Como montar uma lista de tarefas para agilizar o trabalho em equipe
Algumas dicas podem ajudá-lo a organizar seu trabalho com mais eficiência
Antes de abrir meu próprio negócio, eu trabalhava como desenvolvedor de software para uma empresa de mídia de Nova York. Tinha um colega – vamos chamá-lo de Neil – que era um designer excelente. Mas também era um perfeccionista.
Depois de ter trabalhado com Neil em alguns projetos, uma coisa engraçada começou a acontecer. Meu respeito pela sua arte cresceu junto com minha aversão a trabalhar com ele – porque ele vivia criando impasses.
Com ele aprendi que, se você for muito organizado, talvez até consiga executar todas as tarefas da sua lista de afazeres. Mas, se estiver trabalhando em colaboração com membros da equipe, sua super organização deixa de ter importância se não estiverem todos na mesma página.
É por isso que os maiores ganhos de produtividade vêm do fato de aprendermos a gerir em equipe o nosso tempo – atuando juntos para realizar o trabalho.
A seguir, compartilho como fazemos na minha empresa para criar listas de tarefas realistas, atingir as metas coletivas e aproveitar, em vez de temer, o trabalho em equipe.
1. Crie uma única lista de tarefas para o projeto
As equipes multifuncionais têm muitas vantagens. Elas são autogerenciadas, podem focar em um único projeto e os membros aprendem uns com os outros.
Em uma equipe multifuncional, cada um traz em sua bagagem um conjunto de habilidades especiais e uma maneira diferente de ver o mesmo problema. Quando se tem equipes desse tipo, o resultado são ideias melhores e mais inovadoras.
Dito isso, é quase impossível distribuir de maneira uniforme a carga de trabalho em todos os projetos. É por isso que é muito útil criar uma lista de tarefas única no início de cada projeto.
Como estamos sempre procurando maneiras de automatizar nossos processos, usamos uma ferramenta de gerenciamento de projetos facilmente compartilhável, como o Monday, que atualiza o andamento em tempo real.
À medida que as pessoas vão concluindo uma tarefa, elas podem puxar o próximo item da lista da equipe. Isso ajuda a evitar que um funcionário específico fique sobrecarregado com várias tarefas pendentes e que isso se torne um motivo de atrito.
As equipes podem C A lista de tarefas coletivas permite que as equipes reavaliem e alinhem suas metas regularmente. Todos ficam sabendo em que pé estão e se continuam no caminho certo para atingir o objetivo final.
2. Estruture as etapas pensando em todos os passos
Muitas vezes, as listas têm itens como:
- Criar um boletim informativo
- Escrever uma proposta de projeto
Essas tarefas podem parecer simples, mas na verdade exigem várias etapas e vários participantes. É por isso que eu mapeio todas as etapas em um fluxo de trabalho. Isso me ajuda a entender tudo o que está envolvido em uma única tarefa e me ajuda a definir prazos mais realistas. Quando você mapeia todas as etapas de um fluxo de trabalho, fica claro quantas etapas dependem, na verdade, da realização de etapas anteriores.
Portanto, ao mapear fluxos de trabalho e criar a lista de tarefas de um projeto único, não se esqueça de incluir as contingências – todos os “se” e “então” que precisam acontecer em cada etapa para levar a tarefa adiante.
3. Priorize uma coisa de cada vez
Vivemos em um mundo de distrações. Mesmo que consiga silenciar suas notificações, provavelmente há uma dúzia de tarefas nas quais você poderia estar trabalhando no mesmo momento. O método "uma coisa de cada vez" é uma ótima estratégia para evitar distrações.
Ao usá-lo, você cria sua lista principal de tarefas com todos os itens possíveis e, em seguida, decide qual é a sua prioridade no momento. Escreva essa prioridade em um post-it e o mantenha visível enquanto trabalha. Trabalhe nessa tarefa, até terminar. Se a sua atenção começar a se dispersar, dê uma olhada na sua "tarefa prioritária" e continue.
Para aplicar esse pensamento em um nível coletivo, nossas equipes assumem regularmente projetos que exigem um ano, às vezes dois anos, para serem concretizados. Identificar continuamente as prioridades do projeto da equipe – a única coisa que você precisa fazer em grupo – é uma boa prática para não ficarmos sobrecarregados com o tamanho do projeto.
Sei que, às vezes, as listas de tarefas têm má fama. Eu não vivo sem as minhas. Tendo em vista a natureza colaborativa do trabalho, as estratégias que mencionei podem tornar suas listas mais eficazes e tornar o trabalho em equipe menos estressante.
O segredo para criar uma lista de tarefas realista é ter flexibilidade e transparência, avaliando sempre as prioridades e aprimorando o processo à medida que você avança.
