6 erros a se evitar para não estragar uma boa ação de comunicação
Dizer algo uma vez só não basta, não importa o quão inspiradora seja a sua mensagem
Só porque você está se comunicando, isso não quer dizer que está se fazendo entender.
No centro de qualquer relacionamento forte está uma boa comunicação. O mesmo vale para grandes equipes. A comunicação eficaz é necessária para que qualquer equipe de liderança trabalhe em conjunto de forma coesa, envolva os funcionários e conquiste clientes fiéis.
Alguns dos sintomas da má comunicação incluem mal-entendidos, fofocas e ineficiência.
A Society for Human Resource Management (Sociedade para Administração de Recursos Humanos) pesquisou 400 companhias com 100 mil funcionários cada e descobriu que as empresas perderam uma média de US$ 62,4 milhões por ano devido à comunicação inadequada com e entre os funcionários.
Em meu trabalho como coach executiva, percebi que existem seis erros que aparecem constantemente e que sabotam a boa comunicação.
1. Complicar demais as coisas para parecer “inteligente”
Muitos chefes sofrem de síndrome do impostor. Há um medo comum de que, à medida que for subindo na hierarquia, poderá ser “desmascarado”. É o temor de que, se não souber responder a uma pergunta ou se parecer inseguro, as pessoas vão começar a questionar se você deveria mesmo estar ocupando aquela função.
Empresas perdem milhões todos os anos devido à comunicação inadequada entre os funcionários.
Uma das maneiras pelas quais isso pode transparecer é quando a pessoa começa a falar como se estivesse vomitando as palavras de um livro. O problema é que a complexidade pode esconder a falta de clareza.
Embora possa dar a impressão de que o chefe está no controle da situação, complicar demais as coisas causa confusão entre os ouvintes. E onde há confusão, as pessoas tendem a preencher as lacunas com boatos.
Perceba se você está fazendo isso inconscientemente. Pergunte a si mesmo se está, deliberadamente, complicando demais as coisas porque se sente inseguro.
2. Se apresentar sem ter planejado bem o que vai dizer
Se você estiver desestruturado em sua comunicação, o público não vai captar os pontos principais. Deve haver um mínimo de planejamento para tudo o que é dito.
Trabalhe repassando os principais tópicos que deseja que o público guarde na memória e construa sua comunicação em torno desses pontos. Use palavras simples e frases curtas que deixem pouco espaço para ambiguidades.
Se você não sabe alguma coisa, seja transparente em relação a isso. Seja claro tanto no que é conhecido quanto no que é desconhecido, para que não haja espaço para dúvidas.
3. Achar que basta falar uma vez
Dizer algo uma vez não é suficiente, não importa o quão empolgante ou inspiradora é a mensagem.
complicar demais as coisas causa confusão, e onde há confusão as pessoas tendem a preencher as lacunas com boatos.
Trabalho com líderes que juram de pés juntos que já explicaram algo para os funcionários – seja a visão de sua equipe, a estratégia da empresa ou o plano de ação. Só que o que acontece muitas vezes é que eles “meio que” comunicaram tudo uma vez só. Quando você conversa com as equipes, muitas vezes elas têm apenas uma vaga lembrança do que foi dito.
Quanto mais importante for a comunicação, mais importante é repeti-la de tempos em tempos, para que fique internalizada. Por exemplo, Jeffrey Lant fala sobre a “regra do 7” na psicologia do marketing, que sugere que os consumidores precisam ouvir uma mensagem sete vezes antes de agir de acordo com essa mensagem.
Embora não esteja sugerindo que você se repita toda semana, momentos de reforço regulares ao longo do ano são importantes para uma comunicação forte.
4. Não assumir a responsabilidade pela forma como a mensagem é entendida
O papel do comunicador não se esgota na própria comunicação. Eles têm a responsabilidade de garantir que seus ouvintes entendam a mensagem. Descobri que, muitas vezes, há um abismo entre o que é dito e o que é ouvido.
Embora as pessoas possam concordar e dizer que entenderam, vale a pena esclarecer exatamente o que foi compreendido da mensagem que você transmitiu. Isso significa aplicar técnicas de coaching e pedir ao ouvinte que reflita e expresse com suas próprias palavras exatamente o que entendeu.
5. Comunicar de um jeito só
Pessoas diferentes aprendem de maneiras diferentes, e uma boa comunicação precisa refletir isso. Alguns aprendem melhor ouvindo, outros lendo, ou fazendo. Alguns ainda, por meio da interação cara a cara com os outros.
Quanto mais importante for a comunicação, mais importante é repeti-la regularmente, para que fique internalizada.
A comunicação de uma mensagem por vários canais aumenta a chance de ela chegar.
O professor de administração de Harvard Tsedal Neeley realizou um estudo e descobriu que os gerentes que enviaram uma mensagem várias vezes e por meio de diferentes mídias concluíram seus projetos com mais facilidade e em tempo mais hábil do que aqueles que não o fizeram.
6. Não demonstrar empatia
Isso é especialmente importante ao transmitir uma mensagem controversa ou difícil. A comunicação em estilo "robótico" provavelmente terá um impacto negativo e desconectará você do seu público.
A maneira mais fácil de estruturar essa comunicação é refletir primeiro sobre algumas questões. Como me sentiria se estivesse do outro lado ouvindo esta palestra? O que eu gostaria de ouvir? Que ações gostaria que a chefia tomasse?
Os funcionários sentem quando uma mensagem está sendo transmitida de forma empática, que reconhece seu impacto sobre eles. Eles sabem quando quem fala se preocupa de verdade com os outros. Isso, por sua vez, os torna mais propensos a ouvir o que está sendo dito e a se sentirem mais abertos em relação à pessoa que está falando.
