Na hora de responder um e-mail, evite estas frases passivo-agressivas
Estudo analisa as frases que amamos e odiamos em e-mails de colegas de trabalho ou de chefes
Você já recebeu algum e-mail de um colega de trabalho que soava um pouco irônico? Aquele tipo de mensagem que faz você se perguntar: o que ele está querendo dizer com isso? O problema com a palavra escrita é que ela carece de contexto e entonação, e é natural que o leitor presuma uma intenção agressiva.
A Preply, uma plataforma educacional, fez uma pesquisa com 1.000 norte-americanos e descobriu que 83% já receberam algum e-mail passivo-agressivo no trabalho. Pior: 42% receberam esse tipo de mensagem do chefe.
"A agressão passiva pode ser definida como uma frustração não explicitada", explica Sylvia Johnson, chefe de metodologia da Preply. "Em alguns casos, essas frustrações são expressadas em um tom mais formal, que pode ser visto como passivo-agressivo, embora seja apenas uma tentativa de demonstrar irritação de um jeito mais pacífico."
ESTAS SÃO AS PIORES FRASES
"Como dito no meu último e-mail" é a frase de e-mail mais passivo-agressiva, segundo a pesquisa. Ela é considerada passivo-agressiva porque a mensagem implícita é 'Eu já enviei um e-mail falando sobre isso! Você não leu?".
Outros exemplos de linguagem considerada ofensiva:
"Me corrija se eu estiver errado, mas..."
"Como mencionado anteriormente"
"Estou enviando este lembrete"
"Queria chamar sua atenção para isso"
"Agradeço desde já"
Outra prática passivo-agressiva é copiar o chefe. Entre os que participaram da pesquisa da Preply, 47% já enfrentaram situações em que colegas copiaram seus chefes em e-mails sobre questões de pouca importância.
POR QUE ISSO É UM PROBLEMA
Receber e-mails passivo-agressivos é uma tendência crescente. Metade dos entrevistados disseram que esse tipo de prática aumentou nos últimos anos. Além disso, é algo que gera confusão. Quase dois terços afirmaram que colegas que são simpáticos pessoalmente tornam-se passivo-agressivos por e-mail.
"Embora muitas empresas estejam optando por trazer os funcionários de volta ao escritório, para aqueles que trabalham em horários híbridos ou remotamente com fusos horários variados, pode ser difícil agendar um horário para falar sobre prazos ou pequenos inconvenientes. Como resultado, mais comportamentos passivo-agressivos estão sendo observados por e-mail", relata Johnson.
Em ambientes onde circulam muitos e-mails passivo-agressivos, essa situação pode ter péssimas consequências. O estudo constatou que quase um quarto das pessoas deixou o emprego devido à atitude passivo-agressiva dos colegas. Além disso, 66% relataram que esse tipo de mensagem induz a níveis de ansiedade fortes o suficiente para prejudicar seu desempenho.
Um e-mail passivo-agressivo geralmente gera uma resposta passivo-agressiva. O estudo constatou que 31% dos que enviam esse tipo de mensagem estão respondendo ao e-mail passivo-agressivo de outra pessoa. "Muitos escolhem esse tom conscientemente”, afirma Johnson.
COMO ACABAR COM O PROBLEMA
Resolver qualquer tensão entre colegas, supervisores e subordinados é a melhor maneira de aumentar a produtividade e garantir que todos estejam caminhando no mesmo passo. Se receber um e-mail que pareça passivo-agressivo, Johnson sugere que você pare para respirar e dê um tempo.
Quando conseguir responder sem ser agressivo, escreva um rascunho e tire alguns minutos para lê-lo e editá-lo antes de apertar o botão de enviar. "A mensagem em questão precisa ser honesta, mas ainda assim deve focar na raiz do problema, para que não gere mais confusão."
A coisa mais importante a fazer é garantir que você não está contribuindo para aumentar o problema. Se possível, evite a fofoca. "O chamado attletaling é a prática de copiar um supervisor por causa de um problema menor, como a primeira vez que alguém não cumpriu um prazo interno ou que algo foi entregue com atraso."
"Se houver problemas recorrentes entre você e um colega, converse primeiro com seu supervisor, que poderá ou não pedir que você o copie em outras comunicações, para que ele possa avaliar a situação mais de perto", diz Johnson.
Verifique o tom de suas mensagens identificando o motivo pelo qual você está enviando esse e-mail. "Ter consciência de suas próprias tendências de comunicação passivo-agressiva é fundamental para melhorar a situação", diz Johnson.
O estudo constatou que 31% dos que enviam esse tipo de mensagem estão respondendo ao e-mail passivo-agressivo de outra pessoa.
Se você sabe que está frustrado porque alguém não cumpriu um prazo, mas não quer parecer um provocador, por exemplo, opte por ser direto e honesto em vez de rechear sua mensagem com frases como "de agora em diante" ou "como já disse em meu último e-mail". A honestidade é uma ótima maneira de se afirmar e, ao mesmo tempo, ser claro em suas intenções.
"Se possível, faça uma ligação ou apareça para falar com seu colega pessoalmente. Essas são outras maneiras de comunicar prazos ou demandas de forma clara, sem margem para qualquer má-interpretação", diz ela.
Os e-mails são muito propícios à comunicação passivo-agressiva, já que costumam ser curtos e, geralmente, escritos às pressas, o que deixa a porta aberta para falhas de comunicação. Ao perceber essas armadilhas, você pode evitar mal-entendidos e fazer a sua parte para manter a harmonia no ambiente de trabalho.
