Reset de Domingo: dicas para organizar a sua semana
Reservar 30 minutos para rever compromissos, definir prioridades e resolver pequenas pendências pode ajudar a começar a semana com menos estresse.
Quando alguma coisa não funciona em nossa vida, a reação mais comum é achar que precisamos nos esforçar mais, ter disciplina ou força de vontade. Mas muitas vezes a solução está na maneira como organizamos nossas atividades e criamos sistemas para lidar com elas.
Essa é a ideia central de How to Be Good at Life: Simple Systems to Achieve More and Stress Less (Como ser bom na vida: sistemas simples para realizar mais e se estressar menos, em tradução livre), novo livro de Ben Meer.
Criador da newsletter System Sunday, sobre produtividade e organização pessoal, Meer tem mais de 250 mil assinantes. Ele também atua como coach executivo de fundadores e CEOs e trabalhou como consultor de gestão na Ernst & Young.
A seguir, o autor apresenta cinco aprendizados de seu livro, incluindo uma rotina de 30 minutos aos domingos para planejar a semana e eliminar pequenas fontes de estresse.
1. A VIDA MODERNA É COMPLEXA DEMAIS PARA DEPENDER APENAS DE HÁBITOS
A vida sempre foi difícil, mas de maneiras diferentes. Para as gerações anteriores, boa parte do esforço era físico. Talvez seu avô realmente tenha caminhado oito quilômetros para chegar à escola.
Hoje, uma grande parte desse esforço é cognitiva. O mundo moderno aumentou a conveniência, mas também a complexidade. Ganhamos acesso a uma quantidade praticamente infinita de informações, enquanto nossa capacidade de processá-las continua limitada.
É por isso que a vida atual pode parecer a administração de uma pequena empresa para a qual ninguém nos ensinou a trabalhar.
Finanças pessoais, compromissos familiares, tarefas administrativas intermináveis. São tantas atividades que fica difícil acompanhar todas.
Uma das principais soluções propostas para lidar com essa complexidade é desenvolver hábitos. E eles realmente são poderosos. Pesquisas sugerem que cerca de 40% do que fazemos diariamente é habitual, o que facilita bastante nossa vida.
Mas isso também significa que a maior parte das nossas atividades não é habitual, e muitas nunca serão.
Nossos maiores projetos criativos, os trabalhos estratégicos mais importantes e até os relacionamentos não podem ser reduzidos a hábitos. Essas atividades envolvem etapas demais ou acontecem com pouca frequência para se tornarem automáticas.
Mesmo assim, muita gente se cobra porque aprendeu que, com esforço suficiente, tudo deveria começar a funcionar no piloto automático.
A vida atual pode parecer a administração de uma pequena empresa para a qual ninguém nos ensinou a trabalhar.
Os hábitos são apenas uma ferramenta dentro de um conjunto maior de sistemas. Funcionam muito bem para determinados problemas, mas há instrumentos melhores para outros.
Uma checklist, por exemplo, é perfeita para não esquecer algo importante. Um plano de projeto, com etapas e prazos definidos, funciona quando você está reformando a cozinha ou tentando conseguir um novo emprego.
É difícil atravessar esse tipo de complexidade dependendo apenas de hábitos.
Não precisamos abandoná-los. Precisamos ampliar nosso conjunto de ferramentas. Quanto mais opções tivermos, mais facilidade teremos para lidar com as demandas da vida.
Leia também: O poder do checklist: 5 aplicativos para organizar sua vida no trabalho
2. RESOLVA A CAUSA DO PROBLEMA, NÃO APENAS O SINTOMA
Quando alguma coisa dá errado, é tentador procurar uma solução rápida em vez de resolver a causa do problema.
Na década de 1990, o mármore do Memorial de Lincoln, em Washington, estava se deteriorando mais rapidamente do que o esperado.
O problema parecia ser causado pelos excrementos dos pássaros. O monumento precisava ser limpo constantemente, e a própria limpeza acelerava o desgaste da pedra.
Uma das soluções propostas foi instalar estruturas metálicas para afastar as aves.
Mas o entomologista Donald Messersmith decidiu investigar o que estava por trás daquele problema. Em vez de procurar outra forma de afastar os pássaros, começou a perguntar por quê.
Por que o mármore estava se deteriorando? Porque era limpo com muita frequência.
Por que precisava de tanta limpeza? Por causa dos excrementos dos pássaros.
Por que havia tantos pássaros? Porque se alimentavam das aranhas presentes no monumento.
E por que havia tantas aranhas? Porque elas encontravam ali pequenos insetos para comer.
Esses insetos, por sua vez, eram atraídos pelos refletores que iluminavam o memorial ao anoitecer.
A solução proposta foi simples: atrasar o acendimento das luzes até que passasse o período de maior atividade dos insetos.
Um experimento conduzido em 1990 mostrou uma redução expressiva na quantidade de insetos atraídos ao memorial durante as noites em que a iluminação era ligada mais tarde.
O exemplo mostra a importância de investigar a origem de um problema antes de tentar resolvê-lo. Na nossa vida, porém, frequentemente fazemos o contrário.
Compramos mais caixas organizadoras em vez de nos desfazer das coisas de que não precisamos. Apagamos as mesmas mensagens indesejadas todos os dias em vez de cancelar a assinatura de uma lista de e-mails.
Se um problema continua aparecendo, talvez seja hora de continuar perguntando “por quê?” até encontrar algo que possa ser modificado. Enquanto outras pessoas continuam limpando os excrementos dos pássaros, você pode estar descobrindo o que fazer com as luzes.
