Tempo livre ou tempo perdido? 5 empresas testaram uma semana sem reuniões
Veja o que especialistas têm a dizer sobre a experiência
Profissionais do conhecimento passam, em média, um dia inteiro por semana – cerca de 23% do tempo – em reuniões. Com agendas tão cheias, manter o foco se torna um desafio, e muita gente acaba trabalhando além do expediente para dar conta das tarefas.
Não é à toa que a ideia de eliminar as reuniões tem ganhado cada vez mais adeptos – afinal, o tempo que sobra pode ser usado em atividades que exigem mais concentração. Mas será que cortar as reuniões funciona mesmo?
Grace Williams, vice-presidente de atendimento da agência de relações públicas PANBlast, conseguiu convencer sua liderança a cancelar todas as reuniões por uma semana. Com mais de 20 reuniões tomando metade da sua agenda, ela viu a pausa como uma chance de focar no que realmente importava e aliviar o cansaço do excesso de videoconferências.
Apesar de alguns colegas sentirem falta da interação social e terem dificuldades para entender as prioridades da semana, 92% disseram que gostariam de repetir a experiência ainda naquele ano.
Mas fica a dúvida: é melhor adotar um dia fixo para trabalho focado ou testar uma semana inteira sem reuniões? E será que, com tantas ferramentas de colaboração disponíveis, o caminho está mais em ajustes pontuais do que em mudanças radicais?
A seguir, profissionais de diferentes empresas compartilham como estão repensando a cultura das reuniões:
RESERVE UM DIA PARA TRABALHO FOCADO
Quando entrei na empresa, há dois anos, implementei a política de “sexta-feira sem reuniões” – e logo a empresa inteira abraçou a ideia. O impacto foi imediato: mais produtividade, nenhuma falha de comunicação e um clima muito melhor entre a equipe.
As sextas são ideais para responder e-mails, resolver pendências administrativas e fechar a semana com tranquilidade. Isso ajuda até a mente a desacelerar antes do fim de semana. Além disso, todo mundo tende a concluir os trabalhos em grupo até quinta-feira, o que melhora o cumprimento dos prazos.
Usamos o Teams para continuar conectados, e a sexta-feira acabou se tornando o dia em que todos compartilham suas conquistas, mantendo a comunicação, mas sem perder o foco.
Heather Curtis, diretora de vendas e marketing da Tormach
DÊ FERRAMENTAS PARA EVITAR REUNIÕES DESNECESSÁRIAS
Políticas como abolir reuniões de vez ou instaurar semanas inteiras sem encontros já ficaram para trás com o avanço da inteligência artificial. Em vez de impor uma regra rígida, o mais eficaz é dar ferramentas para que cada um decida quando realmente precisa participar de uma reunião – e ainda assim tenha acesso a tudo o que foi discutido.
Com um copiloto de reuniões baseado em IA, as equipes conseguem reduzir em até 20% a quantidade de encontros, sem perder nada: tudo fica registrado em relatórios automáticos e pode ser acessado com uma busca inteligente. Ninguém mais precisa revisar atas – é só consultar a base de conhecimento e seguir adiante.
David Shim, cofundador e CEO da Read AI
ESTRUTURE A SEMANA COM METAS CLARAS E POR ESCRITO
Ficamos cinco dias úteis sem nenhuma reunião – nada de check-ins, encontros diários ou ligações rápidas. Funcionou como um sprint: cada um se comprometia com um projeto-chave e compartilhava sua meta no Slack logo na segunda-feira de manhã.
Durante a semana, nossa produtividade dobrou – tanto em campanhas lançadas quanto em novas funcionalidades entregues. Foi uma energia contagiante. Mas, no fim do experimento, percebemos que as conversas criativas e trocas informais praticamente desapareceram sem as conversas em tempo real.
Por isso, manter um ritmo saudável exige compromissos claros e por escrito. No nosso caso, todo mundo publica uma introdução na segunda-feira e um resumo na sexta. Sem isso, a ausência de reuniões pode fazer com que as pessoas se tornem“invisíveis” – um dos principais obstáculos para o progresso.
Edward White, diretor de crescimento da beehiiv
GARANTA APOIO DA LIDERANÇA DESDE O INÍCIO
Na Shift, implementamos as “quartas-feiras de trabalho focado” há mais de um ano. Só deu certo porque tivemos o apoio total da liderança desde o começo. Muitas vezes, são os próprios líderes que mais lotam a agenda, marcando reuniões sempre que há um horário livre.
As equipes observam como seus gestores se comportam para entender o quanto devem levar uma nova política a sério. Por isso, para que a iniciativa funcione a longo prazo, é fundamental que a liderança dê o exemplo.
Sabrina Banadyga, vice-presidente de marketing da Shift
SEJA INTENCIONAL COM A AGENDA DE REUNIÕES
Ter uma boa relação com reuniões não significa acabar com elas – e sim ser intencional. Só participo de encontros com pauta clara e objetivo definido. Se dá para compartilhar a informação de forma assíncrona, é isso que eu faço. E, se posso delegar e deixar que a equipe toque sem mim, melhor ainda.
Meu conselho? Dê o exemplo. Proteja sua agenda, valorize seu tempo de foco e mostre que não estar em todas as reuniões é, na verdade, um sinal de maturidade, autonomia e confiança – não de falta de engajamento.
Jean-Christophe Taunay-Bucalo (JC), presidente e diretor de operações da TravelPerk
