POR JORY MACKAY

Os “especialistas” em produtividade adoram nos dizer que todos temos as mesmas 24 horas por dia. Mas o que eles não gostam de falar é como poucos de nós estão realmente no controle desse tempo.

Você pode começar o dia planejando terminar um projeto, mas pode ser interrompido por reuniões, telefonemas, e-mails e tarefas “urgentes”.

Especialmente nos últimos tempos, com tantas outras coisas competindo pela atenção, sua agenda não deve ser aberta para qualquer um ou qualquer tarefa. Em vez disso, a agenda deve ser a base dos seus dias – uma plataforma estável que você pode usar para se concentrar no que é importante para você.

Isso é mais do que apenas uma boa metáfora. Uma agenda excepcional não deve ser incerta ou estar à mercê dos outros. Ela depende de estrutura, processo e rotina para dar a você espaço mental para se concentrar e fazer as coisas certas.

Reunimos algumas das maneiras mais práticas – e exequíveis – para montar uma agenda que traga mais estabilidade e suporte para o seu dia.

OS 5 ELEMENTOS PRINCIPAIS PARA COMO FAZER UMA AGENDA

Antes de começar a aprender como fazer uma agenda, você precisa ser capaz de responder a uma pergunta simples: como é um dia bom para você?

Você precisa de longos períodos ininterruptos para se concentrar? Ou você prefere passar o dia em reuniões discutindo e colaborando com colegas de trabalho?

Você quer parar de trabalhar às 17 horas em ponto? Ou você está feliz em trabalhar projetos até tarde da noite?

Conhecer a versão ideal do seu dia ajudará a orientar como você faz uma agenda que ofereça suporte. Também ajuda você a entender por que deseja gastar seu tempo dessa maneira. Você pode seguir todos os truques conhecidos de gerenciamento de tempo, mas nada disso fará diferença se você não estiver trabalhando nas coisas certas.

Claro, não vivemos em um mundo ideal. Pelo contrário, temos de levar em consideração todas as outras coisas que atrapalham nosso dia.

Sua programação do dia de trabalho deve incluir:

1. Tempo focado em trabalhos e tarefas importantes. Provavelmente é disso que o seu “dia ideal” deveria estar repleto.
2. Tempo “reservado”. Isso inclui reuniões e outras obrigações que outras pessoas impõem a você.
3. Tempo de trabalho superficial. Este é o trabalho de “manutenção” que você faz todos os dias, como responder e-mails, atualizar documentos etc.
4. Pausas para recarregar.
5. Rotinas e rituais para nos nortear em nossas diferentes tarefas. Embora não seja exatamente uma “tarefa”, uma boa agenda aproveita certos protocolos para mantê-lo energizado, focado e caminhando na direção certa.

Agora que você está pronto para criar uma agenda realista, vamos explorar os métodos que você pode usar.

1. MIT 
Esta é provavelmente a técnica de agendamento mais subestimada que existe: faça o seu trabalho mais importante ou impactante primeiro. Ou seja, encontre sua Most Important Task (MIT)

Sua MIT não será a única coisa que você fará durante o dia. Mas deve ser algo que você sabe que precisa fazer – ou que terá um impacto grande na sua vida.

Existem vários bons motivos pelos quais você deve usar o método de agendamento MIT, entre eles:

• Criar dinâmica para o seu dia. Começar com uma pequena vitória é uma das coisas mais motivadoras que você pode fazer.
• Aproveitar o tempo “produtivo” limitado que você tem a cada dia. Pesquisas mostram que temos apenas 2 horas e 48 minutos de tempo produtivo por dia (a maior parte no início do dia).
• Você consegue se concentrar quando é menos provável que as pessoas o incomodem. Normalmente, o início do dia de trabalho é mais silencioso e menos movimentado.
• Você se sentirá mais realizado no final do dia. Não importa o que aconteça, você saberá que fez algo significativo.
• Ajudar a definir suas prioridades e o tom do dia. O que você começa fazendo no dia, geralmente é o que você acaba fazendo mais.

Claro, nem sempre é fácil reservar um tempo para si mesmo. É por isso que, para apoiar a sua MIT, você precisa ter certeza de que ela é realmente a primeira coisa que você fará – e que nada mais estará competindo por sua atenção no momento.

