Descubra por que o pessoal do escritório não responde aos seus e-mails
Três estratégias práticas para reduzir a "fadiga do inbox" e melhorar sua comunicação no trabalho
No começo da minha carreira, estava focada em ser eficiente. Queria ser produtiva, causar impacto. E achava que tinha dominado o jogo do e-mail no ambiente corporativo: responder rápido, copiar o chefe e outros para que soubessem o que eu estava fazendo, guardar os e-mails como documentação e reenviá-los quando as pessoas ficassem confusas.
“Pelos comentários dos seus colegas, você manda muitos e-mails. Isso está sobrecarregando a equipe", disse meu chefe, exasperado, em uma de nossas avaliações de desempenho. “Mas não é para nos comunicarmos por e-mail?”, perguntei, confusa. “Você deveria se comunicar. Nem tudo precisa ser um e-mail.”
Ele tinha razão. Em algum momento, abracei o e-mail, fiquei obcecada por ele e passei a tratá-lo como se meu trabalho fosse escrever e-mails, em vez de perceber que era apenas uma ferramenta para me ajudar a fazer meu trabalho melhor.
Hoje, tenho certeza de que meus colegas tremiam só de ver meu nome na caixa de entrada. Com o tempo, provavelmente só ignoravam, jogando minhas mensagens em uma pasta que nunca seria aberta.
Então, se você suspeita que seus colegas reviram os olhos sempre que seu e-mail chega à caixa deles, aqui estão três maneiras de corrigir esse comportamento.
1. Pule o e-mail; encontre tempo para uma conversa
Antes de apertar o botão de "enviar", pare e se pergunte: “preciso mesmo mandar este e-mail?” Muitas vezes, eu só queria esvaziar minha caixa de entrada, tirar logo uma tarefa da frente e jogar a responsabilidade para outra pessoa. Se você já sentiu essa tentação, pergunte a si mesmo se pode:
- Esperar para atualizar os colegas na reunião de equipe;
- Passar na mesa deles para perguntar oque você precisa;
- Mandar uma mensagem de texto e ver se podem conversar cinco minutos;
- Pensar se você mesmo pode pesquisar ou resolver a dúvida.
Ao evitar o e-mail, você fortalece a comunicação com os colegas. Quando o contato for presencial, por vídeo ou áudio, também é importante ser objetivo e breve.
2. Resista ao impulso de entrar na corrente de e-mails
É fácil cair na tentação do "responder a todos" e alimentar uma corrente sem fim de mensagens. Nessa hora, a melhor coisa a fazer é tirar as mãos do teclado e se perguntar:
- Por que todos precisam ver minha resposta?
- Que valor ela realmente agrega à conversa?
- E se eu respondesse só à pessoa interessada?
- Não seria melhor transmitir a mensagem pessoalmente ou em outro formato?
Lembre-se: cada e-mail que você manda se soma à caixa de entrada dos outros e, em troca, haverá uma chuva de respostas. Se quiser reduzir o fluxo de mensagens, mande menos e-mails.
3. Espere antes de clicar em enviar
Muitas organizações ainda dependem do e-mail como principal forma de comunicação. Quando for realmente necessário mandar um, garanta que seja curto e objetivo.
Já caí no erro de mandar mensagens à meia-noite. Estava correndo para terminar um projeto, trabalhando intensamente e disparando e-mails para avançar logo. Nunca parei para pensar em como meus colegas se sentiriam ao receber uma enxurrada de mensagens minhas naquele horário.
Nada era tão urgente a ponto de justificar o envio de e-mails à noite. Ao agir como se tudo fosse urgente, quando eu realmente precisava da ajuda dos colegas, era ainda mais difícil conseguir uma resposta.
Melhorar a forma como trabalhamos juntos começa por melhorar a comunicação. Pule o e-mail sempre que possível e troque por uma conversa rápida. Evite o “responder a todos” e o caos das correntes intermináveis. E, se for inevitável enviar, espere. A menos que seja uma emergência de verdade, aquela mensagem de madrugada pode ficar para depois.
