Como ser mais produtivo aproveitando ferramentas simples
Já se tornou lugar-comum a constatação de que vivemos uma correria sem fim. Temos o trabalho para dar conta, os amigos para encontrar, a família para cuidar. Além disso, também queremos que sobre tempo para nós mesmos. E, é claro, temos pressa para dar conta de toda essa lista de compromissos.
Existem duas abordagens básicas para lidar com essa conjuntura de querer fazer tudo ao mesmo tempo agora. Uma delas é adotar o caminho das melhores decisões, que consiste em investir mais tempo para descobrir o que é realmente importante. Saber o que importa, imediatamente revela o que não se deve ou não se precisa fazer. E isso significa responder a algumas perguntas difíceis.
E há também uma segunda abordagem da produtividade: como fazer o máximo de trabalho dentro do mesmo volume de tempo? É preciso fazer a ressalva de que esse caminho é, muitas vezes, contestável. Ideias que nos ajudam a fazer mais coisas em menos tempo podem ser potencialmente prejudiciais. Mas a realidade é que a maioria de nós nem sempre tem a opção de eleger prioridades e dizer não. Às vezes, nós só precisamos mesmo dar conta de uma tonelada de trabalho.
A boa notícia é que há táticas que você pode começar a adotar desde já e que terão um enorme impacto no número de coisas que você consegue fazer no dia. A seguir, explicarei três das minhas táticas favoritas.
USE O RELÓGIO A SEU FAVOR
A sensação de que nunca seremos capazes de encaixar tudo na agenda pode ser assustadora. Mas podemos fazer o tempo trabalhar a nosso favor. Em vez de pensar: “Como encaixar todas as pendências nesta semana?” concentre-se nos próximos 60 minutos e decida o que você quer fazer antes que essa hora acabe. Com esse prazo autoimposto iminente, a pressão te ajudará a mergulhar fundo e cumprir a tarefa.
Sou um grande fã da estratégia de usar uma agenda para me ajudar quando mapeio aquilo em que devo me concentrar. Como vantagem adicional dessa estratégia, seus colegas também conseguem visualizar no que você estará trabalhando, e saber de antemão quando você não estará disponível para reuniões.
PREPARE-SE COMO UM CHEF DE COZINHA
Qual é a grande diferença entre um cozinheiro amador e um chef? A forma como eles se preparam para cozinhar. Os chefs nunca precisam começar do zero na hora em que um pedido chega à cozinha. Eles já têm prontos todos os preparos que poderiam ser adiantados. E com as etapas já encaminhadas, é muito mais fácil executar o prato.
Quer facilitar o início de uma tarefa que você vem procrastinando? Comece pela fase de preparação. Isso pode significar limpar sua mesa, fechar os aplicativos de que você não precisa, guardar seu telefone. Algumas pessoas chegam a se vestir para o home office, para incorporar a mentalidade de trabalho.
Em seguida, reúna os materiais necessários para fazer o trabalho. Obtenha todos os documentos necessários. Digite seus “ingredientes”. Digamos que você deva escrever um e-mail difícil que está postergando: eu me preparo anotando em um rascunho alguns pontos do que acho que devo dizer.
No fim das contas, isso acaba me levando a realmente concluir o trabalho. Ao preparar e fazer as coisas fáceis primeiro, você entra no estado de espírito certo para enfrentar as coisas mais difíceis.
NÃO DEIXE OS OUTROS ROUBAREM SEU FOCO
Quando estamos tentando fazer algo complicado, nossos cérebros são programados para economizar energia. Por isso, praticamente qualquer coisa que exija menos energia nos afasta do foco no que tentamos fazer. Enquanto estou tentando redigir este artigo, por exemplo, estou sentindo um desejo desesperado de olhar o meu Twitter.
Acredito que combater esse tipo de desejo é uma habilidade que podemos melhorar com o tempo. Mas isso não vai te ajudar esta semana. O que você pode fazer desde agora é eliminar todas as distrações que roubam seu foco. Não os gatilhos que vêm de sua própria cabeça, mas as coisas externas, como seu telefone.
Se há um presente que você pode dar para si mesmo, é desabilitar as notificações em todos os seus dispositivos. É sério. E se você é desses que pensa “não tenho dificuldade em manter o foco na tarefa que tenho em mãos enquanto meu telefone fica acendendo ao meu lado”, então essa dica se aplica especialmente a você. O que você tem a perder? Abandone todos os sons e notificações. Eu desativei todos eles no meu telefone e computador, exceto a minha agenda e a função de receber telefonemas.
Se você possui um Mac, pode ir um passo adiante ocultando seu dock e o menu da barra inicial. Cada estímulo visual do qual você se livrar significará menos chances de que algo o afaste do que precisa ser feito.
Temos uma tendência a introduzir táticas demais quando tentamos melhorar nossa maneira de trabalhar. Na maioria das vezes, isso é uma má ideia, mas espero que essas três sugestões simples ajudem você a trabalhar de forma mais eficaz.
