3 estratégias para fazer com que a colaboração funcione de verdade
Dicas para transformar o trabalho de construir conexões em uma experiência transformadora
Se já damos tanta importância à colaboração e à conexão entre os profissionais, por que as iniciativas nesse sentido parecem tão pouco eficazes?
O trabalho colaborativo tem se tornado desgastante e improdutivo. Em média, gastamos 85% do nosso tempo em reuniões, e-mails, ligações telefônicas e grupos de trabalho. É muito fácil agendar uma reunião, mas é muito difícil decifrar qual é o objetivo (sério, qual é a pauta dessa conversa?).
Estamos conectados, mas não estamos realmente em conexão. A Harvard Business Review afirmou que, embora mais de 80% dos gerentes acreditem que uma boa colaboração é fundamental, apenas 20% estão satisfeitos com a forma como ela está acontecendo.
Melhorar a forma como nos conectamos e colaboramos poderia causar um tremendo impacto. Quando enumeram os benefícios de um trabalho em equipe mais consistente, os funcionários enfatizam que isso não só melhoraria a produtividade, mas também promoveria a inovação, a criatividade e o engajamento.
Para transformar o tédio do processo de estabelecer conexões em uma experiência transformadora, siga as seguintes dicas:
1. Elimine as perdas de tempo
Abra espaço para uma colaboração melhor, eliminando o que estiver atrapalhando.
- Faça uma auditoria das reuniões: liste todas as suas reuniões recorrentes – diárias, semanais, mensais – visando eliminar o maior número possível delas. Uma determinada reunião já não tem mais razão de ser? Cancele. Precisa mantê-la? Diminua a frequência ou reduza sua duração (30 minutos são os novos 60 minutos).
Ao eliminar reuniões desnecessárias e simplificar as existentes, a Shopify está no caminho certo para economizar mais de 322 mil horas do tempo dos funcionários, que podem ser dedicadas a atividades mais produtivas.
- Elimine regras sem sentidos: pergunte à sua equipe: “se pudessem se livrar de quaisquer regras que os impedem de ser mais eficazes ou inovadores no trabalho, o que vocês eliminariam?” Você vai ficar chocado com as coisas sem sentido que poderiam ser eliminadas imediatamente.
O cancelamento de regras incômodas e desnecessárias ajudou a AT&T a liberar cerca de três milhões de horas aos funcionários para trabalhos mais importantes.
- Cronograma agrupado: assuma o controle do seu calendário agrupando reuniões semelhantes. Isso permite que você disponibilize tempo para se concentrar e se conectar com outras pessoas em trabalhos mais importantes.
Reuniões particulares da equipe? Faça todas elas no mesmo dia. Reuniões recorrentes? Às terças e quintas-feiras (por exemplo). O objetivo é criar espaço e tempo para pensar com menos estresse.
2. Seja mais assertivo
É importante definir a melhor forma de se conectar e se comunicar com clareza sobre o motivo pelo qual as reuniões estão sendo realizadas.
- Escolha o tipo de colaboração adequado ao propósito: pense em como se conectar para atingir melhor seu objetivo. Por exemplo: as reuniões são melhores para debates, discussões e solução de problemas. Já os e-mails servem para atualizações e informações.
Aplicativos de mensagens são para urgências e comunicação rápida. As reuniões presenciais são ideais para criação, discussões estratégicas e formação de equipes.
- Transforme as pautas em perguntas: acabe com as perguntas do tipo "por que estamos nos reunindo novamente?". Envie convites em que a descrição do assunto informe a pergunta que você está querendo responder na reunião.
Melhor ainda, mude as pautas das reuniões de listas de frases para as perguntas que cada tópico está levantando. Isso faz com que as pessoas entrem no modo de solução de problemas e faz com que quem está organizando a reunião pense no motivo pelo qual quer se reunir.
3. Agite a reunião
Obtemos sempre os mesmos resultados porque nos reunimos sempre com as mesmas pessoas e das mesmas maneiras. Então, usem esse tempo juntos para ter novas ideias e resolver problemas de forma criativa.
- Sessão de perguntas: quer ter ideias melhores? Faça perguntas melhores. Ensine sua equipe a formular perguntas instigantes e a ser mais curiosa.
- Incentive soluções alternativas: está travado em uma rotina? Você acha que um processo leva tempo demais? Aposto que seus colegas têm uma solução alternativa, mas têm medo de contar aos outros ou ninguém nunca perguntou a eles. Reúna uma equipe multifuncional e convide-a a compartilhar maneiras de otimizar algo muito complicado.
- Reunião de fora para dentro: se você quer ideias diferentes, precisa de perspectivas diferentes. Faça o que a Westin Hotels fez uma vez, convidando clientes insatisfeitos para suas sessões de elaboração de ideias.
Ou experimente o que os grupos da HBO fizeram ao permitir que os funcionários trouxessem para um brainstorming um acompanhante de outra área de negócios ou de fora da empresa.
A conexão precisa ser estimulante, ter um propósito e alcançar algo que nos leve para frente, não para trás. Vamos nos libertar das amarras das reuniões que sugam a nossa alma e redefinir a forma como nos conectamos e colaboramos em 2024. Sua equipe agradece.
