6 dicas para você perder menos tempo respondendo e-mails
Às vezes, a melhor solução é simplesmente não responder
A gente perde muito tempo de trabalho só respondendo e-mails. Se conseguíssemos reduzir o tempo que levamos escrevendo cada um deles, seria possível liberar algumas horas por dia.
Como coach de gerenciamento de tempo, meu papel é ajudar os clientes a aumentar sua eficácia e produtividade e a alcançar um melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional. Isso pode ser feito por meio de várias técnicas diferentes, incluindo repensar como eles gerenciam seus e-mails.
A seguir, compartilho seis das melhores estratégias para perder menos tempo com e-mails.
NÃO RESPONDA
Essa dica pode parecer meio drástica, mas às vezes a maneira mais rápida de responder a um e-mail é simplesmente... não respondendo!
Algumas situações exigem uma resposta rápida, mas muitas outras, não. Não se trata de ignorar mensagens importantes, mas de não perder tempo quando uma resposta não é necessária.
Há uma série de situações em que não é preciso enviar resposta:
• Pedidos de pessoas aleatórias, que você não conhece, demandando coisas que você preferiria não fazer.
• Conversas por e-mail que já foram concluídas e nas quais uma resposta seria somente algo como "Ótimo!"
• E-mails em cadeia, em que outras pessoas já responderam a alguma pergunta.
Além disso, você não precisa confirmar o recebimento de todos os e-mails e nem responder a todos eles. Se algo não requer resposta, deixe para lá.
USE “EXPANSORES DE TEXTO”
Um dos meus truques favoritos para escrever mensagens de rotina é o uso de “expansores de texto”. Esse tipo de software permite que você crie abreviações curtas para grandes quantidades de texto, como frases, sentenças ou parágrafos.
Algumas situações exigem resposta rápida, mas muitas outras, não.
Por exemplo, quando digito “CCT” já aparece a minha assinatura embaixo da seguinte frase: “Concordo com tudo! Elizabeth”.
Também uso um expansor de texto para parágrafos que explicam as perguntas mais frequentes sobre meu trabalho, como quanto custa o serviço de coaching de gerenciamento de tempo.
Para tudo aquilo que digito com frequência, tenho em um expansor de texto para economizar tempo e a energia mental de digitar a mesma coisa várias vezes ao dia.
CONFIRME O RECEBIMENTO
Às vezes, as pessoas enviam mensagens muito longas e você se sente obrigado a ler tudo antes de confirmar que recebeu o e-mail. Só que, muitas vezes, não é preciso responder cada ponto que foi levantado.
você não precisa confirmar o recebimento de todos os e-mails e nem responder a todos eles.
Nesses casos, é totalmente aceitável responder com uma ou duas frases rápidas, apenas confirmando o recebimento da mensagem. Não é preciso dar uma resposta do tamanho do texto que você recebeu.
As possíveis respostas provisórias podem ser algo como “obrigada por me manter atualizada. Agradeço por todas as informações.” ou “obrigada por ter partilhado sua opinião. Vou considerá-la na hora de tomar minha decisão.”
Em alguns casos, e-mails curtos e educados podem economizar muito tempo.
RESPONDA ABAIXO DA MENSAGEM ORIGINAL
Quando é preciso responder ponto por ponto de um longo e-mail, pode ser mais rápido colocar a resposta logo abaixo de cada item da mensagem que te enviaram.
No topo da sua mensagem, você pode dizer: “Oi! Por favor, veja minhas respostas abaixo em negrito.”
Em seguida, para cada ponto ou pergunta do e-mail original, coloque a resposta em destaque. Gosto de colocar em negrito o que escrevo, para tornar mais fácil para a outra pessoa encontrar rapidamente o que respondi.
TOME O TEMPO QUE PRECISAR (MAS AVISE)
Para os e-mails mais importantes, que exigem uma resposta detalhada por escrito, recomendo enviar uma nota rápida informando ao remetente que você recebeu a mensagem. Por exemplo: “obrigada pelo seu e-mail. Vou levar algum tempo para analisá-lo e volto a entrar em contato em breve.”
Em alguns casos, e-mails curtos e educados podem economizar muito tempo.
Crie um lembrete para responder no final do dia ou marque-o como importante na caixa de entrada, desde que tenha certeza de que retornará a esse sinalizador. Antes de responder, analise o e-mail, dê um tempo e reflita: como você se sente em relação a este e-mail? O que precisa dizer?
O que me ajuda muito é sair da minha mesa e tomar uma xícara de chá, se eu tiver que pensar profundamente. Depois de clarear minha mente, volto e escrevo a resposta.
Quando se trata de uma grande decisão ou de uma situação emocionalmente carregada, geralmente vou dormir antes de enviar uma resposta, para me dar uma última chance de revisá-la no dia seguinte. Depois de fazer as edições finais, clico em "enviar".
Este método não é rápido. Mas, se algo realmente requer uma resposta ponderada, é mais jogo dar o tempo necessário para criar uma resposta ponderada e realmente comunicar o que precisa ser comunicado, do que ficar com um peso nas costas por dias ou semanas porque você não reservou o tempo necessário para responder adequadamente.
USE O TELEFONE
E, finalmente, em alguns casos, a melhor estratégia é enviar um e-mail de volta solicitando o agendamento de uma reunião curta ou, simplesmente, pegar o telefone e fazer uma ligação.
Uma conversa de cinco ou 10 minutos pode economizar uma hora tentando redigir um e-mail perfeito. Isso vale especialmente para aquelas vezes em que se você não entendeu exatamente o que a pessoa estava tentando dizer.
Em nosso mundo cada vez mais digital, o e-mail continua ocupando uma grande parte da agenda de trabalho. Mas, se você empregar essas estratégias, pode conseguir reduzir drasticamente sua carga horária.
