Por que está cada vez mais difícil prestar atenção no trabalho
A crise de atenção ajuda a explicar a ascensão dos assistentes de IA em reuniões e expõe o custo da multitarefa extrema.
A crise de atenção fica evidente em quase qualquer reunião virtual. Talvez haja mais bots do que pessoas. O Otter toma notas. O Fathom grava. O Zoom AI Companion prepara um resumo. O Microsoft Copilot pode estar fazendo o mesmo. Ninguém sabe quantos bots estão escondidos nos bastidores, “ouvindo” a conversa para indicar os próximos passos quando a chamada terminar. Antes mesmo que alguém diga algo que valha a pena lembrar, vários assistentes de IA já parecem estar a postos para registrar tudo.
Essas ferramentas têm valor real. Poucos de nós conseguem ouvir com atenção, contribuir de forma relevante e, ao mesmo tempo, registrar todas as decisões. Ainda assim, a popularidade repentina dos assistentes de IA que tomam notas aponta para um problema muito maior. Ficamos tão acostumados a dividir nossa atenção que agora precisamos da tecnologia para lembrar as conversas das quais participamos.
O problema nos acompanha muito além das reuniões. Checamos o e-mail durante palestras, lemos mensagens enquanto conversamos com a família e mantemos várias abas do navegador abertas ao realizar um trabalho que exige reflexão profunda. Estamos fisicamente presentes em um lugar, enquanto nossa mente circula por outros cinco.
Embora chamemos isso de multitarefa, na maior parte do tempo é apenas atenção fragmentada.
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O CUSTO DE ESTAR PRESENTE PELA METADE
Costumo perceber a atenção fragmentada no rosto das pessoas durante as reuniões. Assim que alguém entra em uma chamada e nota que ela está sendo gravada, começa imediatamente a trabalhar em outra coisa. Vejo seus olhos percorrendo a tela para responder a outros e-mails e a mão buscando o celular para conferir uma mensagem. A pessoa está visível em seu quadrado no Zoom, mas apenas uma fração de sua atenção permanece na conversa.
Então chega o resumo feito pela IA. Ele contém os assuntos, as decisões e as tarefas. Mas não consegue recuperar a pergunta que ninguém fez, a hesitação que ninguém percebeu ou a ideia que poderia ter surgido se as pessoas estivessem de fato envolvidas.
Informação coletada não é o mesmo que conhecimento adquirido.
Uma reunião depende de mais do que um registro preciso. Depende de pessoas atentas o bastante para questionar uma suposição, conectar duas ideias ou perceber quando um colega está escondendo alguma coisa. Esses momentos raramente aparecem nas notas oficiais, mas muitas vezes determinam se uma equipe tomará uma boa decisão.
O mesmo princípio se aplica a uma conferência. Podemos sair de lá com páginas de anotações, fotografias dos slides e links para as gravações das sessões. Mas o que absorvemos? Que ideia nos desafiou? O que ouvimos que mudará nossa forma de trabalhar?
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ATENÇÃO É RESPONSABILIDADE DA LIDERANÇA
Um de meus professores observou, com razão, que a atenção era a moeda da liderança.
A atenção é a moeda da liderança.
Líderes deveriam levar esse problema a sério, porque sua atenção dá o tom para todos os outros. Se um líder responde a e-mails enquanto um colega fala, a equipe recebe uma mensagem clara sobre o tempo e as ideias de quem realmente importam. A reunião pode continuar, mas o compromisso coletivo com ela desapareceu.
A atenção também está intimamente ligada à responsabilidade. As pessoas se lembram daquilo que questionaram, discutiram e ajudaram a construir. Sentem-se menos responsáveis por uma decisão que mal ouviram e que depois encontraram em um resumo.
Nosso tempo é limitado. Costumo pensar nele em termos de respiração. Cada pessoa tem um número limitado de respirações ao longo do dia e da vida. Se decidimos gastar parte delas em uma reunião, com um colega ou com a família, também deveríamos fazer um esforço sincero para estar realmente presentes.
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4 FORMAS DE PROTEGER A ATENÇÃO EM UMA REUNIÃO
Os líderes não conseguem eliminar todas as distrações, mas podem estabelecer expectativas mais saudáveis em relação à atenção:
- Antes de marcar uma reunião, pergunte se o assunto realmente exige uma discussão. Quando uma atualização for suficiente, envie uma mensagem.
- Quando a conversa exigir reflexão e julgamento, incentive as pessoas a fechar abas que não tenham relação com o assunto e a silenciar as notificações.
- Reconheça as possíveis distrações e mullher. Depois, peça que todos voltem a atenção para o início da reunião e para as ideias que os colegas estão prestes a apresentar. Incentive a participação e a presença de todos.
- Ao final, peça que os participantes expliquem os próximos passos com as próprias palavras, em vez de depender apenas da lista produzida pela IA.
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O PAPEL DAS FERRAMENTAS DE IA
As ferramentas de IA devem ter uma função bem definida. Elas podem registrar decisões, produzir transcrições e ajudar colegas ausentes a acompanhar o que aconteceu. Mas não deveriam servir como uma licença para que todos os demais deixem de prestar atenção.
Uma transcrição pode nos dizer o que foi dito. Não pode ouvir por nós, aprender por nós nem fazer outra pessoa se sentir ouvida.
A tecnologia continuará disputando nossa atenção enquanto se oferece para administrar as consequências de nossa distração. Cabe aos líderes decidir onde sua presença é mais necessária e protegê-la de acordo com essa prioridade.
Essas responsabilidades continuam sendo nossas.
