismo, estresse e inibe a participação.
Quando regras gerais de engajamento estão bem estabelecidas, todos sabem exatamente o que esperar das reuniões e conseguem se preparar adequadamente. Reitere essas regras antes de cada encontro, para resolver qualquer confusão que persista.
Incentive os membros de sua equipe a se responsabilizarem mutuamente. Os funcionários que percebem certos comportamentos ou palavras como prejudiciais devem se sentir seguros para expressar sua preocupação e descontentamento diretamente aos colegas. Essa liberdade cria um ambiente de trabalho mais saudável, seguro e responsável para todos.
2. Mande informações com antecedência
Alguém já colocou uma reunião em sua agenda sem contexto? Isso tira qualquer um do sério. Os líderes precisam preparar os funcionários para a discussão, divulgando mais do que apenas o título da reunião. As equipes podem, inclusive, adotar a prática de contar com uma agenda pré-reunião, com itens de discussão compartilhados.
Essas informações ajudam as pessoas a se sentirem mentalmente preparadas para a reunião. Conhecer a agenda de antemão, especialmente quando se trata de um assunto incômodo, reduz as tensões. Há tempo para acalmar reações mais impulsivas e para organizar melhor os pensamentos.
Quanto mais gente estiver bem preparada, mais ideias serão colocadas na mesa.
As anotações feitas antes da reunião também facilitam a melhor comunicação e ajudam no brainstorming. Pouquíssimas pessoas conseguem ter boas ideias sob pressão. Ao receber os pontos de discussão antes de uma reunião, os funcionários podem elaborar suas sugestões e se sentir confiantes para compartilhar seus pensamentos.
Quanto mais gente estiver bem preparada, mais ideias serão colocadas na mesa. O preparo deixa as pessoas no estado de espírito certo para discutir o assunto em questão. Além disso, os funcionários sabem que não haverá surpresas.
3. Ouça com atenção e controle seu tom de voz
As pessoas percebem estão realmente sendo ouvidas ou não. Elas não vão se sentir à vontade de compartilhar ideias se acharem que suas opiniões serão ignoradas ou menosprezadas.
responda de forma ponderada e construtiva a cada ideia que ouvir.
Demonstre que está envolvido e prestando atenção. Faça perguntas para esclarecer determinados pontos ou repita com outras palavras o que disse o seu interlocutor. Deixe claro que não há resposta errada e responda de forma ponderada e construtiva a cada ideia que ouvir.
Além disso, preste atenção em como você fala, para garantir o uso de um tom e linguagem respeitosos e inclusivos. É preciso identificar de antemão frases possivelmente problemáticas a serem evitadas. Se palavras ou frases racistas ou preconceituosas são comuns ou foram identificadas como frequentes em uma empresa, a equipe pode tomar a iniciativa de elaborar um código de conduta para reuniões.
4. Valorize e reconheça as vozes dos funcionários
A contribuição de todos é valiosa. Faça um esforço para atrair a participação dos mais quietos durante a conversa. Muitas pessoas não se sentem à vontade para falar na frente dos outros, mas ficariam felizes em contribuir se tivessem uma oportunidade mais aberta.
Tente solicitar primeiro a opinião de membros da equipe que não costumam se manifestar, ou faça alguma pergunta diretamente a eles. Mesmo que não falem, reconheça e aprecie esses colaboradores, para nutrir a confiança e o sentimento de pertencimento. Você também pode dar atenção individual a cada um depois da reunião, quando eles se sentirem mais à vontade.
5. Treine gerentes para que se comuniquem com versatilidade
Todo mundo trabalha e pensa de forma diferente. Uma única abordagem de comunicação não alcançará nem capacitará efetivamente todas as pessoas. Treine seus gerentes para enxergar e entender os membros da equipe como indivíduos.
Faça um esforço para atrair a participação dos mais quietos durante a conversa.
Ao atender às preferências de comunicação de cada um, é mais provável que os líderes façam com que os funcionários se sintam seguros. Também vale a pena ensinar os gerentes a ter consciência sobre a qualidade da sua comunicação, para que possam interagir de forma mais eficaz.
Quando as pessoas se sentem seguras para compartilhar ideias e opiniões, elas ficam mais propensas a serem produtivas e engajadas. Levar em conta as expectativas em torno da reunião, praticar a escuta ativa, dar tempo aos participantes para se prepararem e tratar cada funcionário de forma personalizada vai ajudar a fazer com que suas reuniões se tornem um espaço seguro de colaboração e criatividade.