Isso significa reservar tempo em sua agenda para trabalhar na MIT (30-90 minutos é um bom objetivo) e também não abrir e-mail ou bate-papo ou redes sociais antes de começar (é aqui que as prioridades das outras pessoas assumem o controle do seu dia).

Se você sabe que também não consegue deixar de checar as redes sociais ou as notícias pela manhã, convém configurar um bloqueador de distração, como o FocusTime, para bloqueá-los durante o tempo do MIT.

2. BLOQUEIO DE TEMPO
O bloqueio de tempo aprofunda ainda mais a ideia da MIT, preenchendo toda a sua agenda com “blocos” de tempo dedicados para diferentes tarefas. Isso significa que você começa seu dia com uma agenda “cheia” com tempo reservado para:
• Trabalho focado
• Trabalho superficial
• Intervalos

Uma agenda com horário reservado parece intimidante, mas proporciona uma estrutura para o seu dia. Então, por que alguém iria querer preencher sua agenda de propósito?

Quando você preenche sua agenda com tarefas e atividades que deseja fazer, é mais difícil para os outros roubarem seu tempo. Em vez de reagir a solicitações externas, você sabe exatamente como deseja gastar seu tempo e pode dizer “não” com mais facilidade.

O segredo para fazer o bloqueio de tempo funcionar é ser realista, mas também reativo. Uma agenda com tempo reservado é apenas um modelo, não uma regra. Ela ajuda você a manter o foco no geral, em vez de se deixar levar por tarefas “urgentes” e trabalhos desnecessários.

3. A TÉCNICA POMODORO

Eis um método de agendamento relativamente simples que pode funcionar junto com a maioria dos outros aqui.

Um “pomodoro” (tomate, em italiano) é um bloco de 25 minutos de trabalho ininterrupto em torno do qual você se concentra em uma única tarefa, seguido por um intervalo de cinco minutos. O objetivo é colocar de três a quatro “sessões” pomodoro seguidas antes de fazer uma longa pausa para se recuperar.

Para montar uma agenda com a técnica pomodoro, você pode usar um período que está em aberto. Por exemplo, setiver um bloco de tempo livre após o almoço das 13h às 15h, pode dedicá-lo às sessões pomodoro.

No início da sessão, escolha quatro tarefas para se concentrar e inicie o cronômetro de trabalho. Este método é ótimo porque ajuda você a se concentrar intensamente, mas sem se esgotar. Vinte e cinco minutos é um período relativamente curto para bloquear as distrações. E mesmo se você completar apenas duas sessões durante o dia, ainda terá sólidos 50 minutos de trabalho concentrado.

4. FLUXO DE ENERGIA (SPRINTS DE 50-90 MINUTOS)

Nossos níveis de energia não são consistentes ao longo do dia. Em vez disso, seguimos ciclos de 90 minutos, onde nossa energia está em seu “pico” antes de precisarmos fazer uma pausa.

Isso significa que há certos momentos durante o dia em que você está naturalmente mais alerta e pronto para trabalhar. E momentos em que é melhor fazer uma pausa.

Depois de entender quando o seu corpo está em seu pico, você pode começar a planejar seu dia de acordo com esse ritmo. Isso significa trabalhar em sprints de 50 a 90 minutos antes de tirar 20 a 30 minutos de descanso.

Existem algumas maneiras de incluir esse ciclo em sua agenda. Se você é mais um “criador” e precisa de longos períodos de trabalho focado para escrever, projetar ou codificar, você pode programar esses blocos para acompanhar seus ciclos naturais de energia para aproveitá-los melhor. Porém, se seus dias costumam ser um pouco mais dispersos, você pode fazer o contrário e usar os ciclos como um guia para quando você precisa fazer uma pausa.

5. FLUXO DE TAREFA

Embora os ciclos foquem em trabalhar com o fluxo de energia, você também pode trabalhar com o fluxo de tarefas. Isso significa agrupar trabalhos semelhantes para que seu cérebro não tenha de lidar com tanta troca de contexto.

