Torne as reuniões mais produtivas fazendo o contrário do que todos fazem
Por mais contraintuitivo que pareça, sua maior contribuição para uma reunião não é o que você fala, mas o que você pergunta aos outros
O cenário do mundo dos negócios muda o tempo todo, mas as reuniões são uma constante. Nos ambientes remotos e híbridos de hoje, elas tornaram-se ainda mais importantes. Mas, infelizmente, de acordo com muitos líderes e funcionários, elas não estão se tornando mais produtivas.
De acordo com o aplicativo de mensagens corporativas Pumble, um funcionário médio gasta mais de 50% de sua semana de trabalho em reuniões e apenas 17% dos gerentes seniores consideram suas reuniões produtivas. Além disso, pelos cálculos do app, as empresas dos EUA desperdiçam US$ 37 bilhões em reuniões improdutivas.
O pensamento acomodado contribui para a mediocridade das reuniões. Portanto, acredito que a solução está no pensamento não convencional. Os líderes que desejam tirar mais proveito de suas reuniões precisam implementar estas estratégias contraintuitivas:
FAÇA MENOS
Ao pedir às pessoas que abram mão de um tempo valioso para participar de uma reunião, é tentador querer aproveitar ao máximo essa disponibilidade abordando uma ampla gama de tópicos. Mas o resultado, geralmente, são reuniões mais longas, conversas sem foco e falta de atitude.
O pensamento acomodado contribui para a mediocridade das reuniões. A solução está no pensamento não convencional.
Em vez de pensar de modo muito abrangente, selecione assuntos pontuais quando possível. Identifique uma ou duas questões que todos precisam levar da reunião para seu respectivos trabalhos. Crie resultados específicos, objetivos e orientados para a ação.
Em lugar de adotar um propósito vago como “discutir A, B ou C” ou “considerar X, Y ou Z”, enquadre os resultados em termos de verbos ativos e concretos. Isso pode incluir “decidir”, “analisar”, “planejar” e “concordar sobre X”.
Essa atitude ajuda os participantes da reunião a se preparar e contribuir significativamente, além de criar uma maior sensação de progresso, motivação e realização. Se não conseguir articular tal resultado, repense a necessidade da reunião e considere compartilhar um memorando, um e-mail ou um vídeo.
REDUZA A LISTA DE PARTICIPANTES
Quando você restringe seu foco para criar um resultado orientado para a ação, é mais fácil determinar quem está realmente preparado para contribuir para atingir os objetivos de uma determinada reunião. Essas são as pessoas a serem convidadas – e mais ninguém.
líderes de reuniões mais eficazes limitam sua fala a 20% do tempo e abrem espaço para os outros participarem.
Muitos líderes têm a falsa crença de que, quando se trata de reuniões, quanto mais gente, melhor. Mas a inclusão aleatória não é do interesse de ninguém. Sai mais caro, tira o foco e é uma das principais causas de fadiga e esgotamento.
Você pode manter os outros informados de forma fácil e eficiente com resumos, acesso a gravações ou transcrições que eles podem verificar quando quiserem. Graças à tecnologia, não é necessário comparecer a uma reunião para se beneficiar de seus resultados.
FALE MENOS, OUÇA MAIS
Se você convocou uma reunião, provavelmente está cheio de energia, bem-informado, comprometido e/ ou responsável pelas questões a serem abordadas. É fácil cair na armadilha de falar demais, entrando em detalhes desnecessários e excessivos. Lembre-se de que o objetivo de qualquer reunião é estabelecer um diálogo, não um monólogo.
Graças à tecnologia, não é necessário comparecer a uma reunião para se beneficiar de seus resultados.
Os líderes de reuniões mais eficazes limitam conscientemente suas falas e contribuições. Eles estão conscientes de falar por não mais do que 20% da reunião, para garantir que não monopolizem a palavra e para dar espaço para que os outros participem.
Por mais contraintuitivo que pareça, sua maior contribuição não é o que você compartilha, mas o que você pergunta aos outros. Boas perguntas podem encorajar o engajamento, a inteligência e a criatividade da equipe. Na verdade, uma forma de garantir uma conversa mais rica e ponderada é organizar a própria pauta como uma série de questões a serem exploradas.
Desempenhe o papel de maestro, garantindo uma participação uniforme de todo o grupo. E lembre-se: o silêncio vale ouro. Dê aos participantes da reunião tempo para refletir. Às vezes, as melhores ideias surgem durante a pausa final.
Práticas contraintuitivas como fazer menos, restringir os participantes e conter suas palavras podem ajudar a tornar suas reuniões muito mais proveitosas.
