Como fazer com que o chefe tire um pouco do trabalho das suas costas
A quantidade de trabalho só aumenta? Veja como convencer seu chefe a aliviar sua carga para que você possa produzir melhor
Vira e mexe o chefe pede para você acrescentar algo à sua lista de tarefas quando ela já está lotada? Um estudo da Gallup descobriu que 58% dos funcionários foram solicitados a assumir responsabilidades adicionais para atender à demanda do mercado de trabalho atual.
Mas, e se você pudesse fazer com que seu chefe fizesse justamente o contrário? E se ele tirasse algumas coisas das suas mãos? E se a redução da quantidade de trabalho nas suas costas aumentasse de verdade a sua produtividade e o resultado final da empresa?
"O maior problema nas corporações é a falta de tempo. As pessoas simplesmente não têm tempo de fazer tudo o que lhes é pedido", diz Huggy Rao, professor de comportamento organizacional na Stanford Graduate School of Business.
"Os chefes precisam adotar uma postura em que se sintam como gestores do tempo de outras pessoas. Quando se veem como administradores desse tempo alheio, eles o valorizam e não querem desperdiçá-lo."
COMECE ELIMINANDO AS "BOBAGENS"
As empresas são feitas de processos, sistemas e regras. Muitas vezes, essas práticas estão em vigor há anos e sua relevância não foi verificada. Inicie a conversa sobre reduzir tarefas identificando os obstáculos incorporados à organização que estão atrapalhando seu trabalho. Ao identificar o que Rao chama de "bobagens", você pode mudar seu chefe e ajudá-lo.
Ainda que os funcionários possam iniciar a conversa, os líderes deveriam perguntar de vez em quando: "quais são as regras que deixam as pessoas frustradas ou reduzem a sua eficiência?"
Por exemplo, um administrador de uma rede de saúde no Havaí pediu aos seus funcionários que apontassem qualquer demanda mal projetada, desnecessária ou simplesmente idiota no sistema de registros eletrônicos de pacientes. Foram detectadas 188 tarefas a serem abolidas.
PENSE EM COMO SERIA SEU MELHOR DIA DE TRABALHO
Outra maneira de identificar o que deve ser tirado das suas costas é fazer uma descrição de como seria um dia produtivo. A maioria de nós responderia que é um dia sem interrupções. Mas é essencial definir "interrupção".
As reuniões, por exemplo, frequentemente interrompem o dia e, em geral, têm baixo retorno sobre o tempo investido nelas. Dá para iniciar uma conversa sugerindo outros métodos de transmitir de informações, como uma revisão assíncrona do conteúdo ou até mesmo um simples e-mail.
Para vender ao chefe a opção de reduzir sua quantidade de trabalho, é preciso entender o que é mais importante do ponto de vista do cliente. Todo o resto é negociável. " Qualquer funcionário de baixo escalão tem o cliente como seu maior aliado", diz ele.
CONTROLE O VÍCIO DO ACÚMULO DE TAREFAS
Talvez o maior obstáculo quando se trata de diminuir o trabalho seja inato. Rao explica que os seres humanos sofrem com o viés da adição. "Adoramos adicionar coisas e raramente gostamos de subtrair." Uma solução simples é tirar uma coisa sempre que outra for adicionada. "Tudo se torna uma substituição", ensina o professor da Stanford.
os líderes deveriam perguntar de vez em quando: "quais são as regras que deixam as pessoas frustradas ou reduzem a sua eficiência?"
Outra maneira de lidar com esse viés é criar um atrito que dificulte a adição. Rao dá o exemplo de uma empresa de capital de risco que criou uma regra que atrasa as equipes. "Eles têm um comitê de investimento de cinco pessoas e a regra é que, se todos os cinco concordarem com uma proposta de capital de risco, eles nunca investirão nela", ele conta.
A ideia aqui é que, se houver discordância, a análise será melhor. Eles também acreditam que ideias inovadoras são controversas. Rao diz que quando você acrescenta um grau de atrito, evita que as pessoas escolham uma versão muito confiante e míope de si mesmas.
POR QUE MENOS PODE SER MAIS
Rao diz que escolher tarefas em vez de acumulá-las pode trazer benefícios para a empresa e para os funcionários. Por exemplo, o trabalho relevante geralmente é difícil e consome muito tempo. "Reduzir a quantidade de tarefas limpa a mente e dá tempo para a pessoa se concentrar no que costuma ser difícil, ineficiente, complexo e frustrante."
Reduzir a quantidade de trabalho também pode estimular a criatividade. "Quando você tira do caminho coisas que enfurecem, aborrecem e sobrecarregam as pessoas, elas conseguem resgatar uma versão mais curiosa e generosa de si mesmas", diz Rao.
"Se você está sobrecarregado, não há como ser curioso pois não está interessado em fazer perguntas." A redução do número de tarefas pode agregar muito valor se as pessoas mudarem a forma como encaram essa questão.