Quanto mais tempo puder se concentrar em um único tipo de tarefa, mais rápido você pode terminá-la. Portanto, agrupar toda a redação que preciso fazer em uma manhã significa que posso escrever de 5 a 6 artigos de uma só vez.

Você pode até mesmo distribuir isso ao longo da semana. Por exemplo, você pode agrupar todo o seu trabalho administrativo em uma “Sexta para Atualizar” ou reservar todas as ligações de vendas para as terças e quintas-feiras.

Ao trabalhar em lote, lembre-se de seus próprios hábitos e preferências de energia. Se você é melhor em projetos criativos à tarde, agrupe suas tarefas pertinentes neste período.

6. O MÉTODO CHATFIELD

Um dos maiores desafios de qualquer método de agendamento é que somos notoriamente ruins em saber quanto tempo uma tarefa levará para ser concluída, mesmo que a tenhamos feito no passado.

Mas esta é a base da gestão do tempo. Se você não estimar seu tempo corretamente, sempre estará atrasado nas tarefas e tentando colocá-las em dia.

O prolífico comediante, cartunista e dublador Jason Chatfield encontrou uma solução para esse problema: “Tenho o hábito de garantir que, ao concluir uma tarefa, eu ajuste o calendário de atividades para refletir o tempo ‘real’ que ela levou. Isto é, posso ter reservado 30 minutos e ela demorou uma hora”, afirma. “Em seguida, copio e colo as tarefas semelhantes ou idênticas que concluí antes, quando estou preparando a agenda para a próxima semana.”

A maioria de nós tem tarefas que se repetem todos os dias ou toda semana. E esse método permite que você analise quanto tempo elas realmente demoram para serem feitas.

7. BLOCOS E FLUXO

A maioria de nós passa os dias trocando e-mails. Em média, a maioria das pessoas checa e-mail ou bate-papo a cada seis minutos.

Isso exerce uma grande pressão sobre a capacidade de realizar suas tarefas diárias. Para sair dessa armadilha, a comunicação em blocos ajuda as equipes a serem mais produtivas e criativas.

Nessa técnica de agendamento, você reservaria horários específicos do dia para verificar e-mails e responder a mensagens de bate-papo. Uma boa regra prática seria:

1. Uma vez, assim que terminar sua MIT
2. À tarde, durante um momento de baixa energia

Isso pode parecer uma mudança difícil de fazer, especialmente se você faz parte de uma cultura de comunicação intensa. Certifique-se de conversar com sua equipe sobre o motivo de você não estar online e como eles podem entrar em contato se houver uma emergência real.

8. A AGENDA A/B

Às vezes, é melhor preparar a agenda para a semana do que para cada dia. A agenda A/B é uma forma de diferenciar seus objetivos e prioridades a cada dia. Dessa forma, você não se sentirá culpado por adiar um trabalho importante.

Se você trabalha com programação, por exemplo, dividir seu tempo entre codificação e gerenciamento de equipe pode dividir sua atenção. Em vez disso, divida sua semana em dias com uma programação A (codificação) e uma programação B (gerenciamento).

Se o seu trabalho não se encaixa perfeitamente em duas categorias, experimente o sistema Livre, Foco, Reserva. Isso significa que você fará o agendamento da seguinte forma:

• Dias “livres” para trabalhos pessoais.
• Dias de “foco” para o trabalho principal
• Dias de “reserva” para planejamento, administração e outras tarefas “urgentes”.

Uma agenda é muito mais do que apenas um calendário preenchido. É uma declaração sobre o que é importante para você e o que merece seu tempo.

Passamos grande parte de nossos dias no piloto automático, sem pensar muito no que estamos fazendo com nosso tempo. É um problema.

É difícil evitar que o trivial atrapalhe a sua agenda se você não enfrentar, sem vacilar, seu equilíbrio atual entre trabalho focado e superficial e, em seguida, adotar o hábito de parar antes da ação e perguntar: ‘O que faz mais sentido agora? ‘. O modo como você monta uma agenda não precisa depender de outras pessoas. Quanto mais controle você tiver sobre seu tempo, melhor se sentirá em relação ao seu progresso a cada dia.

Profissionais cumprem a agenda. Amadores deixam a vida atrapalhar.

Jory Mackay escreve sobre produtividade no trabalho para a Fast Company