Agrupar tarefas funciona melhor que uma lista?
A troca constante de tarefas cobra um preço do cérebro. Criar blocos de tempo sem interrupções pode ser uma solução simples
Quando o assunto é produtividade, não faltam dicas. Já experimentei muitas delas, mas, no fim das contas, acabei mantendo uma prática parecida: todos os dias, tenho uma lista de tarefas organizada da mais importante para a menos importante. Esse sistema funcionou bem o suficiente para mim. Ou pelo menos era o que eu pensava.
Nos últimos dois meses, várias distrações da vida pessoal reduziram minha flexibilidade de tempo. Isso quer dizer que precisei aprender a ser eficiente com o tempo que tinha disponível.
Uma das coisas que percebi é que conseguia realizar muitas tarefas quando agrupava atividades semelhantes. Então, comecei a agrupar tarefas parecidas para realizá-las em sequência.
Eu esperava alguma melhora. Mas, depois de uma semana, percebi que estava fazendo essa coisa de produtividade completamente errado.
Acontece que o culpado pela oscilação da minha produtividade era a troca de contexto. Como o próprio termo sugere, significa passar de um tipo de tarefa para outro.
O conceito surgiu no mundo da computação, onde a unidade central de processamento (CPU) interrompe o trabalho em um processo, armazena e salva seu estado para que seja possível retomá-lo mais tarde e aí começa a trabalhar em outro. Um exemplo prático é ficar alternando constantemente entre diferentes aplicativos no celular ou no notebook.
No ambiente de trabalho, trocar de contexto pode ter um alto custo cognitivo. Isso é especialmente verdadeiro quando você fica indo e voltando entre duas tarefas.
Anthony Sali, professor assistente de psicologia da Universidade Wake Forest, explica que, quando estamos trabalhando em uma tarefa, acionamos um sistema de memória ativa no cérebro. Isso significa que ficamos menos suscetíveis às distrações provocadas por outras coisas que estão acontecendo ao redor.
“Quando você quer passar de uma tarefa para outra, precisa se desligar da primeira por alguns momentos”, explica Sali. “Quando você se abre para a possibilidade de mudar de tarefa, também fica mais propenso a se distrair com outras coisas.”
A SENSAÇÃO DE “ENTRAR NO RITMO”
Curiosamente, o custo de alternar entre tarefas semelhantes pode ser cognitivamente maior do que o de alternar entre tarefas que não utilizam a mesma função cerebral.
Quando perguntei ao professor por que eu considerava o agrupamento de tarefas mais eficiente, ele disse que a diferença estava no fato de que eu não estava tentando fazer várias coisas ao mesmo tempo, e sim uma tarefa de cada vez.
Se estivesse tentando alternar entre a edição de dois artigos diferentes (algo que nunca fiz e não tenho intenção de fazer), isso poderia ter um custo cognitivo maior do que escrever um e-mail enquanto escuto um podcast.
o ponto ideal não é eliminar completamente a troca de contexto, mas encontrar blocos de tempo sem interrupções.
No entanto, quando faço uma tarefa semelhante logo depois de outra, a transição tem “menos potencial” para me interromper. É exatamente isso que tenho experimentado.
Não sou uma pessoa que consegue facilmente “entrar no ritmo” ou alcançar um estado de flow. Desde que comecei a agrupar tarefas, porém, cheguei bem perto disso.
Consigo pensar em uma razão principal para o agrupamento de tarefas ser tão eficaz: quando eu já estava “no ritmo” de uma determinada atividade, realizar mais duas ou três tarefas daquele mesmo tipo não exigia uma pausa de transição tão grande.
O PODER DO TEMPO SEM INTERRUPÇÕES
Reconheço o privilégio que tenho por poder fazer esse experimento: defino meus próprios horários e minha agenda. Não enfrento o problema que faz com que o trabalhador corporativo moderno sinta que não tem escolha a não ser trocar de contexto o dia inteiro, ao ser interrompido por colegas ou por mensagens e e-mails, por exemplo.
Sali afirma que a chave para entender os efeitos negativos da troca de contexto está na dose. Ele menciona um experimento de laboratório no qual os participantes podem escolher quando alternar entre duas tarefas diferentes. “O que você descobre é que as pessoas ficam no meio do caminho”, diz.
“Elas não querem continuar fazendo a mesma coisa para sempre porque ficam muito entediadas. Então, depois de algum tempo, queremos direcionar nossa atenção para algo novo.” Ao mesmo tempo, alternar constantemente entre tarefas é muito desgastante. Isso cria a possibilidade de erros e fadiga.
Leia mais: Quer entrar em estado de flow? O melhor jeito é não tentar
Para Sali, o ponto ideal não é eliminar completamente a troca de contexto, mas encontrar blocos de tempo sem interrupções. Ele incentiva gestores e empregadores a considerar uma política que permita isso.
Mesmo que seja apenas reservar um período para que os funcionários possam realizar seu trabalho sem serem interrompidos ou chamados para participar de outra conversa, diz ele, “acho que isso é, definitivamente, algo que pode ser colocado em prática”.
