3 dicas para não deixar tarefas para depois quando você é seu próprio o chefe

Era uma tarde normal de uma quarta-feira – sem dúvida, o dia da semana de que menos gosto. Eu estava vidrada na tela do notebook, alternando entre uma página vazia no Google docs, alguns e-mails rascunhados e várias guias de pesquisa abertas ao mesmo tempo. De repente, me senti completamente exausta diante de tantas tarefas pendentes. Foi aí que decidi fechar meu notebook e pegar minha agenda física.  

Dessa forma, consigo priorizar o que precisa ser feito primeiro e dou ao meu cérebro um descanso da tela, mantendo a produtividade. Se isso tivesse acontecido no ano passado, eu teria passado mais 30 minutos no laptop só pulando de uma aba para a outra, me esgotando mentalmente e postergando o tudo o que tinha para fazer. 

Também estava mais propensa a cair na chamada Lei de Parkinson, que Claire Coley, coach e profissional de marketing, diz ser uma tática comum de procrastinação, na qual você faz algo apenas para preencher o tempo, mas não é algo produtivo.

Coley tem transtorno de déficit de atenção/ hiperatividade (TDAH) e descobriu quais métodos de produtividade funcionam melhor no seu caso. Ela também tem experiência em trabalhar com equipes para ajudá-las a evitar esse problema.

Em muitos casos, as respostas para a procrastinação podem surgir apenas ouvindo mais a nós mesmos.

Trabalhando como freelancer, lutei contra a tendência de deixar as coisas para depois – também conhecida como procrastinação – durante grande parte da minha carreira. Mas, desde o ano passado, identifiquei esse problema com mais clareza e estou me esforçando para resolvê-lo.

Percebi que, sem um chefe ou uma equipe, sou a única pessoa que pode proporcionar a disciplina de que preciso para otimizar o tempo de trabalho e realmente aproveitar meu tempo livre.

Isso não quer dizer que eu tenha desenvolvido um método infalível. Ainda é uma luta diária, e me pego alternando técnicas ou métodos para mantê-los mais eficazes. Mas já é um começo.

1. Descubra o que funciona para você

A descoberta das melhores soluções para o meu problema começou quando identifiquei por que eu estava procrastinando determinadas tarefas. Primeiro, sentia a pressão de estar sempre disponível para atender às demandas externas, fossem elas relacionadas ao trabalho ou não.

Isso incluía compromissos familiares que entravam em conflito com os profissionais e e-mails fora do meu horário de trabalho. O outro fator foi a sobrecarga, porque meu cérebro queria fazer todas as tarefas ao mesmo tempo.

A divisão de tarefas em blocos de tempo – o que significa reservar antecipadamente uma quantidade máxima de tempo para uma tarefa específica – ajudou muito a garantir que eu me distraísse menos.

Ter listas de afazeres e cronogramas de acordo com o local onde uma tarefa precisa ser realizada também ajudou. Assim, se preciso fazer compras, junto tudo o que tem que ser feito fora de casa para sair só uma vez.

Ou planejo fazer todo o meu trabalho em um lugar antes de passar para tarefas que precisam ser feitas em outro espaço da casa. Dessa forma, não desperdiço meu tempo zanzando de um lado para o outro nem perco o foco do que estou fazendo no notebook.

2. Chegue à raiz da procrastinação

Charlene Espie, fundadora da agência de marketing digital Tartan Social, diz que, nos últimos seis meses, ela tem sido muito melhor em manter a procrastinação sob controle. O que a motivou foi ser responsável por uma equipe e saber que precisa dar o exemplo para eles. 

Para Espie, que é mãe e dona de uma empresa, ter uma rotina matinal e anotar os horários ao lado de sua lista de tarefas tem sido muito útil. 

Muitas vezes, Espie acha que a raiz de sua procrastinação é um estado constante de sobrecarga e de muita coisa acontecendo em sua cabeça. Fazer uma lista de tarefas é "como um alívio", diz ela, e tira a pressão que sente para se lembrar de coisas importantes. 

3. Faça pausas

Para a empreendedora e artista Em Stroud, o que ajudou foi descobrir logo no início que, na maioria das vezes, ficar adiando algo que precisa ser feito poderia ser devido a um medo inconsciente do resultado daquela tarefa. Ela administra isso de várias maneiras: uma delas é dividir as tarefas difíceis em partes menores e encará-las logo pela manhã. 

Mas o tempo de descanso também pode ser fundamental. "A procrastinação também tem a ver com ser mais gentil consigo mesmo, porque, às vezes, o que você está protelando é algo difícil, e mesmo assim você continua insistindo. Talvez seja a hora de dizer: ' já avancei um pouco. Vou dar um tempo'".

É claro que não existe uma solução única para todos os casos, o que pode tornar um pedido de ajuda (e a ajuda aos outros) muito mais difícil. Coley diz que fazer perguntas abertas pode ser bom para compreender a situação. 

"Todo mundo tem rotinas diferentes. Cada pessoa é motivada e energizada por coisas diferentes. Portanto, se alguém pediu ajuda, é preciso entender o contexto dessa pessoa", diz ela. 

Embora os processos para ajudar a evitar a procrastinação e aumentar a produtividade possam evoluir, o que precisa ser consistente é responder ao porquê. Por que você está evitando uma tarefa ou se distraindo?

Em muitos casos, as respostas para a procrastinação podem surgir simplesmente ouvindo mais a nós mesmos e construindo uma solução a partir de um sentimento de autocompaixão.