7 dicas para acabar com reuniões longas e improdutivas
Das oito horas trabalhadas, apenas cerca de 2h23 são realmente produtivas. Segundo o Work Trend Index 2023, o maior ofensor da produtividade são as reuniões ineficientes, sendo que dois terços dos profissionais dizem que não conseguem se concentrar e realizar as tarefas por causa dessa sobrecarga.
Mas o que podemos fazer para melhorar esse cenário? Como construir culturas mais eficientes, produtivas e saudáveis?
A verdade é que o problema não é a reunião por si só. Somos seres sociais e nos relacionamos em grupos desde os tempos das cavernas. Estarmos em grupo para tomar decisões não é um problema, poderia ser até a solução. O grande problema é a qualidade das reuniões e o que elas representam nos dias de hoje.
Com o surgimento do modelo híbrido, muitas empresas adotaram agendas de reunião o dia inteiro. De alguma forma, era a garantia de que os colaboradores estivessem trabalhando durante o expediente, já que passamos de um modelo 100% presencial, comando e controle para um modelo remoto, no qual tínhamos pouco ou nenhum controle da agenda do time.
Em quantas reuniões perdemos tempo somente para que as pessoas entendam porque foram convidadas?
Não fomos acostumados a confiar na produtividade e na auto responsabilidade da equipe. Por isso, muitos líderes passaram a preencher a agenda do time o dia todo, com a falsa ideia de que isso era uma forma de garantir produtividade e engajamento.
Assim, fomos normalizando essa nova forma de trabalhar, sobrecarregados de reuniões e realizando o momento de hiperfoco no final do dia, após horas exaustivas atrás das telas.
Isso trouxe resultados. De fato, trabalhamos e geramos resultados dessa forma, porém de uma forma insustentável a longo prazo. Os indicadores de saúde mental pioraram e 41% dos colaboradores se sentem esgotados.
E hoje, grande parte de nós se sente no meme "essa reunião poderia ter sido um e-mail".
Primeiro, é preciso assumir que as reuniões são importantes, mas quando são bem administradas e tem um propósito claro. Ter uma reunião somente pela ideia de controlar o time ou por culpa de se sentir improdutivo sem a reunião não deveria ser o motivo.
As reuniões deveriam ser para trocar, solucionar problemas, tomar decisões. A agenda da reunião deveria ser enviada previamente com a pauta do que será discutido. Em quantas reuniões perdemos tempo somente para que as pessoas entendam porque foram convidadas?
Além disso, temos o hábito de programar 60 minutos de reunião padrão. A verdade é que uma reunião com uma agenda clara enviada previamente poderia reduzir muito esse tempo.
Visitei há alguns anos a Meta, no Vale do Silício, e vi que as salas de reunião não tinham cadeiras. Era o chamado stand up meetings (reuniões em pé). Para minha surpresa, eles, em 2016, já entendiam que reuniões podem ser breves, com poucas pessoas e para tomada de decisões.
Quanto tempo perdemos porque as reuniões são longas e sem foco? Por isso, tentamos ser multitarefas, o que nos leva ainda mais à divagação, pouco foco e, assim, à total improdutividade e ineficiência.
Se 73% das pessoas estão na reunião fazendo outras coisas, é claro que elas serão longas e improdutivas. Só que, em vez de discutir como mudar isso, seguimos todos nas reuniões longas, mal administradas e improdutivas, tentando resolver outras coisas ao mesmo tempo. Sem perceber que termina o dia e estamos sobrecarregados e pouco realizados.
Um outro aspecto é que há pouca segurança psicológica para declinar de uma reunião. Seguimos assim, aceitando as reuniões e reclamando delas. Quanto tempo perdemos porque simplesmente não tivemos coragem de dizer que não precisaríamos estar naquela reunião? Que podemos ler a ata depois?
É preciso aceitar e normalizar o fato de que não precisamos estar em todas as reuniões e que isso não significa que estamos trabalhando menos. É preciso começar a difundir uma cultura de comunicação e colaboração assíncrona.
Não precisamos estar conectados juntos para cada decisão ou para fazer nosso trabalho. O trabalho assíncrono aumenta a produtividade em 15%, segundo estudo da TechSmith.
Então, o que fazer?
1. Propósito: tenha um propósito claro e envie a agenda detalhada antecipadamente.
2. Duração: 50 minutos para reuniões mais estratégicas e 25 minutos para tomada de decisão, evitando reuniões prolongadas e cansativas. As pausas são importantes para nos recuperarmos do estresse.
3. Participantes estratégicos: defina o número de participantes, preferencialmente, até cinco pessoas, focando nos tomadores de decisão, agilizando o processo de ação.
4. Líder designado: defina uma pessoa para liderar a reunião, assegurando direcionamento e cumprimento dos objetivos.
5. Possibilidade de declinar: construir uma cultura de normalizar que a pessoa defina se precisa estar presente ou não. E declinar justificando antecipadamente.
6. Conexão: garantir que seja objetiva e que todos estejam presentes na reunião, de câmera aberta e evitando ao máximo o multitasking, para garantir uma reunião mais eficiente.
7. Registro: IA para transcrição da reunião (avaliação do uso do Teams para transcrição).
A mudança é um processo que depende de cada um. Para que ela seja efetiva, é preciso disseminar melhores práticas e conscientizar a todos de que a disciplina e o esforço são essenciais. No começo pode ser difícil, mas os resultados valem a pena.
