Aprenda 3 formas de usar a tecnologia a favor do negócio
Recursos empregados no setor de logística podem ser incorporados a outras atividades; ferramentas ajudam a melhorar os resultados e a satisfação dos clientes
Não tem para onde correr. A tecnologia está sempre presente, direta ou indiretamente, na vida das pessoas. O mesmo acontece quando falamos das empresas.
Os recursos são usados para enviar um e-mail, no processamento de texto, nos serviços bancários on-line, em mensagens ou até mesmo nas chamadas telefônicas e mensagens de texto. Para negócios do mundo da logística, por exemplo, isso deve ser apenas o básico, a base das comunicações modernas e operações comerciais.
Até alguns anos atrás, a maioria dos clientes da PortPro Technologies gerenciava tudo em planilhas. Esse processo manual levava a atrasos, problemas de visibilidade no rastreamento de seus caminhões e dificuldade para marcar compromissos no porto. Eles estavam sendo bombardeados com sobreestadias - tempo excedido que um navio mercante permanece num porto, além do tempo estabelecido para a carga e/ou descarga - e taxas diárias. Os processos em que confiavam há décadas não estavam mais funcionando. Era preciso uma abordagem diferente. Você consegue adivinhar qual era essa abordagem? Tecnologia moderna.
As soluções tecnológicas estão ajudando as empresas na liberação de tempo da equipe e na expansão para novos mercados, ao mesmo tempo que oferecem melhor atendimento ao cliente.
Uma pesquisa de 2024 com executivos seniores e C-level mostrou que os investimentos na cadeia de suprimentos levaram 53% dos entrevistados a desfrutar de eficiências empresariais aprimoradas, 29% a aumentar a lucratividade e 37% a experimentar mais crescimento de receita, maior participação de mercado e menos interrupções. Quase metade (49%) antecipou a implementação de novas ferramentas de planejamento e logística em um futuro próximo.
A automação e outros conceitos de tecnologia se aplicam a muitos setores. Aqui estão três maneiras que podem ajudar uma empresa não apenas de logística, mas também aquelas dedicadas a outras atividades, a melhorar suas operações por meio da tecnologia.
- PROCESSOS AUTOMATIZADOS AJUDAM AS PARTES INTERESSADAS
Não há razão para sua empresa depender de esforços manuais. Na verdade, os funcionários devem eliminar a entrada manual de dados e a papelada, pois isso pode levar a menos erros e tempo expandido para uso em outras áreas do negócio, incluindo projetos mais estratégicos e crescimento.
No setor de caminhões, por exemplo, as ferramentas de automação podem fazer uma grande diferença. Os clientes da PortPro Technologies que costumavam gerenciar tudo em planilhas agora estão economizando mais de 13.000 horas por ano. Os motoristas usam um aplicativo para receber cargas, atualizar seu status, gerenciar documentos, acessar o pagamento do motorista e enviar mensagens aos despachantes, entre outras facilidades. Isso eliminou inúmeras ligações telefônicas e distrações de trabalho para a empresa de caminhões, cujos funcionários tinham que largar o que estavam fazendo para consultar informações do motorista sob demanda.
O agendamento automatizado de compromissos é outra ferramenta popular e que economiza tempo. Em vez de consultar até 20 sites para agendar um único compromisso nos portos, os funcionários podem usar uma plataforma.
Se a empresa deseja adicionar automação, primeiro é preciso considerar em quais tarefas a equipe gasta mais tempo. Na comunicação com os clientes? Na atualização do software do gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM)? Na geração e envio de faturas? Comece entendendo as tarefas redundantes que não ajudam sua empresa a crescer, escalar ou produzir receita. É aí que você começa a automação.
- VISIBILIDADE MELHORA O RELACIONAMENTO COM O CLIENTE
Uma pesquisa da Descartes mostra que, nos últimos sete anos, a visibilidade do transporte em tempo real tem sido a maior prioridade de investimento em TI em logística e transporte, com 36% dos entrevistados classificando-a como número um.
Automatizar a visibilidade é uma situação vantajosa para todos. É possível, por exemplo, que os clientes dos clientes vejam em tempo real tudo sobre suas cargas quando for conveniente para eles, eliminando a necessidade de ir e voltar entre telefonemas e e-mails para atualizá-los sobre o status.
Assim como com a automação, pense nos pontos em que a sua empresa se beneficiaria com o aumento da visibilidade. O que seus clientes estão pedindo constantemente? Dar a eles o acesso direto às informações por meio de um portal elimina e-mails e telefonemas, reduzindo o atrito e aumentando a eficiência para todos. Os relatórios automatizados podem fazer algo semelhante ao fornecer atualizações regulares.
- GANHOS NAS FINANÇAS
Integrar dados, automação e rastreamento pode ajudar a melhorar as finanças, incluindo o fluxo de caixa. No transporte rodoviário, esse é um grande problema, pois muitos clientes têm pagamento líquido de 60 dias. Ao usar processos manuais, as empresas precisam de toda a papelada, como comprovante de entrega, antes do faturamento. Muitos esperam que os motoristas tragam a papelada pessoalmente antes de digitalizar, revisar e faturar. Os atrasos acabam diminuindo o fluxo de caixa.
Esse processo pode ser automatizado, com motoristas digitalizando seus documentos em um aplicativo móvel na entrega da carga. A estratégia gera condições para se chegar a economia de até uma semana, além do tempo da equipe de cobrança digitalizando os documentos, pois eles podem faturar instantaneamente assim que os documentos forem carregados no aplicativo. Para mensurar o quanto sua empresa pode economizar tempo nesse processo, identifique as etapas que você executa para gerar uma fatura e localize onde isso pode ser feito mais rápido.
Os recursos tecnológicos também podem contribuir para que as empresas de transporte rodoviário reduzam multas de transporte, um grande (e caro) problema quando os contêineres ficam no pátio ferroviário ou no porto por mais tempo do que o permitido. Com automação e rastreamento de contêineres de ponta a ponta, os clientes podem acessar documentos no software, contestando facilmente multas inapropriadas com os documentos de backup necessários (e já carregados). Automação como essa não só economiza tempo, mas também milhares de dólares anualmente. Em outros setores, o descumprimento de prazos também pode ter impacto financeiro.
É claro que adicionar automação não muda as coisas da noite para o dia. Leva tempo para avaliar seu processo e determinar como seguir em frente, encontrar os sistemas de tecnologia certos e implementá-los.
O gerenciamento de mudanças é vital para esse processo. Uma pessoa deve ser dona do processo de implementação, com adesão de cima para baixo. Não basta anunciar que há uma nova tecnologia — sua equipe precisa saber que sua empresa está adotando o recurso e tem um embaixador para gerenciar o processo de integração. Isso inclui ter um plano de implementação detalhado com prazos e atualizações regulares da equipe e das partes interessadas.
Também é importante entender que sua empresa pode não ver o Retorno Sobre o Investimento (ou ROI, Return on Investment, em inglês) imediatamente. Às vezes, isso pode levar pelo menos um ano. O sistema precisa ser otimizado e se tornar enraizado no fluxo de trabalho para perceber totalmente os benefícios. Saber disso e ter metas realistas desde o início pode fazer com que o processo ocorra de forma mais tranquila.
Seja sua empresa de logística ou outra coisa, a maioria pode melhorar suas operações por meio de tecnologia específica para suas necessidades. Se você não está investindo em tecnologia, o que está esperando?
