Atividades paralelas durante reuniões online prejudicam a produtividade
Mesmo breves interrupções provocadas pela alternância entre tarefas podem custar até 40% do tempo produtivo de uma pessoa
Dentre os trabalhadores qualificados, poucos hábitos são tão onipresentes quanto o de tentar ser multitarefa – aquela tendência de, aparentemente fazer várias coisas ao mesmo tempo.
Digo "aparentemente", porque há evidências científicas que sugerem que a multitarefa é, em sua maior parte, uma troca de tarefas, ou seja, uma alternância entre atividades ou áreas de foco de atenção.
Portanto, embora possamos "sentir" que estamos sendo muito produtivos ao fazermos várias coisas, estamos, na verdade, dividindo nossos recursos de atenção (finitos) entre diferentes tarefas, o que nos deixa intelectualmente dispersos.
Cerca de 60% a 75% dos trabalhadores relatam que se distraem no trabalho, o que, somente nos EUA, equivale a cerca de US$ 650 bilhões em perda de produtividade.
Pesquisas mostram que até mesmo breves bloqueios mentais criados pela alternância entre tarefas podem custar até 40% do tempo produtivo de uma pessoa, o equivalente a uma queda de 10 pontos de QI no desempenho cognitivo.
Isso é quase tão debilitante quanto fumar maconha, mas sem a experiência subjetiva de se sentir mais criativo (que nem sempre vem acompanhada por conquistas objetivas).
A multitarefa acontece principalmente durante as reuniões por videoconferência, o que explica por que muitas pessoas preferem ficar com a câmera desligada. E também por que muita gente está animada com a possibilidade de enviar seu avatar para participar de reuniões, fazendo com que a IA não apenas grave, transcreva e resuma as reuniões, mas também participe como se a pessoa estivesse lá.
Talvez, no futuro das videoconferências, cada funcionário envie sua IA ou avatar virtual para participar, falando com outros assistentes de IA, enquanto nós nos dedicamos a atividades alternativas que prendam toda a nossa atenção.
Até lá, seguem algumas reflexões sobre os perigos da prática de multitarefas, especialmente durante as reuniões de vídeo:
1. As pessoas relatam menor retenção de conhecimento e de informações depois de se ocuparem com várias tarefas durante as chamadas.
2. A multitarefa durante as chamadas pode induzir ao estresse e à fadiga do Zoom.
3. Até 80% dos trabalhadores admitem realizar várias tarefas ou perder o foco durante as chamadas de vídeo.
4. As reuniões matinais têm maior probabilidade de induzir à multitarefa do que as reuniões à tarde – provavelmente porque as pessoas estão com mais energia para lidar com suas pendências, que elas priorizam em relação às reuniões.
5. As outras pessoas conseguem perceber se você está ocupado com outras coisas, da mesma forma que você sabe quando os outros estão (a menos que eles também estejam distraídos).
6. As empresas gastam entre 7% e 15% de seu orçamento em reuniões, mas o retorno sobre esse investimento é baixo. Embora haja uma arte e uma ciência para realizar reuniões eficazes, é mais provável que isso seja a exceção do que a regra nas empresas do mundo real.
7. Reuniões mais curtas, menores, esporádicas, feitas no momento certo, presenciais e voltadas para a ação têm mais probabilidade de evitar a multitarefa do que as que não são assim.
8. Se você não tem nada a dizer, se não há nenhuma ação a ser tomada, se há muitas pessoas na sala e se você não tem nada para aprender, é melhor não participar da reunião, em vez de se ocupar com várias tarefas.
9. Se o seu motivo para participar da reunião é fingir que se importa ou que está trabalhando, então é melhor fazer um esforço real para fingir que se importa com as reuniões, o que implicaria não fazer outras coisas.
10. A incapacidade de vislumbrar os resultados e a obsessão por acompanhar as informações contribuem para a sobrecarga durante das reuniões, o que, por sua vez, contribui para a prática de outras atividades em paralelo.
a multitarefa é, na maior parte, uma alternância entre atividades ou áreas de foco de atenção.
Para criar uma cultura de engajamento e produtividade, os chefes precisam reavaliar sua abordagem em relação às reuniões e ao gerenciamento de tarefas. É essencial promover um ambiente em que o trabalho focado seja mais valorizado do que a mera ilusão de estar muito ocupado.
As soluções incluem:
- Reestruturar as reuniões para garantir que sejam realmente necessárias, voltadas para objetivos claros e que incluam apenas as pessoas diretamente envolvidas
- Incentivar intervalos entre as tarefas para reduzir a sobrecarga cognitiva e oferecer treinamento sobre o gerenciamento eficaz da carga de trabalho
- Aproveitar a tecnologia para automatizar tarefas rotineiras, liberando o intelecto humano para a solução de problemas complexos
Ao adotar essas estratégias, podemos transformar o ambiente profissional em um local onde a qualidade supere a quantidade, a atenção seja preservada e a produtividade genuína seja a regra, e não a exceção.
