Para organizar melhor seu tempo, reduza suas expectativas
Reduzir a lista de tarefas, antecipar entregas e aceitar os limites do dia ajudam a manter a produtividade sem comprometer o bem-estar
"Sinto que sou um fracasso: nada nunca sai como planejo e, por mais que eu me esforce, nunca consigo fazer tudo o que gostaria." Parece familiar?
Se a resposta for sim, saiba que você não está sozinho. Como coach de gestão do tempo há quase 18 anos, percebi que a distância entre o que você planeja fazer e o que realmente consegue realizar é o principal fator que determina o quanto você se sente satisfeito com a maneira como administra seu tempo.
Planejar e executar de forma imperfeita pode levar ao descumprimento de prazos e compromissos. E, mesmo que você consiga concluir todas as atividades mais importantes dentro do prazo, pode dar nota zero à própria gestão do tempo se não atender às suas expectativas.
Se você vive frustrado com os resultados do seu planejamento, a solução não é abandonar o processo. Em vez disso, ajuste suas expectativas para que, quando seus planos não saírem perfeitamente como previsto, você ainda consiga cumprir sua palavra e se sentir bem com o que conseguiu ou não realizar.
NÃO TEM COMO PLANEJAR TUDO PERFEITAMENTE
Mesmo que você seja muito bom em planejamento, é impossível saber exatamente quanto tempo cada atividade vai levar, minuto a minuto.
Talvez, em um dia, você receba um volume de e-mails muito maior do que o normal. Em outro, surja uma emergência com um cliente. Ou, ainda, o sistema que armazena os dados necessários para um relatório apresente falhas.
Além disso, quando você está trabalhando em algo desconhecido – como um formato de apresentação completamente novo –, existe o fator adicional da curva de aprendizado.
Diante dessa realidade, é importante aceitar que o planejamento ajuda você a definir no que deve se concentrar naquele momento, a adiantar grandes projetos em vez de deixá-los para a última hora e a avaliar se uma nova demanda merece desviar sua atenção do que havia previsto fazer. Mas ele não garante que você conseguirá concluir tudo o que pretendia em um único dia.
Reduzir suas expectativas em relação à precisão do planejamento diminui a probabilidade de frustração e aumenta as chances de você manter esse hábito. Se possível, recomendo reservar uma hora de cada dia de trabalho sem atribuí-la a nenhuma atividade específica. Assim, você terá uma margem para lidar com imprevistos.
NÃO TEM COMO EXECUTAR TUDO PERFEITAMENTE
Como mencionei, diversos fatores fora do seu controle podem comprometer a precisão do planejamento. Mas, às vezes, quem impede que as coisas sejam feitas é você. Você se distrai. Não segue o que estava previsto. Fica perfeccionista demais com um pequeno detalhe e acaba deixando outras partes do projeto inacabadas.
Se isso acontece sempre, talvez seja necessário buscar a ajuda de um coach de gestão do tempo para superar essas dificuldades. Ainda assim, até as pessoas mais eficientes têm dias ruins, em que estão cansadas, sem concentração ou simplesmente perdem o rumo por algum motivo.
Reconhecer essa realidade pode motivar você a começar a trabalhar nas tarefas com prazo definido muito antes da data de entrega. Para atividades menores, recomendo planejar a conclusão dois dias antes do prazo final.
Se você precisa entregar algo na sexta-feira, planeje-se como se fosse terminar na quarta. Assim, se as coisas não saírem como esperado, você ainda terá a quinta-feira e até parte da sexta para concluir o trabalho, sem precisar fazer horas extras.
Para projetos muito grandes, incentivo a tentar concluir o trabalho de duas a quatro semanas antes do prazo. É muito melhor se dedicar mais no início do projeto e ganhar tempo extra no final do que começar em um ritmo tranquilo e acabar virando noites nas últimas semanas.
Reduzir suas expectativas em relação à própria capacidade de execução diminui o estresse e ajuda você a manter uma atitude positiva e cumprir os prazos, mesmo quando nem todos os dias são tão produtivos quanto gostaria.
NÃO TEM COMO DAR CONTA DE TUDO
Outro grande problema enfrentado por muitas pessoas na gestão do tempo é encarar o planejamento como uma lista extensa de tudo o que esperam conseguir encaixar em um dia ou em uma semana, sem comparar essa lista com o tempo que realmente têm disponível.
Uma lista não é um plano, é um conjunto de tarefas que você precisa transformar em um planejamento para o dia ou para a semana. Para isso, deve definir o que é prioritário e consultar sua agenda para identificar quando terá tempo para executar essas atividades.
Se, durante o expediente, você tem apenas três horas livres de reuniões e precisa dedicar uma delas a responder mensagens no Teams e e-mails, sobram duas horas para realizar outras tarefas.
o planejamento ajuda você a definir no que deve se concentrar, mas não garante que conseguirá fazer tudo o que pretendia.
Ao planejar o dia, examine sua lista de atividades possíveis e decida quais podem ser concluídas ou receber algum avanço nesse intervalo. Todo o restante terá de esperar, a menos que você consiga cancelar ou remarcar reuniões, realizar outras tarefas durante elas ou trabalhar além do seu horário habitual.
Pode ser doloroso perceber quão pouco tempo você tem para dar conta de tudo. Mas esse desconforto inicial, durante o planejamento, pode ser positivo: ele ajuda você a fazer escolhas claras sobre o que realmente precisa acontecer agora e o que terá de ser adiado ou delegado.
Assim, ao final do dia, você poderá ter a certeza de que dedicou seu tempo ao que mais importava. E saberá que aquilo que ficou pendente não representa uma falha pessoal, apenas reflete uma realidade: o tempo é limitado.
A chave para a transformação nem sempre está em esperar mais de si mesmo. Às vezes, o que você precisa é justamente reduzir as expectativas a fim de manter a consistência, o otimismo e a capacidade de se recuperar dos contratempos na gestão do tempo.
