Como a comunicação ajuda a criar um ambiente de trabalho saudável
Especialista em comunicação explica estratégias para você se tornar um comunicador excelente
Quando o assunto é comunicação, existem três estratégias eficazes que ajudam a influenciar as pessoas e mudar suas perspectivas e ações para melhor.
São elas:
1) Ser um transmissor: consiste em direcionar e dizer às pessoas o que fazer, fornecendo instruções e orientações claras para alcançar os resultados desejados.
2) Ser um mentor: essa estratégia consiste em perguntar às pessoas como elas lidariam com determinada situação, incentivando-as a dar suas opiniões e orientando-as em direção às suas próprias soluções.
3) Ser um questionador: ao questionar a maneira como as pessoas estão encarando as coisas e ao promover discussões saudáveis, você pode estimular o pensamento crítico, a criatividade e a inovação, levando a mudanças positivas no comportamento e nos níveis de comprometimento delas.
Cada uma dessas estratégias envolve assumir uma personalidade de algum tipo. Hoje, vamos falar sobre como assumir o papel de um transmissor e como essa postura pode ajudar a criar uma cultura de feedback.
COMO SER UM TRANSMISSOR
Essa estratégia se baseia em fornecer informações de uma maneira que estimule as pessoas a mudar e a agir. Ao assumir a função de transmissor, o objetivo é comunicar-se de um ponto que integre coração, mente e corpo.
Isso permitirá que você sinta o que quer dizer e pense na pessoa para quem está dizendo, Também permitirá racionalizar a situação para encontrar a melhor maneira de expressar algo de modo a causar o impacto pretendido e apresentar a mensagem com congruência em sua fisiologia e tonalidade. Essas habilidades representam a base necessária para ser um transmissor.
Agora vamos focar na importância do transmissor na hora de dar feedback aos membros da equipe. Quando usado e adotado conscientemente, o feedback pode ser uma estratégia eficaz para afetar o comportamento das pessoas.
Há alguns eventuais desafios em relação à cultura do feedback. O principal deles é quando essa prática não é um dos valores da empresa nem uma prática comum da equipe.
Ao assumir a função de transmissor, o objetivo é comunicar-se de um ponto que integre coração, mente e corpo.
Outro obstáculo é quando as pessoas não são treinadas adequadamente para dar feedback. Elas podem ter modelos, mas não os aplicam porque têm medo de chatear o outro ou de deixar de serem apreciadas.
O ponto que eu gostaria de destacar é que o feedback nunca é sobre a pessoa, mas sobre seu comportamento. A eficácia dependerá de como ele é dado e de como é recebido. Isso exige flexibilidade de ambos os lados.
Uma estrutura simples que você pode usar para elaborar seu feedback é a seguinte
1. Destaque o comportamento
2. Explique o impacto que esse comportamento está causando
3. Ofereça uma sugestão ou pergunte qual é a sugestão deles
Vamos usar um exemplo. Você tem uma colega, chamada Carol, que está sempre no telefone durante as reuniões, o que gera interrupções. Na hora de oferecer a ela um feedback sobre esse problema, seguindo a estrutura acima, você poderia dizer algo como:
- Comportamento: 'Oi, Carol, notei que você está sempre no telefone durante nossas reuniões'.
- Impacto: "Isso está causando interrupções e as reuniões estão demorando mais do que o necessário porque eu preciso repetir as informações".
- Sugestão: 'Você poderia, por favor, não usar o telefone durante as reuniões?" ou "O que você poderia fazer de diferente para evitar o uso do telefone durante nossas reuniões?
Em três etapas simples, você vai direto ao ponto, destaca o comportamento e oferece uma ação alternativa. Não é nada pessoal. É apenas o fato de a pessoa estar agindo de um jeito que não está funcionando no ambiente atual.
As respostas mais comuns tendem a ser a aceitação, a justificativa ou a defensiva. O que, em nosso exemplo, seria algo como:
- Aceitação: "Tudo bem, vou parar de usar o telefone durante as reuniões".
- Justificativa: 'Preciso usar o telefone porque isso e aquilo...'
- Reatividade: "Não concordo e não sou a única pessoa que usa o telefone durante as reuniões...
Prepare-se para todas as possibilidades e esteja pronto para acompanhar o processo fazendo perguntas de coaching e usando estratégias de gerenciamento de conflitos. O exemplo acima é um exemplo de feedback construtivo, que é o que precisamos para crescer e nos desenvolver.
Entretanto, você precisa equilibrá-lo com feedback motivacional de vez em quando. Seguindo essa mesma estrutura de três etapas, informe as pessoas sobre o desempenho delas.
Seja claro, conciso e consistente em sua comunicação e sempre adapte sua abordagem à pessoa com quem está interagindo. A função do líder não é apenas dar ordens, mas também criar um caminho para o sucesso por meio de comunicação e orientação eficazes.
