Voltando de férias? Use IA para se atualizar sobre os assuntos de trabalho
Voltar à rotina depois de um período de descanso pode ser estressante. Mas a inteligência artificial pode facilitar em muito esse processo
Sair de férias e se desligar do trabalho? Maravilhoso. Encarar a volta das férias depois disso? Nem tanto. Ninguém gosta de retornar e dar de cara com uma caixa de entrada lotada e decisões importantes tomadas sem sua participação.
“O ambiente de trabalho anda bem caótico e tudo acontece muito rápido”, diz Smita Hashim, diretora de produto da plataforma de videoconferência Zoom. “É fácil entender por que tanta gente fica apreensiva com a volta.”
De acordo com uma pesquisa da MyBioSource, 80% das pessoas sentem uma espécie de esgotamento depois das férias e 42% chegam a temer a volta ao trabalho. Às vezes, dá até para duvidar se a viagem realmente valeu a pena.
A boa notícia é que a inteligência artificial pode ajudar bastante nesse retorno, agilizando o processo de atualização.
ANTES DE SE AUSENTAR
Preparar a saída quase sempre envolve repassar tarefas para colegas que talvez não conheçam todos os detalhes. “Você pode montar um ‘repasse de férias’ com ajuda da IA. Basta gerar automaticamente um resumo dos projetos em andamento e indicar os principais contatos para quem vai assumir as demandas”, sugere Andrew Reece, cientista-chefe de inteligência artificial da plataforma de coaching BetterUp.
Outro passo importante é ativar filtros inteligentes, como os do Superhuman, os Smart Labels do Gmail ou o sistema de categorização por IA do Outlook. Você pode organizar seus e-mails com base em critérios como tema, projeto ou nível de prioridade.
“Quando volto, em vez de me deparar com mil e-mails, encontro cinco ou seis grupos já organizados por assunto”, conta Raju Dandigam, gerente de engenharia da plataforma de gestão de viagens Navan.
“Algumas ferramentas usam IA para gerar pequenos resumos no topo das mensagens, o que evita que a gente precise rolar a tela infinitamente e tentar entender tudo sozinho.”
Se ainda não fez isso, configure uma ferramenta de transcrição de chamadas de vídeo, como o fireflies.ai. Depois, é só colar as transcrições no ChatGPT e pedir um resumo do que foi discutido. Algumas plataformas já contam com assistentes de IA generativa – o do Zoom, por exemplo, é o AI Companion.
O ideal é que você se desconecte de verdade nas férias. Ou seja: nada de checar e-mails. Por mais estranho que pareça, isso ajuda a reduzir o estresse na volta, já que todas as mensagens continuarão marcadas como “não lidas”.
“Quando você abre uma mensagem, ela perde o status de ‘não lida’ e depois é fácil esquecer de marcar de novo”, explica Mo Nasir, CEO da Tessa AI. “Manter essa fila de mensagens não lidas ajuda a visualizar rapidamente tudo o que ainda está pendente.”
NA VOLTA DAS FÉRIAS
Ao retornar, em vez de mergulhar direto no caos, você pode usar um assistente de IA para resumir tudo o que aconteceu nos grupos de mensagens e nas reuniões gravadas. Hashim costuma revisar sua agenda e checar os encontros que perdeu.
Ela digita perguntas como: “quais foram os principais pontos discutidos nesta reunião?”, “meu nome foi mencionado?” ou “alguma tarefa foi atribuída a mim?”. “Isso me ajuda a eliminar o estresse logo de cara”, conta. “Consigo saber rapidamente se perdi algo importante.”
O mesmo vale para as conversas em grupo. Hashim pede ao assistente: “me atualize sobre o que aconteceu nos últimos sete dias”, “quais são as mensagens mais recentes nesse canal específico?” e “há algo pendente para mim?”. Você também pode procurar por mensagens enviadas por pessoas-chave, como seu chefe ou o CEO.
O assistente de IA do Slack monitora os canais mais importantes e gera um relatório privado com um resumo diário. “Depois das férias, recebo um resumo com as decisões, os entraves e as mudanças que aconteceram no período em que estive fora”, diz Dandigam.
Para os e-mails, Nasir recomenda usar ferramentas como Superhuman e Fyxer.ai, ou o Gemini (na versão mais recente do Gmail). “Costumo organizar meus e-mails recebidos em três categorias: notificações, respostas e ações”, explica. “‘Resposta’ é quando o e-mail pede alguma informação simples. ‘Ação’ é quando preciso fazer algo. Já spams e ofertas comerciais eu simplesmente ignoro.”
Para mensagens de voz, existem ferramentas como o Beesly.ai, que resumem o conteúdo – o que é muito mais rápido do que escutar uma a uma. Para os documentos de projeto, Dandigam aposta em ferramentas como Notion AI ou a IA do Google Workspace para receber resumos rápidos. “Sempre pergunto: ‘o que mudou?’, ‘o que foi decidido?’ e ‘o que ainda está pendente?’.”
Hashim ressalta que a inteligência artificial não é útil apenas ao voltar das férias. “O comando ‘me atualize’ também é ótimo para quando você precisa sair por um tempo para levar seu filho ao médico ou no caso de se atrasar para uma reunião”, diz ela. “Essas ferramentas deixam as pessoas mais seguras e confortáveis. É uma forma simples de reduzir o estresse e manter o foco.”
