Como fazer todos prestarem atenção à sua apresentação – até os distraídos
Ter que preparar uma apresentação no trabalho pode ser assustador. Como se não bastasse o medo das demissões iminentes e as dificuldades de ter que lidar com uma equipe híbrida, você ainda precisa ser o porta-voz que vai "vender" o trabalho de sua equipe.
O ambiente de trabalho tem sido um poço de distrações, com colegas se sentindo pressionados a produzir mais com menos, especialmente depois de anos de estresse gerado pela pandemia e por outras crises.
E, mesmo quando se sente confiante de que fez, sim, uma boa apresentação, é provável que pelo menos parte do seu público participe por videoconferência, o que significa que você não terá a atenção plena.
Por isso, é importante que entender que, muitas vezes, as pessoas simplesmente não conseguem processar todas as informações que chegam até elas. Tenha empatia pelo seu público sobrecarregado, apresentando-lhes informações precisas e uma sugestão clara de como agir com base nelas.
SIMPLES E DIRETO
Em primeiro lugar, é importante manter a apresentação o mais curta possível. A duração costuma variar, mas a sabedoria convencional indica que os 18 minutos do TED Talk é a quantidade máxima de tempo aconselhável para fornecer informações detalhadas.
apresente informações precisas e uma sugestão clara de como agir com base nelas.
Como estrategista de comunicação, meu workshop mais popular chama-se “Say It Shorter” (algo como encurte a conversa), o que demonstra que há uma demanda por apresentações mais resumidas.
Independentemente do tempo que você reservou, a chave para uma apresentação bem-sucedida é chegar ao ponto principal rapidamente e fornecer detalhes e contexto suficientes para influenciar seu público antes que eles fiquem distraídos olhando para seus celulares.
A seguir, listo três erros comuns que as pessoas cometem ao fazer apresentações e explico como corrigi-los e como reformular seu pensamento.
Erro 1: você não tem clareza sobre o seu objetivo
Se você não entender o que sua audiência quer e precisa, tende a parecer disperso ou a apresentar informações erradas. Se apresentar informações simplesmente despejando dados, sem explicar seu objetivo, também corre o risco de perder a atenção das pessoas.
O que fazer: pense como um coach e seja claro sobre seu objetivo
Determinar o propósito da sua apresentação começa com uma compreensão profunda do seu público e de como você
a chave para uma apresentação bem-sucedida é chegar ao ponto principal rapidamente.
pode se comunicar com eles. As pessoas não têm tempo, paciência ou atenção para examinar as informações que você está passando e decidir se elas são úteis. Informe seu objetivo antecipadamente.
Lembre-se também do nível de detalhes que as pessoas precisarão. Seu chefe imediato, por exemplo, pode querer ver mais dados do que seu CEO. Se a apresentação for para um grupo de profissionais, faça o possível para identificar por que eles deveriam reservar um tempo do dia deles para aprender com você.
Erro 2: você colocou informações demais
Observei que, quando quem está apresentando tenta espremer muitos dados, a primeira tendência é falar mais rápido, em vez de reduzir o conteúdo. Alguns tentam jogar muitas informações básicas, o que é equivalente a apresentar evidências em um artigo científico com a frase da tese só no final. No momento em que você chegar à conclusão, as pessoas já vão estar pensando em outro assunto.
O que fazer: pense como um editor e faça uma curadoria
Os jornalistas são treinados para apresentar a informação mais importante primeiro e chamar a atenção desde o início. É o contrário dos cientistas, que tendem a construir seu caso gradualmente. Comece pelo título atrativo, para dar ao público um motivo para continuar ouvindo.
forneça detalhes e contexto suficientes para influenciar ou público antes que eles comecem a olhar para o celular.
Além de começar com o argumento mais importante, uma maneira de selecionar é adotar a regra de três. Ela se baseia na premissa de que nossos cérebros provavelmente não se lembrarão de mais do que três coisas ao mesmo tempo.
Pense em três palavras-chave memoráveis: vim, vi, venci. Reduzir, reutilizar, reciclar. Se você tiver mais de três pontos-chave, corre o risco de perder a concentração das pessoas.
Se estiver tentando inserir mais informações, crie uma “pasta de extras” na área de trabalho. Se alguém pedir mais dados, você pode acessá-la rapidamente durante a apresentação ou enviá-la logo após terminar de falar.
Erro 3: você se perdeu nas "historinhas"
Está provado que as pessoas se lembram mais de histórias centradas em situações reais do que em dados puros. No entanto, muitos apresentadores começam com “era uma vez” e vão cena por cena até o “felizes para sempre”. Quando sua palestra ficar muito impregnada de elementos extras, as pessoas começam a se perguntar por que ela é relevante.
O que fazer: pense como um roteirista e mantenha a história em movimento
Um roteirista sabe colocar o espectador no meio da ação, para chamar a atenção e retê-la. Uma técnica é perguntar a si mesmo se cada componente da história faz, realmente, a apresentação avançar ou se você está atolado em detalhes irrelevantes.
Outro elemento de um roteiro de sucesso é um final impactante. Teste sua apresentação para garantir que ela tenha uma narrativa convincente e não fique cheia de jargões ou detalhes dispensáveis. Pratique condensando tudo em três minutos ou tente escrever seu ponto-chave em um tuíte.
Conhecendo seu objetivo, selecionando as informações e usando elementos narrativos direcionados, suas apresentações serão precisas, impactantes e memoráveis.
