3 maneiras científicas de conduzir uma reunião mais produtiva
As reuniões nunca foram o momento mais popular da rotina de trabalho, mas elas se tornaram especialmente indesejadas nestes tempos de trabalho remoto ou híbrido. Análises recentes mostram que os funcionários estão perdendo pelo menos 25% mais tempo nelas do que em fevereiro de 2020. Além disso, muitos especulam que o cansaço das reuniões é um dos fatores que contribuíram para o número recorde de pedidos de demissão nos EUA durante a pandemia.
As reuniões deveriam ser encontros em que todos nos empenhamos em melhorar. Para produzir melhores resultados e mais motivação, há facilitadores profissionais treinados na “psicologia das reuniões”. Mas qualquer gerente pode se beneficiar ao aprender o básico do assunto e aplicá-lo. Entender alguns princípios psicológicos pode ajudá-lo a conduzir reuniões melhores e mais envolventes.
ESTIMULAR DOIS TIPOS DE PENSAMENTO
Quem fala primeiro e verbaliza mais rápido costuma ter uma vantagem inicial para influenciar a direção das reuniões. Esse tipo de orador costuma fazer perguntas e compartilhar suas observações mais rapidamente, e (talvez sem querer) acaba mudando a direção de projetos e iniciativas. Mas o pensamento rápido não é o único tipo que existe. Os líderes devem garantir que haja espaço para outras formas de pensar quando planejam e executam reuniões.
Em seu livro "Thinking Fast and Slow", Daniel Kanheman discute dois tipos diferentes de pensamento. Ele identifica o do Tipo 1 como o pensamento automático e reativo, que nos ajuda a cumprir tarefas como analisar os rostos das pessoas e lembrar de cabeça as respostas para problemas simples.
O pensamento do Tipo 2, por outro lado, requer um nível mais profundo de concentração e nos permite analisar problemas e controlar nossos corpos de maneiras complexas. Fazer com que as equipes acessem o pensamento do Tipo 2 é fundamental para garantir que as melhores ideias floresçam nas reuniões, e não apenas as primeiras ou as mais barulhentas.
Os líderes devem garantir que haja espaço para outras formas de pensar quando planejam e executam reuniões.
A maneira mais fácil e simples de desbloquear o pensamento do Tipo 2 é disponibilizar aos participantes uma plataforma onde possam compartilhar suas ideias silenciosamente, em vez de expressá-las no ritmo em que elas vêm à cabeça. Os quadros brancos colaborativos são uma ótima ferramenta online para isso. Eles oferecem um ambiente de coautoria, onde as pessoas podem anotar perguntas, ideias e observações em tempo real e também visualizar e contribuir para uma fala sobre a outra, sem atrapalhar completamente a conversa principal em andamento.
Essa abordagem ainda resolve três problemas:
- Cada pessoa pode refinar suas ideias enquanto as escreve, em vez de tomar o tempo do grupo tentando explicá-las.
- Permite que os pensamentos de todos os participantes sejam vistos e considerados de forma mais equilibrada.
- Ajuda a reduzir o efeito HIPPO – acrônimo da expressão em inglês para a “opinião da pessoa mais bem paga do escritório”.
Geralmente, as hierarquias salariais e entre os diversos cargos fazem com que a participação dos mais poderosos pese mais do que as dos demais nas conversas sobre decisões que precisam ser tomadas.
Além de criar um ponto focal compartilhado para escrever silenciosamente perguntas e comentários, você também pode criar momentos de brainstorming silenciosos diretamente na agenda, fazendo pausas curtas de três a cinco minutos especificamente para convidar as pessoas a pensar em ideias ou escrever reflexões sobre o que eles ouviram ou viram.
Esse momento de silêncio forçará os participantes a ativar seu pensamento do Tipo 2 e a aprofundar pensamentos e ideias à medida que os compartilham. Após a reunião, você terá registros tangíveis, que ajudam a documentar a conversa e as decisões tomadas.
CRIE SEGURANÇA PSICOLÓGICA
Em um estudo chamado Projeto Aristóteles, o Google descobriu que altos níveis de segurança psicológica incentivavam o debate saudável nas reuniões e eram indicativos de equipes de alto desempenho. Criar segurança psicológica em toda a organização é um desafio que vai muito além do escopo de qualquer organizador de reunião. Mas, mesmo assim, os facilitadores têm alguns truques que costumam usar para criar segurança psicológica dentro dos limites de uma reunião.
Se você está marcando uma reunião para cobrir tópicos controversos ou que possam tocar em feridas abertas da equipe (um balanço de um projeto fracassado, por exemplo), considere começar o encontro com alguma dinâmica para quebrar o gelo e estabelecer um sentimento de união. A CozyJuicyReal é uma empresa de jogos que projeta “jogos quebra-gelos” que incentivam o compartilhamento significativo de ideias, e isso pode ajudar bastante a incentivar que os participantes sejam honestos e assumam suas vulnerabilidades, minimizando a hostilidade que poderia quando se vai “direto ao ponto” em uma conversa difícil.
Você também pode pedir aos participantes que criem regras básicas para a reunião de forma colaborativa e dê a todos a oportunidade de definir as normas sobre como falar uns com os outros. Essas regras ajudarão todos a se responsabilizarem por sua voz e tom na conversa e farão com que se sintam mais confiantes de que estão compartilhando feedback de maneira apropriada.
PARA CRIAR UMA CULTURA COLETIVA, ANONIMIZE AS SUGESTÕES
Mencionei anteriormente como o HIPPO, ou “opinião da pessoa mais bem paga”, pode dominar a conversa e influenciar os projetos, mesmo que esse não seja o melhor caminho a seguir. Uma maneira de evitar esse problema é anonimizar as ideias e perguntas de uma reunião, para que todos os pensamentos sejam igualmente considerados. Ferramentas como o Sli.do podem ajudar os participantes a enviar pensamentos anonimamente e a registrá-los, e os quadros brancos online também podem criar ambientes onde as ideias são recebidas democraticamente.
Com isso, os objetivos são dois:
Reduzir o medo que as pessoas possam ter de falar em público, o que pode tornar as reuniões mais inclusivas e trazer à tona novas vozes e perspectivas que anteriormente podem não ter sido ouvidas
Construir uma cultura coletiva, onde as pessoas estejam menos preocupadas com a autoria das ideias que estão sendo colocadas em ação e mais preocupadas com o que é melhor
Você pode iniciar uma reunião nesse formato lembrando a todos que a reunião é sobre as ideias e incentivando as pessoas a falarem livremente por meio das ferramentas que você designar.
A facilitação é um trabalho de amor e é preciso um grande compromisso para fazer da facilitação uma carreira. Mas com uma compreensão básica da psicologia por trás do compartilhamento de ideias e do pensamento, qualquer pessoa pode melhorar a forma como conduz as reuniões a fim de obter as melhores ideias de suas equipes.
