Sem tempo para nada? Como ganhar horas poupando os minutos perdidos
Uma boa gestão de tempo tem a ver com eliminar os “ladrões de tempo” para aproveitar melhor esses momentos
Se tem uma coisa que todo mundo queria ter mais, é tempo. Parece que a gente sempre tem mais coisas para fazer do que horas no dia e não conseguimos descobrir como ter mais tempo livre.
Muitos métodos de aumentar a produtividade no trabalho nos deixam exaustos. Mas existem formas de reduzir o tempo gasto com várias coisas no trabalho, o que pode proporcionar pelo menos um pouco mais de folga em sua agenda.
Veja a seguir algumas estratégias:
Crie um guia para reduzir as interrupções
Se você perde muito tempo respondendo e-mails ou mensagens no aplicativo de mensagens do trabalho com perguntas repetidas, crie um documento de perguntas frequentes (FAQ) com as respostas todas em um único lugar.
Se quiser dar um passo além, siga o exemplo da Claire Hughes-Johnson, ex-vice-presidente do Google e COO do Stripe, que criou um guia chamado “Trabalhando com Claire”. É, basicamente, um manual para orientar as pessoas com quem ela trabalha.
"No guia, ela define as expectativas, como as pessoas devem compartilhar informações com ela e quanto tempo ela precisa para dar uma resposta. O guia também inclui suas preferências, o estilo de trabalho e até fontes alternativas de ajuda, caso os funcionários precisem de auxílio rápido e não consigam avançar sem isso", explica a colaboradora da Fast Company para assuntos de trabalho e estilo de vida Stephanie Vozza.
Corte 10 minutos de todas as reuniões
Muita gente acha que reuniões são um desperdício de tempo. Embora algumas empresas tenham adotado a abordagem radical de eliminar todas as reuniões recorrentes, muitas delas são necessárias e ajudam a manter bons relacionamentos.
Acontece que pouca gente consegue ficar 100% focada durante uma reunião inteira, principalmente nas virtuais. Um estudo da LiveCareer apontou que 9% das pessoas perdem a concentração em menos de 10 minutos de reunião, enquanto 43% conseguem se manter focados por 20 a 30 minutos. Só 4% dizem que conseguem se manter concentradas por uma hora ou mais.
Sabendo que a atenção (e, por consequência, a produtividade) diminui depois de 20 minutos, tente reduzir o tempo das reuniões sobre as quais você tem controle. Reuniões de meia hora podem passar a durar 20 minutos, as de uma hora podem virar 40 minutos, e ao final da semana, você terá descoberto uma forma de como ter mais tempo livre.
Faça agora ou passe para outra pessoa
As listas de tarefas são ótimas para organizar o trabalho, mas acabamos gastando muito tempo acumulando pequenos afazeres e depois voltando à lista. Isso acaba consumindo mais esforço do que realmente deixando mais tempo livre.
Vladislav Podolyako, fundador e CEO da Folderly, segue o que ele chama de princípio “touch it once” (resolva de uma vez, em tradução livre). Ele explica como funciona: “se posso fazer uma tarefa em 10 minutos ou menos, eu faço logo. Se não, delego para alguém ou deixo para resolver depois de uma semana.”
Podolyako dá o exemplo de e-mails, dizendo que muitos dos que recebe exigem uma decisão rápida. “Se sou só copiado no e-mail, minha ação geralmente é não fazer nada. Se conheço alguém que pode responder melhor, repasso a mensagem.” Assim, ele ganha mais tempo livre priorizando “ser útil, em vez de criar e-mails bonitos, mas inúteis.”