3. USE O MÉTODO DRIVE PARA CRIAR UM PLANO
Depois de identificar o problema, como construir um sistema capaz de resolvê-lo?
Empresas de alto desempenho, equipes esportivas campeãs e criadores produtivos costumam seguir um padrão semelhante. Primeiro, estabelecem um objetivo. Depois, constroem um sistema que aumenta as chances de alcançá-lo.
Com o tempo, organizei esse processo em cinco etapas, reunidas no método DRIVE.
A maneira mais fácil de explicar o funcionamento é contar uma experiência pessoal.
Decidi que queria correr uma meia maratona, apesar de ter passado boa parte da vida acreditando que correr era uma espécie de tortura legalizada.
D — Define (definir). O primeiro passo é esclarecer o objetivo e identificar o que pode impedir sua realização. Minha meta era completar uma meia maratona. Os riscos mais evidentes eram sofrer uma lesão ou deixar que o trabalho ocupasse o tempo reservado aos treinos.
R — Reverse Engineer (engenharia reversa). Uma meia maratona tem 21,1 quilômetros. Então, parti da data da prova e organizei o treinamento de trás para frente, aumentando gradualmente as distâncias.
I — Implement (implementar). É quando o plano começa a funcionar na prática. Em vez de depender da motivação, coloquei os treinos na agenda. A motivação se torna especialmente pouco confiável quando a vida fica agitada.
V — Validate (validar). É preciso criar uma maneira de avaliar os resultados. Passei a registrar minhas corridas para verificar se o treinamento estava funcionando.
E — Evolve (evoluir). Use os resultados para melhorar o sistema. Eu percebia que minha energia despencava perto do fim das corridas longas. Por isso, ajustei minha alimentação: passei a consumir mais carboidratos antes dos treinos e a levar géis energéticos.
Quando comecei, corria tão devagar que as velhinhas fazendo caminhada acelerada, com pesos nos tornozelos, me ultrapassavam.
Mas fui melhorando semana após semana. Até que consegui completar uma meia maratona em um percurso cheio de subidas, na cidade de Asheville, em um tempo do qual fiquei muito orgulhoso.
É isso que um bom sistema faz. Você não precisa ser excelente quando começa. Precisa de um processo que ajude a melhorar.
A vida nos apresenta problemas, mas nem sempre oferece um manual de instruções. O DRIVE é uma maneira de criar esse manual.
4. RESERVE 30 MINUTOS DO DOMINGO PARA ORGANIZAR A SEMANA
Eu costumava sofrer com a ansiedade de domingo.
Bastava chegar a tarde de domingo para começar a pensar nas reuniões, nos prazos, nas tarefas e em tudo o que estava pendente para a semana seguinte.
Com o tempo, percebi que boa parte dessa ansiedade era meu cérebro pedindo um plano.
Foi quando comecei a reservar de 30 a 60 minutos aos domingos para organizar os dias seguintes.
Primeiro, identifico minhas prioridades e reservo espaço para elas no calendário.
Isso protege o tempo dedicado ao que considero importante e permite antecipar problemas antes que a semana comece.
Talvez eu perceba que tenho quatro horas seguidas de reuniões na terça-feira. Então, acrescento algum intervalo, nem que seja para ir ao banheiro.
Ou descubro que marquei dois compromissos para o mesmo horário e posso resolver o conflito com antecedência.
Investir meia hora no domingo pode fazer com que as outras 167 horas e meia da semana transcorram de maneira muito mais tranquila.
Mas há outra parte do System Sunday que considero ainda mais importante: aproveitar uma parcela desse tempo para criar um sistema que facilite a vida dali em diante.
Talvez você possa instalar um gerenciador de senhas para parar de redefinir seus acessos o tempo todo.
Ou automatizar o pagamento de uma conta.
Ou criar um lembrete recorrente para os aniversários de pessoas importantes.
“Investir meia hora no domingo pode fazer com que as outras 167 horas e meia da semana transcorram de maneira muito mais tranquila.”
Imagine que, a cada semana, você elimine uma pequena fonte recorrente de frustração, automatize uma tarefa repetitiva ou facilite algum comportamento que gostaria de manter.
Depois de um mês, serão quatro melhorias funcionando a seu favor. Depois de um ano, serão dezenas.
Não tente reorganizar a vida inteira em um único fim de semana.
Escolha uma coisa. Torne-a mais simples. Na semana seguinte, faça isso novamente.
Leia também: Trabalhadores remotos sofrem menos da “síndrome do domingo à noite”
5. ORGANIZAR O AMBIENTE PODE FUNCIONAR MELHOR DO QUE DEPENDER DA DISCIPLINA
Se alguma área da sua vida parece mais difícil do que deveria, tente observar como ela está organizada. Como afirmou o médico Paul Batalden, todo sistema é perfeitamente projetado para produzir os resultados que produz.
Se algo não está funcionando, vale investigar o sistema antes de se culpar.
Imagine que você esteja constantemente exausto.
Uma interpretação baseada em características pessoais seria concluir que você é ruim em manter uma rotina de sono. Mas, ao observar o sistema, talvez encontre outra explicação: seu celular fica na mesa de cabeceira, você passa mais 45 minutos rolando a tela antes de dormir e acaba reduzindo o próprio tempo de descanso.
Depois de identificar essa relação, pode mudar a organização do ambiente.
Talvez comece a carregar o celular em outro cômodo e compre um despertador tradicional.
O que parecia uma falha pessoal se transforma em uma oportunidade de reorganização.
Em vez de se cobrar continuamente, procure entender a estrutura por trás dos resultados que está obtendo.
Quando consegue enxergar o sistema, você também pode modificá-lo.
