Como evitar a perda de conhecimento valioso quando funcionários vão embora
A perda de conhecimento é uma questão de liderança que merece mais atenção dos principais executivos de uma empresa
No decorrer da minha carreira, pude constatar que o conhecimento institucional de um indivíduo pode ser a chave para a garantia do seu emprego. Muitas vezes, esse funcionário é considerado uma espécie de apólice de seguro, ou seja, passa a valer a pena mantê-lo na empresa.
Essa percepção significa que, geralmente, quando se trata de documentar e transmitir o conhecimento, as pessoas compartilham apenas o mínimo necessário. E a maior parte do que elas sabem também deixa a empresa no momento em que elas vão embora.
Embora essa dinâmica ocorra com mais frequência nos setores que dependem de inteligência especializada e informações confidenciais – incluindo o setor financeiro, onde passei quase duas décadas –, a perda de conhecimento institucional tem impactos imediatos e de longo prazo em todos os setores.
Testemunhei consequências que vão desde a perda de clientes até gastos gigantescos com recrutamento, processos internos desmantelados e enormes oportunidades de inovação e novos negócios perdidas.
A perda de conhecimento valioso, por muito tempo relegada às equipes de RH e de pessoas, é na verdade uma questão que abrange as lideranças de uma forma ampla. Essa questão merece mais atenção dos principais executivos de uma empresa, com uma abordagem atualizada, que aproveite as novas soluções de IA disponíveis.
ENTENDENDO A PERDA DE CONHECIMENTO
As empresas estão expostas regularmente à perda de conhecimento de todos os tipos. A Sugarwork, plataforma de gerenciamento de conhecimento baseada em IA, calcula que as empresas da Fortune 500 perdem US$ 31,5 bilhões por ano devido à saída de pessoas que acumularam conhecimento essencial de dentro das empresas. As demissões em massa em todos os setores nos últimos anos só aumentaram a gravidade do problema.
A natureza do conhecimento perdido varia muito, desde dados concretos até percepções de caráter subjetivo – onde, geralmente, ficam as maiores lacunas. Mais de 80% dos dados da empresa são qualitativos e grande parte deles é mantida pelos membros mais experientes da equipe.
a perda de conhecimento institucional tem impactos imediatos e de longo prazo em todos os setores.
Se juntarmos a isso o fato de que apenas 15% a 20% de todo o conhecimento de uma empresa é documentado, o verdadeiro custo e o tamanho do problema ficam evidentes.
Portanto, embora a rotatividade seja um fator relevante para a perda de conhecimento em geral, os principais riscos também são criados por lacunas em relatórios profundamente enraizadas e pela falta de uma metodologia sistemática para a transferência de conhecimento em tempo real
UMA QUESTÃO QUE DIZ RESPEITO À TODA C-SUITE
Para os líderes, a má gestão do conhecimento tem um impacto comercial tangível. Ouvi vários exemplos de empresários que estão enfrentando esse desafio, inclusive Vanessa Liu, da Sugarwork.
Por exemplo, eles contaram que uma grande empresa farmacêutica estava gerenciando a alienação de ativos, pedindo aos membros da equipe que compartilhassem insights em documentos individuais do Word. Uma grande companhia aérea monitorava sua rede de especialistas em várias planilhas.
Essas situações têm consequências reais que vão muito além do alto custo geral da ineficiência dos negócios. Os relatórios recentes sobre o aumento de situações de "quase acidente" nas pistas dos aeroportos são uma boa ilustração disso.
Os executivos de alto nível precisam reconhecer a escala do possível impacto econômico e na reputação da empresa, na equipe e nos clientes.
AS SOLUÇÕES DE IA ESTÃO AO NOSSO ALCANCE
As plataformas de IA podem fazer uso de dados estruturados e não estruturados e automatizar a maioria dos processos complexos envolvidos no gerenciamento do conhecimento. Desde a criação de registros organizados e pesquisáveis até a potencialização da transferência de conhecimento em momentos importantes da transição dos negócios, várias startups financiadas por empreendedores estão oferecendo soluções para esses problemas.
Em nível empresarial, as ferramentas de IA podem garantir que o conhecimento seja coletado e retido adequadamente em cada estágio do ciclo de vida do funcionário. Com reuniões virtuais e híbridas, a IA também pode agregar informações comerciais e propor soluções inteligentes, quase em tempo real e acionáveis em um formato digerível, evitando, de certa forma, o excesso de perda de conhecimento.
apenas 15% a 20% de todo o conhecimento de uma empresa é documentado.
As soluções para evitar a perda de conhecimento valioso não são apenas essenciais para garantir a solidez de uma empresa, mas também podem capacitar a liderança com as informações necessárias para tomar decisões importantes, alocar melhor seu tempo e identificar prioridades.
É claro que os líderes precisam proceder com bastante cautela. Essas ferramentas não são perfeitas, portanto, os líderes e as equipes de segurança precisam estar cientes de como seus dados confidenciais podem ser expostos.
Muitos ainda veem a perda de conhecimento como um risco a ser tratado somente pelos líderes de RH. Trata-se, na verdade, de uma prioridade corporativa de caráter estratégico devido às suas implicações de grande alcance para os resultados.
A responsabilidade pela adoção de uma estratégia de gestão do conhecimento está diretamente relacionada ao nível executivo, ou seja, à diretoria executiva da empresa.
Não se trata apenas de os líderes cuidarem da perda de conhecimento durante a rotatividade ou em momentos de mudança estrutural, mas de um investimento contínuo em ferramentas tecnológicas que tratam o conhecimento como um importante ativo organizacional.
