5 maneiras de reduzir reuniões e torná-las mais produtivas
Este CEO de tecnologia reformulou sua política de reuniões – e seus funcionários não poderiam estar mais contentes
O excesso de reuniões é uma das reclamações mais comuns nas empresas. As agendas dos funcionários geralmente estão tão cheias de reuniões que mal sobra tempo para fazerem o trabalho de verdade.
Em 2017, 71% dos gerentes seniores declararam que as reuniões eram improdutivas e ineficientes, enquanto 65% relataram que elas atrapalhavam a conclusão das tarefas. Mas, de 2020 para cá, o problema se agravou. Pesquisas mostram que, com o aumento do trabalho remoto, os funcionários estão passando mais tempo em reuniões e a jornada de trabalho foi estendida em mais de 45 minutos.
Essa situação é desnecessária, e a boa notícia é que ela não precisa acontecer na sua equipe.
Sei disso por experiência própria. Administrar uma empresa de US$ 4 bilhões com funcionários em todo o mundo me forçou a repensar minha abordagem de comunicação, e encorajo todos os líderes a fazerem o mesmo. Ao garantir que cada equipe tenha uma política de redução deliberada do número de reuniões, aumentamos a produtividade e elevamos a motivação.
A seguir, destaco cinco estratégias para ajudar sua equipe a aproveitar ao máximo o tempo juntos – e separados.
1 . Nunca agendar reuniões em sequência
Eu costumava participar de reuniões consecutivas todos os dias, em um esforço para abraçar o mundo, mas nunca dava certo. Chegava atrasado a todas. Não tinha tempo de anotar os principais tópicos da reunião anterior ou de me preparar para a próxima. Todos os dias eram uma correria.
Fazer pausas entre as reuniões permite que o cérebro reinicie. Como resultado, o estresse se dissipa.
Quando comecei a marcar reuniões com intervalos de 15 minutos, senti algo mudar, e por um bom motivo. Fazer pausas entre as reuniões permite que o cérebro reinicie e, como resultado, o estresse se dissipa. Isso também é uma vitória para as empresas, pois pesquisas mostram que, se a pessoa estiver mais relaxada, seu desempenho melhora.
Esse foi o meu caso. Eu precisava desses 15 minutos para processar novas informações, dar feedback quando necessário e me preparar para minha próxima ligação. Aprender a ter tempo para digerir as informações e fazer anotações realmente mudou minha vida e minha perspectiva.
2 . Bloquear a agenda para reuniões em um horário específico do dia
Preservar horas sem interrupções para fazer uma imersão no trabalho profundo é um divisor de águas. Para cada pessoa, esse horário pode variar, mas no meu caso tento marcar todas as minhas reuniões antes do meio-dia. Depois disso, fico com todo o resto do expediente disponível para me concentrar no trabalho profundo.
Preservar horas sem interrupções para fazer uma imersão no trabalho profundo é um divisor de águas.
É muito difícil alternar entre reuniões e tarefas, então o bloquear esse tempo é muito importante. Mesmo pequenas interrupções podem ter grandes impactos no meu dia – e não sou o único que se sente assim. De acordo com um estudo, as pessoas que são regularmente interrompidas no trabalho relataram sentir-se mais estressadas e frustradas.
Assim, tento reduzir as distrações como posso. Quando estou concentrado durante minhas horas bloqueadas, silencio as notificações. Para me ajudar a me concentrar, também saio dos aplicativos e fico apenas com a tela de trabalho.
3 . Valorizar o trabalho assíncrono
Trabalhar em vários fusos horários é cada vez mais comum nos dias de hoje e exige uma grande mudança na maneira como as empresas abordam as reuniões. Abraçar o trabalho assíncrono é uma maneira fácil de mostrar apreço pelo tempo de seus colegas de equipe e de aumentar a eficiência ao mesmo tempo. Esse também é meu objetivo para a maioria das comunicações de trabalho.
Se uma reunião é apenas para atualizar as pessoas, é perda de tempo.
Realisticamente, você provavelmente não precisaria estar presente em muitas das reuniões de que está participando. Na verdade, as únicas reuniões que você deve priorizar são aquelas que envolvem colaboração profunda, ideias e brainstorming. Se uma reunião é apenas para atualizar as pessoas, é perda de tempo.
Em vez disso, gosto de gravar videoclipes para compartilhar com as pessoas de forma assíncrona. Isso permite que todos recebam atualizações em tempo hábil, sem interromper o trabalho profundo, e me ajuda a ter certeza de que estou transmitindo meus pensamentos da maneira mais clara possível. Todo mundo sai ganhando.
4 . Limitar as reuniões a 30 minutos
Pode ser tentador agendar uma reunião de uma hora, especialmente se você acha que sua equipe tem muito a discutir. Mas resista.
Em vez disso, defina reuniões para 30 minutos e maximize o tempo que as pessoas vão passar lá definindo um roteiro, fornecendo pré-leituras necessárias e limitando o número de participantes.
Se você tentar reunir muitas ideias em uma reunião só, perderá o foco e a eficiência.
J. Richard Hackman, um renomado especialista em dinâmica de equipe, disse que o tamanho ideal do grupo de trabalho é de cerca de seis pessoas. A condensação da lista de convidados garante que o grupo permaneça dentro do assunto e aproveite ao máximo o tempo que passam juntos.
Nas raras ocasiões em que 30 minutos não são tempo suficiente para cumprir uma agenda, tente detalhar seus objetivos. Você descobrirá que a maioria das reuniões que exigem mais de 30 minutos cobrem objetivos díspares, que deveriam ser discutidos separadamente. Se você tentar reunir muitas ideias em uma reunião só, perderá o foco e a eficiência.
5 . Priorizar comunicações abertas, em vez de mensagens individuais
Milhões de pessoas estão trabalhando remotamente pelo menos em meio período, incluindo a maior parte de nossa empresa. Isso, combinado com o fato de que novos funcionários estão sempre chegando, fez com que precisássemos tornar nossa comunicação interna o mais transparente possível.
você raramente terá que responder a uma pergunta duas vezes se a resposta estiver disponível para todos.
Ao priorizar a comunicação e as tarefas públicas em detrimento das mensagens diretas, dividimos o fardo e permitimos que todos na empresa tenham conhecimento de diferentes projetos e prioridades.
Também significa que todos podem aprender e contribuir, e que qualquer um pode encontrar respostas para suas perguntas e entender melhor o contexto histórico. Há um fator de conveniência também: você raramente terá que responder a uma pergunta duas vezes se a resposta estiver disponível para todos.
A maneira como trabalhávamos alguns anos atrás simplesmente não faz mais sentido hoje. Ao repensar como aborda a comunicação, você aumentará a produtividade e, provavelmente, terá funcionários mais contentes também.
